CONDITIONS GENERALES D’UTILISATION DES SOLUTIONS EMAsphere

EMAsphere S.A.

Rue André Dumont, 5 1435 Mont-Saint-Guibert, BCE 0538.597.349.

Article 1- Champ d’application:

Les présentes conditions générales d’utilisation (ci-après, « CGU ») sont applicables à toute commande passée par le Client auprès d’EMAsphere et à toute utilisation de la Solution.

Le choix des Applications et les prix associés sont mentionnés sur le Bon de Commande.

Sauf dérogation expresse, signée et mentionnée sur le Bon de Commande, les CGU excluent toutes autres conditions générales et/ou particulières du Client.

Par la signature du Bon de commande, le représentant du Client confirme qu’il dispose des autorisations et pouvoirs nécessaires pour valablement engager la personne morale qu’il représente.

Article 2- Définitions

Les termes débutant par une majuscule sont définis comme ci-après : 

« Bon de commande » : désigne le bon de commande signé par le Client.

« CGU » : désigne les présentes conditions générales d’utilisation de la Solution.

« Client » : désigne la personne physique ou morale qui a conclu un Contrat.

« Contrat » : désigne l’ensemble contractuel formé par le Bon de Commande et les CGU.

« Données » : désignent toutes les données (notamment à caractère financier, comptable ou autre) gérées dans la Solution.

« Droits de propriété intellectuelle » : désignent les brevets, plans, modèles, dessins, droits d’auteur, droits de logiciel, droits sur les données, marques commerciales, marques de service, savoir-faire, noms de domaine, dénominations commerciales (enregistrées ou non, y compris toute demande d’enregistrement liée auxdits droits) et de manière générale tout droit de nature similaire y compris toute extension et renouvellement desdits droits, partout dans le monde.

« EMAsphere » : désigne la S.A. EMAsphere, ou tout successeur en droit.

« Plateforme » : désigne la plateforme « cloud » accessible via https:\\ema.emasphere.com ou toute autre url indiquée à cet effet par EMAsphere.

« Services » : désignent les services de consultance pouvant être fournis par EMAsphere.

« Services Applicatifs » : désignent les fonctionnalités offertes en mode SaaS par EMAsphere aux Utilisateurs via la Plateforme.

« Solution » : désigne l’ensemble formé par l’accès à la Plateforme et l’utilisation des Services Applicatifs.

« Utilisateur » : désigne toute personne placée sous l’autorité du Client (préposé, salarié, représentant, mandataires, etc…) qui est autorisée à accéder à la Solution.

Article 3- Objet :

Les CGU ont pour objet de définir les termes et conditions applicables à la Solution. Moyennant paiement du prix, le Prestataire consent au Client, qui accepte :

  • Un droit d’accès à la Plateforme dans les conditions définies ci-après ;
  • Un droit d’utilisation finale des Services Applicatifs, de support et d’évolution ;
  • Un ensemble de Services ci-après définis, notamment d’hébergement des données ;

Article 4 – Facturation et paiements

4.1.

Les tarifs applicables à l’utilisation de la Plateforme et aux Services Applicatifs sont mentionnés sur le Bon de commande.

Tout montant s’entend net et hors taxes (HT).

4.2.

Sauf disposition contraire, les factures sont payables dans un délai maximum de trente (30) jours à dater de leur date d’envoi.

4.3.

Sauf disposition contraire, l’exécution par EMAsphere d’un Bon de Commande est conditionnée à son paiement anticipatif.

4.4.

EMAsphere se réserve le droit, chaque année, à la date anniversaire de l’entrée en vigueur du Bon de commande, d’indexer ses tarifs en indiquant l’indice des prix à la consommation utilisé tel que publié par le SPF Economie.

4.5.

En cas de non-paiement, de paiement partiel ou de paiement tardif, nonobstant tout autre action à sa disposition, EMAsphere a le droit de suspendre l’accès à la Solution et/ou toute prestation de Services jusqu’au paiement parfait et entier du prix, sans que les conséquences de cette suspension ne puissent engager d’une quelconque manière sa responsabilité.

