Algemene Gebruiksvoorwaarden van de EMAsphere Oplossing

EMAsphere N.V.

Rue André Dumont, 5 1435 Mont-Saint-Guibert, België

BCE 0538.597.349.

Artikel 1 – Toepassingsveld:

Onderhavige algemene gebruiksvoorwaarden (hierna “AGV”) zijn van toepassing op elke bestelling geplaatst door de Klant bij EMAsphere en op elk gebruik van de Oplossing.

De keuze van de Applicaties en de daarop betrekking hebbende prijzen zijn vermeld op de Bestelbon.

Behoudens uitdrukkelijk anders vermeld en ondertekend op de Bestelbon, sluiten deze van toepassing zijnde AGV de toepassing uit van elke andere algemene en/of bijzondere voorwaarden van de Klant.

Door de ondertekening van de Bestelbon bevestigt de vertegenwoordiger van de Klant dat hij over de nodige bevoegdheden en toestemmingen beschikt om geldig de rechtspersoon die hij vertegenwoordigt te verbinden.

Artikel 2 – Definities

De termen die met een hoofdletter beginnen worden hierna als volgt gedefinieerd :

« Bestelbon » : betekent de door de Klant ondertekende bestelbon.

« AGV » : betekent onderhavige algemene gebruiksvoorwaarden van de Oplossing.

« Klant » : betekent de fysische of rechtspersoon die het Contract is overeengekomen.

« Dienstverlener » : betekent de N.V. EMAsphere.

« Contract » : betekent het contractueel geheel gevormd door de Bestelbon en de AGV

« Gegevens » : betekent alle gegevens (ondermeer financiële, boekhoudkundige of andere) die door de Oplossing worden beheerd.

« Intellectueel eigendomsrecht » : betekent de octrooien, plannen, modellen, tekeningen, auteursrechten, rechten op gegevens, commerciële merken, dienstmerken, knowhow, domeinnamen, rechten op software, commerciële benamingen (geregistreerd of niet, inbegrepen elke registratie-aanvraag m.b.t. deze rechten), en meer algemeen elk gelijkaardig recht, inbegrepen elke uitbreiding en hernieuwing van deze rechten, overal in de wereld.

« EMAsphere » : betekent de N.V. EMAsphere, of elke rechtsverkrijger ervan.

« Platform » : betekent de « cloud » platform toegankelijk via https:\\ema.emasphere.com of elke hiervoor door EMAschere aangegeven url.

« Diensten » : betekent de consultancy diensten die door EMAsphere kunnen worden verleend.

« Applicatieve Diensten » : betekent de functionaliteiten door EMAsphere aangeboden in SaaS modus aan de Gebruikers van het Platform.

« Oplossing » : betekent het geheel gevormd door de toegang tot het Platform en het gebruik van de Applicatieve Diensten.

« Gebruiker » : betekent elke persoon die onder de autoriteit staat van de Klant (aangestelde, bediende, vertegenwoordiger, zelfstandige medewerker, mandataris, enz. …) die toegelaten werd om toegang te hebben tot de Oplossing.

Artikel 3 – Voorwerp

De AGV hebben tot voorwerp de op de Oplossing toepasselijke voorwaarden te bepalen. Mits betaling van de prijs verschaft de Dienstverlener aan de Klant, die aanvaardt:

–         Een toegangsrecht tot het Platform aan de hierna bepaalde voorwaarden;

–         Een recht op finaal gebruik, op ondersteuning en op de evoluties van de Applicatieve Diensten;

–         Een geheel aan Diensten, hierna nader bepaald, waaronder data hosting.

Artikel 4 – Facturatie en betalingen

4.1.

De toepasselijke tarieven voor het gebruik van het Platform en van de Applicatieve Diensten staan vermeld op de Bestelbon.

Elk vermeld bedrag is een netto-bedrag, taksen en BTW niet meegerekend.

4.2.

Behoudens andersluidend beding zijn de facturen betaalbaar binnen een maximale termijn van dertig (30) dagen te rekenen vanaf hun datum van verzending.

4.3.

Behoudens andersluidend beding is de uitvoering door EMAsphere van een Bestelbon afhankelijk aan diens voorafgaandelijke betaling van de erop betrekking hebbende prijs.

4.4.

EMAsphere behoudt zich het recht voor om jaarlijks, op de verjaardag van de invoegetreding van de Bestelbon, de tarieven te indexeren met verwijzing naar de consumptie-index zoals gepubliceerd door de FOD Economie.

4.5.

In geval van niet-betaling, gedeeltelijke betaling of laattijdige betaling heeft EMAsphere, ongeacht elke andere beschikbare actiemogelijkheid, het recht om de toegang tot de Oplossing en/of de uitvoering van de Diensten op te schorten tot volledige en volmaakte betaling van de prijs, zonder dat deze opschorting op enige wijze enige aansprakelijkheid in haar hoofde kan veroorzaken.

