Les KPI ou indicateurs clés de performance sont l’ossature d’un tableau de bord de gestion. Pour assurer un pilotage efficace, ceci ne seront pas seulement issus de la comptabilité.

Si les tableaux de bord de gestion ont pris le nom de tableau de bord, c’est bien par analogie avec la conduite d’une voiture ou d’un avion. Assis dans son cockpit, le pilote dispose d’une série – parfois impressionnante – d’indicateurs qui lui fournissent en temps réel des informations sur l’avion et sur son environnement.

Information « en temps réel »

Pour bien piloter son entreprise, le dirigeant doit lui aussi disposer d’informations pertinentes sur son entreprise et sur son environnement. Mais pour qu’elles soient utiles, ces informations doivent être disponibles « en temps réel ». Si les résultats mensuels ou trimestriels produits par la comptabilité sont fiables et riches en informations exploitables, ils ont cependant un défaut majeur : ils ne parlent que du passé. Se baser uniquement sur ces informations pour diriger l’entreprise reviendrait à accepter de piloter un avion en recevant avec deux heures de retard les informations sur le cap, la vitesse et l’altitude de l’avion. Le système de tableau de bord de l’entreprise se « branchera » donc sur d’autres sources d’information : le logiciel de facturation, le CRM, les données issues des systèmes de production, le nombre d’heures de travail… Ces données sont souvent disponibles en temps réel, et peuvent servir à construire des indicateurs pertinents.

Présentation synthétique

L’indicateur clé de performance, ou KPI, est une mesure simple : un seul chiffre. Mais comme le cadran du cockpit de l’avion, ce chiffre est choisi pour la richesse de l’information qu’il procure. Un indicateur de performance des ventes pourrait par exemple être construit en comparant le montant des commandes de la semaine à l’objectif de vente fixé. Adopter cet indicateur permet de mesurer en un chiffre la santé commerciale de l’entreprise. Le tableau de bord pourrait même combiner un indicateur hebdomadaire et un indicateur YTD (year-to-date ou à ce jour) ou trimestriel pour disposer d’une analyse plus riche : « Nos commandes de la semaine dernière étaient de 2 % supérieures à l’objectif fixé, et nous dépassons en ce moment de 1,5 % l’objectif de ce trimestre».

Un cockpit sur mesure

Naturellement, chaque entreprise devra développer son propre cockpit en fonction des indicateurs qui semblent les plus pertinents pour son dirigeant. Si la diversification de la clientèle est un objectif important, un simple petit « graphique en tarte » reprenant la part de chaque client dans le volume de commandes enregistrées permettra à l’entrepreneur de vérifier en quelques secondes à peine que son entreprise ne dépend pas trop d’un seul de ses clients. Choisir une série d’indicateurs précis et réduits à quelques chiffres ou un tableau permettra de construire le cockpit dont le dirigeant a besoin pour s’assurer qu’il mène l’entreprise dans la direction souhaitée et à la vitesse prévue. Inutile, d’ailleurs, de se noyer sous une masse de chiffres : comme le pilote, le dirigeant a besoin de jauger sa situation en un coup d’œil. Certaines entreprises se pilotent avec moins d’une dizaine de KPI pour éviter la surcharge ; certaines en utilisent plus parce que la situation le requiert. L’important est de savoir pourquoi chaque KPI est inclus dans le rapport.