4.6.

Tout montant impayé à l’échéance entraînera, de plein droit et sans mise en demeure préalable et jusqu’à parfait et entier paiement, l’application d’intérêts de retard au taux conventionnel de dix pour cent (10%) l’an.  En outre, EMAsphere sera fondée à réclamer une indemnité forfaitaire équivalente à quinze pour cent (15 %) des montants impayés.

4.7.

En cas de modification de son adresse de facturation, le Client veillera à en informer immédiatement EMAsphere ; cette dernière ne pourra être tenue responsable de tout dommage qui résulterait d’une information tardive par le Client.

Article 5 – Accès à la Plateforme

5.1.

Le Client utilisera seul ce droit d’accès. Il pourra se connecter à tout moment – à l’exception des périodes de maintenance –, à savoir :

  • 24 heures sur 24 ;
  • 7 jours sur 7 ;
  • Y compris les dimanche et jours fériés ;

5.2.

Après achèvement des formalités d’ouverture de compte et paiement du prix tel qu’indiqué au Bon de commande, le Client se verra attribuer un compte client (ci-après, « Compte Client ») lui permettant d’administrer et de de créer des comptes d’utilisateurs (ci-après « Comptes Utilisateurs ») pour permettre aux différents Utilisateurs d’accéder à la Solution. Un Compte utilisateur comprend un identifiant unique (login) et un mot de passe ou une autre forme d’identification unique fixée par EMAsphere.

5.3.

Le Client et l’Utilisateur sont responsables de la sauvegarde de la confidentialité des identifiants et mots de passe. De manière générale, le Client assume seul la responsabilité de la sécurité des postes individuels d’accès à la Solution.

Le Client est seul responsable de l’utilisation abusive qui serait faite des identifiants et/ou mots de passe. Il s’assurera qu’aucune autre personne non autorisée par le Prestataire n’ait accès à la Solution.

Tout accès à Solution au travers d’un Compte Utilisateur sera présumé imputable à l’Utilisateur concerné et au Compte Client duquel il émane. Le Client est responsable vis-à-vis d’EMAsphere de tout comportement, action ou omission des Utilisateurs qui font partie de son Compte Client et garantit EMAsphere contre tout dommage qui pourrait en découler.

En cas d’abus, perte, vol ou tout autre problème relatif à un identifiant ou à un mot de passe, le Client s’engage à en informer sans délai EMAsphere et le confirmera par courrier recommandé.

EMAsphere se réserve le droit, avec ou sans notification préalable, sans engager sa responsabilité, de limiter, de suspendre ou de mettre fin à un Compte Client ou à un Compte Utilisateur en cas d’infraction ou de non-respect, par le Client et/ou un Utilisateur, d’une ou plusieurs dispositions du Contrat, de la loi ou de toutes autres réglementations applicables, ou des droits de tiers.

En cas de suspension ou de suppression d’un Compte Client, le Client (et les Utilisateurs de ce Client) n’auront plus d’accès à la Solution. En cas de suspension ou de suppression d’un Compte d’un Compte Utilisateur déterminé, l’Utilisateur concerné n’aura plus accès à la Solution.

5.4.

Le Client est averti des aléas techniques inhérents à l’Internet, et des interruptions d’accès qui peuvent en résulter. En conséquence, EMAsphere ne pourra être tenue responsable des éventuelles indisponibilités ou ralentissements de la Solution. EMAsphere n’est pas en mesure de garantir la continuité des Services applicatifs, exécutés à distance via Internet, ce que le Client reconnaît.

L’accès à la Plateforme peut être occasionnellement suspendu en raison d’interventions de maintenance nécessaires au bon fonctionnement de la Solution. En cas d’interruption des Services applicatifs pour maintenance, le Prestataire s’engage à informer le Client au mieux, afin que ce dernier prenne ses dispositions pour éviter toute perturbation de son activité. Le Prestataire ne pourra être tenu responsable de l’impact éventuel de cette indisponibilité sur les activités du Client.