4.6.

Op elk bedrag dat niet op tijd werd betaald zal van rechtswege en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling een conventionele vertragingsintrest verschuldigd zijn van tien procent (10%), tot algehele en volmaakte betaling. EMAsphere zal eveneens gerechtigd zijn een forfaitaire vertragingsvergoeding te vorderen van vijftien procent (15%) op alle onbetaalde bedragen.

4.7.

In geval van wijziging van zijn facturatie-adres zal de Klant er voor zorgen EMAsphere hiervan tijdig te verwittigen. Deze laatste kan geenszins verantwoordelijk worden gesteld voor elke schade die zou worden veroorzaakt ten gevolge van een laattijdige informatie vanwege de Klant.

Artikel 5 – Toegang tot het Platform

5.1.

Enkel de Klant zal gebruik maken van het hem verleende toegangsrecht. Uitgezonderd tijdens de onderhoudsperiodes zal hij zich kunnen connecteren op elk ogenblik, zijnde :

–        24 uur op 24;

–        7 dagen 7;

–        Zondagen en feestdagen inbegrepen.

5.2.

Na verloop van de formaliteiten met betrekking tot de opening van een rekening en van de betaling van de prijs zoals vermeld op de Bestelbon, zal de Klant zich een klantrekening (hierna « Klantrekening ») toekennen die hem zal toelaten om gebruikersrekeningen (hierna « Gebruikersrekeningen ») te creëren en te beheren, en om aan diverse Gebruikers toe te laten toegang te hebben tot de Oplossing.

Een Gebruikersrekening bevat een unieke identificatiecode (login) een paswoord of elke andere vorm van unieke identificatie per Gebruiker, door EMAsphere toegekend.

5.3.

De Klant en de Gebruiker zijn verantwoordelijk voor de bescherming van de confidentialiteit van de identificatiecodes en paswoorden. Meer algemeen zal alleen de Klant de verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de veiligheid van de individuele toegangsposten tot de Oplossing.

De Klant is alleen en uitsluitend aansprakelijk indien de identificatiecodes en paswoorden abusief worden gebruikt. Hij zal ervoor zorgen en waken dat geen enkele andere persoon dan de Gebruiker toegang kan hebben tot de Oplossing.

Elke toegang tot de Oplossing via een Gebruikersrekening zal geacht worden uit te gaan van de betrokken Gebruiker en vanuit de Klantrekening waarvan hij afhangt.

De Klant is aansprakelijk ten aanzien van EMAsphere voor elk gedrag, actie of verzuim van Gebruikers die afhangen van zijn Klantrekening en waarborgt EMAsphere tegen elke schade die hieruit zou kunnen voortvloeien.

In geval van misbruik, verlies, diefstal of elk ander probleem met betrekking tot een identificatiecode of paswoord, verbindt de Klant zich ertoe om EMAsphere hiervan onverwijld te informeren, en deze berichtgeving via aangetekende brief te bevestigen.

EMAsphere behoudt zich het recht voor om, met of zonder voorafgaandelijke notificatie, en zonder hierbij enige aansprakelijkheid aan te gaan, een Klantenrekening te beperken, op te schorten of te beëindigen in geval van inbreuk of niet-naleving door de Klant en/of een Gebruiker van een of meerdere bepalingen van het Contract, van de AGV, van de wet, van welkdanige toepasselijke reglementering of van rechten van derden.

Ingeval van opschorting of beëindiging van een Klantenrekening, zullen de Klant en de Gebruikers van deze Klant geen toegang meer hebben tot de Oplossing. Ingeval van opschorting of beëindiging van een Gebruikersrekening zal de betrokken Gebruiker geen toegang meer hebben tot de Oplossing.

5.4.

De Klant is verwittigd van de technische gevaren die inherent zijn aan het Internet, en van de onderbrekingen van de toegang tot de Oplossing die hieruit kunnen resulteren.

Bijgevolg zal EMAsphere niet aansprakelijk kunnen worden gesteld voor eventuele onbeschikbaarheden of vertragingen van de Oplossing. EMAsphere is niet in staat om de continuïteit te waarborgen van de vanop afstand via Internet aangeboden Applicatieve Diensten, wat de Klant erkent.

De toegang tot het Platform kan op occasionele wijze onderbroken worden omwille van onderhoud en interventies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de Oplossing. Ingeval van onderbreking van de Applicatieve Diensten omwille van onderhoud, zal de Dienstverlener hiervan de Klant in de mate van het mogelijke vooraf verwittigen om deze laatste toe te laten de nodige maatregelen te treffen, zodat zijn activiteit zou weinig mogelijk wordt verstoord.