Article 6 – Utilisation des Services Applicatifs

6.1.

Le Client s’engage à utiliser les Services Applicatifs pour ses besoins propres et conformément à leur destination, à l’exclusion de toute autre finalité. Le Client s’interdit notamment à ce titre :

  • D’essayer de détourner, d’accéder ou de modifier les procédures de sécurité, vérification et confidentialité d’accès à la Solution ou aux Données ;
  • De passer outre les limitations d’utilisation d’un compte Client ou Utilisateur ;
  • D’essayer de tester les vulnérabilités de la Plateforme ;
  • De modifier ou d’essayer de modifier les Services Applicatifs ;
  • D’introduire des virus, malware, attaques « denial of service », ou toute autre action qui pourrait avoir pour conséquence de dégrader, de ralentir, d’endommager ou de faire courir un risque quelconque à la Solution ;
  • D’utiliser toute technologie (p.e. data mining, spiders, crawlers, screenscraping ou toute autre technologie ou fonctionnalité semblable) pour copier ou utiliser la Solution ou les Données dans un autre but que celui autorisé par EMAsphere ;
  • D’essayer d’avoir accès ou de modifier les Données d’autres Clients ou Utilisateurs.

6.2.

La Solution est mise à disposition par EMAsphere sur une base « as is ».  Le Client et l’Utilisateur reconnaissent que l’utilisation de la Solution se fait aux risques du Client et de l’Utilisateur, et qu’EMAsphere ne peut pas garantir que la Solution soient accessibles ou utilisables à tout moment, ou qu’il n’y aura pas de problèmes d’accès, d’utilisation ou de performance. Les obligations d’EMAsphere ne sont que des obligations de moyen.

Article 7 – Support et évolution de la Solution

7.1. Support

Le premier niveau de support permettant d’identifier une anomalie de la Solution est réalisé par le partenaire d’EMAsphere en charge de l’implémentation et du paramétrage de la Solution chez le Client. EMAsphere ne sera tenue d’effectuer le premier niveau de support que dans l’hypothèse où elle aurait elle-même effectué l’implémentation et le paramétrage pour le Client.

7.2. Evolution

EMAsphere se réserve la possibilité, à son entière discrétion, de modifier la Solution mise à la disposition du Client conformément au Contrat, sous réserve que ces modifications ne dégradent pas substantiellement les performances du système et/ou les conditions techniques par rapport à celles existantes avant la modification.

Article 8- Propriété

8.1. Propriété de la Solution

EMAsphere reste seule propriétaire de la Solution et de tous les Droits de propriété intellectuel y afférents. Le Client ne bénéficie d’aucune autre prérogative que l’utilisation de la Solution dans le respect des conditions du Contrat. Le Client s’engage à n’apporter aucune modification aux Services Applicatifs mis à sa disposition. Tout manquement à cette obligation mettrait fin immédiatement au contrat.

Toute reproduction même partielle de la Plateforme et des Fonctions est soumise à l’autorisation préalable et écrite d’EMAsphere.

EMAsphere conserve également la propriété de tous les développements standards ou spécifiques relatifs à la Solution et peut librement réutiliser les idées, concepts, méthodes, know-how ou techniques se rapportant à la programmation ou aux traitements de données découverts ou mis au point à l’occasion de l’exécution de quelque prestation que ce soit, quand bien même la prestation a été commandée et payée par le Client.

Dans l’éventualité où le Client contribue avec EMAsphere à la réalisation d’une œuvre susceptible de protection au titre des Droits de propriété intellectuelle, le Client accepte de céder, à titre gratuit, pour la durée de chaque Droit de Propriété Intellectuelle concerné et pour le monde entier, ses Droits de propriété intellectuelle sur l’œuvre au fur et à mesure de sa réalisation. Le Client conserve un droit personnel, non exclusif, non cessible d’utilisation sur sa partie de l’œuvre.

8.2. Propriété des Données

Le Client reste seul propriétaire des données introduites dans la Solution tant avant que durant l’exécution du Contrat.

Le Client supportera l’entière responsabilité de l’intégrité des données issues de son système informatique et/ou comptable et liées à l’installation et/ou l’utilisation des Services Applicatifs. En aucun cas la responsabilité d’EMAsphere ne pourra être engagée du fait de l’altération, la destruction ou la perte des Données du système liées à l’utilisation au sens large des Services Applicatifs.

Le Client autorise expressément EMAsphere à faire usage des données introduites dans la Solution -à l’exclusion des données à caractère personnel- pour les agréger à des données comparables d’autres clients et ce en vue de permettre à EMAsphere d’offrir des services de benchmarking à ses clients. EMAsphere s’engage en tout cas à garantir la confidentialité des données du Client.

Le Client autorise également EMAsphere à utiliser les Données notamment en les copiant, les transformant, en créant des Meta-données et, de façon générale, à entreprendre toute action sur les Données qui, dans l’opinion d’EMAsphere, serait utile ou dans l’intérêt du Clientou de l’Utilisateur dans le cadre de leur utilisation de la Solution. Applicatifs.

Article 9 – Durée du Contrat et résiliation

La date d’entrée en vigueur (date anniversaire) ainsi que la durée initiale du Contrat sont mentionnées sur le Bon de commande.

A défaut de résiliation du Contrat, notifiée par courrier recommandé trois (3) mois au moins avant l’échéance du Contrat, le Contrat sera à chaque fois automatiquement prolongé pour une même durée.

Article 10 – Réversibilité

En cas d’arrêt d’un Compte Client, le Client aura le droit de demander à EMAsphere la mise à disposition de ses Données, dans un format technique couramment utilisé au moment de la demande (p.ex. : csv.), et contre compensation raisonnable.

Article 11 – Responsabilité d’EMAsphere

La responsabilité d’EMAsphere est limitée aux dommages directs, à l’exclusion de tout dommage indirect. Sont notamment considérés comme dommages indirects, la perte de clientèle, tout préjudice financier ou commercial et la perte, le vol, l’inexactitude ou la corruption  de données.

En aucun cas, EMAsphere ne pourra être tenue responsable pour tout dommage consécutif à un problème trouvant son origine dans les systèmes du Client.

Toutes réclamations liées aux CGU, à la Solution se prescrivent dans un délai de trois mois de leur découverte.

Sauf les cas où la responsabilité résultera (i) d’un dol ou d’une faute grave, (ii) de décès ou dommages corporels causés à une personne physique, (iii) la responsabilité totale d’EMAsphere est limitée à 6 mois de redevance mensuelle, tous recours confondus.

Article 12 – Cession et sous-traitance

Le Contrat ne peut faire l’objet d’une cession, totale ou partielle, à titre onéreux ou gracieux, du fait du Client.

EMAsphere se réserve la possibilité de céder le bénéfice de tout ou partie du Contrat.

Le Client reconnaît et accepte qu’EMAsphere puisse faire appel à des sous-traitants, dont elle reste responsable, pour l’exécution du Contrat.

Article 13 – Force majeure

Les parties ne peuvent être tenues pour responsable de l’inexécution de leurs obligations si cette inexécution est due à un cas de force majeure au sens où l’entend la jurisprudence belge. La partie invoquant la force majeure est tenue de la signaler sans délai à l’autre partie par lettre recommandée en indiquant les raisons et les circonstances précises qui empêchent l’exécution du contrat. Au-delà d’un délai de suspension pour cause de force majeure de trois (3) mois, la résiliation du contrat pourra être demandée à l’initiative de la partie la plus diligente.

Article 14- Données à caractère personnel

Chacune des parties s’engage à respecter la législation applicable à la protection des données à caractère personnel et notamment la Directive Européenne 95/46/CE relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ou toute autre réglementation qui la remplacera. Le Client garantit à EMAsphere qu’il a informé les personnes physiques concernées de l‘usage qui est fait desdites données personnelles. A ce titre, le Client garantit EMAsphere contre tout recours, plainte ou réclamation émanant d’une personne physique dont les données personnelles seraient reproduites ou hébergées via la Solution.

EMAsphere met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la législation belge relative à la protection des données à caractère personnel afin de permettre aux personnes concernées de faire valoir les droits qui leur sont accordés.

EMAsphere ne traitera de données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable de traitement.

Article 15- Confidentialité

EMAsphere s’engage à mettre en œuvre des mesures organisationnelles et techniques pour assurer la confidentialité des Informations Confidentielles transmises par le Client et les Utilisateurs, de même que les éventuels secrets d’affaires et/ou secrets professionnels du Client.

Le Client s’engage à respecter la confidentialité, les secrets de fabrication et d’affaires des informations confidentielles (ci-après, les « Informations Confidentielles ») reçues d’EMAsphere.

Chaque Partie s’engage à préserver la confidentialité des Informations Confidentielles et à ne les divulguer qu’à ses salariés, sous-traitants ou fournisseurs ayant besoin de les connaître pour la réalisation du Contrat.

Sont considérées comme Informations Confidentielles : toutes informations, Données, documents de toute nature transmis par une Partie à l’autre Partie ou portés à sa connaissance par écrit, oral ou par tout autre moyen et incluant, sans limitation, toutes informations techniques, commerciales, comptables, stratégiques ou financières, études, spécifications, logiciels, savoir-faire, produits.

Les Parties ne seront pas tenues de respecter cette obligation dès lors que l’Information Confidentielle :

    1. serait tombée dans le domaine public ou viendrait à l’être postérieurement et sans faute de la Partie réceptrice,
    2. serait déjà connue de la Partie réceptrice au moment de sa communication par l’une des Parties et ce sans violation d’un engagement de confidentialité préexistant,
    3. serait transmise à l’une des Parties par l’autre Partie avec dispense expresse d’obligation de confidentialité,
    4. serait développée indépendamment par la Partie réceptrice,
    5. serait fournie par un tiers de manière licite à l’une des Parties sans obligation de confidentialité,
    6. que la loi ou la réglementation applicable ou une décision de justice obligerait à divulguer.

Les clauses du présent article continueront de lier les Parties, pendant une durée de cinq (5) ans à compter de l’expiration ou de la résiliation du présent Contrat, et ce quelle qu’en soit la cause.

Chaque Partie se porte fort du respect de cette obligation par ses salariés, contractants, sociétés affiliées ou liées et sous-traitants le cas échéant.

Article 16 – Services

Les Services suivants sont notamment susceptibles d’être fournis par EMAsphere au Client : services d’implémentation, de paramétrage, d’interfaçage, de développement, mission de consultance, etc.

Toute commande de Services par le Client fera l’objet d’un Bon de commande signé par le Client qui décrira notamment les Services à réaliser, les modalités de prix associées, le planning, les conditions de recette, la propriété intellectuelle des livrables.

Article 17– Dispositions diverses 

17.1. Intégralité de l’accord

Le Contrat constitue l’intégralité de l’accord entre EMAsphere et le Client, à l’exclusion de toutes conditions générales du Client.

17.2. Nullité

Dans le cas où une clause des CGU serait déclarée nulle ou non exécutoire par un tribunal compétent, ladite clause sera réinterprétée, dans la mesure du possible, conformément à l’intention originale et les autres clauses demeureront en vigueur.

17.3. Hiérarchie des documents contractuels

En cas de contradiction entre les dispositions du Bon de commande et celles des CGU, les dispositions du Bon de commande prévaudront.

Article 18 – Attribution de compétence et droit applicable

Le présent contrat est soumis au droit belge, à l’exclusion de tout autre droit.

En cas de litige relatif à l’interprétation, la conclusion, l’exécution, la résiliation du présent contrat ou en relation avec celui-ci, les cours et tribunaux de l’arrondissement judiciaire du Brabant wallon seront seuls compétents.

CGU EMAsphere, version 2.2.

21 juin 2016.