De Dienstverlener zal niet aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de eventuele impact van deze onbeschikbaarheid van de Oplossing op de activiteiten van de Klant.

Artikel 6 – Gebruik van de Applicatieve Diensten

6.1.

De Klant verbindt er zich toe om de Applicatieve Diensten voor zijn eigen noden te gebruiken, in overeenstemming met hun bestemming, met uitsluiting van elke andere finaliteit. In dit opzicht verbiedt de Klant zich, onder meer:

–         Te pogen de procedures inzake de veiligheid, de toegangsverificatie en de confidentialiteitsregels m.b.t. de toegang tot de Oplossing en/of de Gegevens te omzeilen, binnen te breken of te wijzigen;

–         De gebruiksbeperkingen m.b.t. een Klantrekening of een Gebruikersrekening niet na te leven;

–         De eventuele kwetsbaarheden van het Platform te testen;

–         De Applicatieve Diensten te wijzigen of proberen te wijzigen;

–         Virussen en/of malware te introduceren, « denial of service » aanvallen of elke andere actie te verrichten die als gevolg kunnen hebben de Oplossing te vertragen, te degraderen, te beschadigen of gewoon weg een welkdanig risico te doen lopen;

–         Eender welke technologie te gebruiken (zoals bvb. data mining, spiders, crawlers, screenscraping of gelijk welke andere technologie met gelijkaardige functionaliteit) om de Oplossing te kopiëren of te gebruiken voor andere doeleinden dan deze die werden toegestaan door EMAsphere ;

–         Toegang proberen te hebben tot de Gegevens van andere Klanten of Gebruikers, of deze te pogen te wijzigen.

 

6.2.

De Oplossing wordt door EMAsphere aangeboden op een « as is » basis.  De Klant en de Gebruiker erkennen dat het gebruik van de Oplossing gebeurt op risico van de Klant en de Gebruiker, en dat EMAsphere niet kan waarborgen dat de Oplossing op elk ogenblik toegankelijk en bruikbaar is, en dat er geen problemen zouden kunnen zijn m.b.t. de toegang, het gebruik of de prestaties van de Oplossing. De verbintenissen van EMAsphere zijn uitsluitend middelenverbintenissen.

 Artikel 7 – Bijstand en evolutie van de Oplossing

7.1. Ondersteuning

Het eerste support-niveau dat toelaat om een onregelmatigheid van de Oplossing te identificeren, wordt waargenomen door de partner van EMAsphere belast met de implementatie en parametrisering van de Oplossing bij de Klant.

EMAsphere zal slecht gehouden zijn het eerste support-niveau waar te nemen in de hypothese dat zijzelf de implementatie en parametrisering voor de Klant heeft verricht.

7.2. Evolutie

EMAsphere behoudt zich het recht en de mogelijkheid voor, naar eigen discretie, om de aan de Klant overeenkomstig het Contract ter beschikking gestelde Oplossing te wijzigen onder voorbehoud dat deze wijzigingen niet op substantiële wijze de prestaties van het systeem en/of de technische condities degraderen in vergelijking met deze van voor de wijzigingen.

Artikel 8 – Eigendom

8.1. Eigendom van de Oplossing

EMAsphere blijft de enige eigenaar van de Oplossing en van alle daarop betrekking hebbende Intellectuele Rechten. De Klant beschikt over geen enkel ander voorrecht dan het gebruik van de Oplossing overeenkomstig de voorwaarden voorzien in het Contract.

De Klant verbindt er zich toe geen enkele wijziging aan te brengen aan de hem ter beschikking gestelde Applicatieve Diensten. Elke overtreding aan deze verbintenis zal de onmiddellijke beëindiging van het Contract inhouden.

Elke reproductie, zelf slechts gedeeltelijk, van het Platform en van de Functionaliteiten is onderhevig aan de voorafgaandelijke en geschreven toestemming van EMAsphere.

EMAsphere behoudt eveneens de eigendom van alle ontwikkelingen met betrekking tot de Oplossing, zowel standaard als specifieke, en mag vrij gebruik maken van alle ideeën, concepten, methodes, know-how of technieken in verband met de programmatie of de behandeling van gegevens ontdekt of ontwikkeld naar aanleiding van de uitvoering van welkdanige prestatie, zelfs indien deze prestatie besteld en betaald werd door de Klant.

In de hypothese dat de Klant heeft bijgedragen tot de realisatie van een werk dat mogelijk beschermd kan worden als Intellectueel Eigendomsrecht, aanvaardt de Klant om, voor de duur van elk betrokken Intellectueel Recht, en voor de ganse wereld, zijn Intellectuele Rechten op dit werk aan EMAsphere kosteloos over te laten, in functie van de vooruitgang van de ontwikkeling ervan. De Klant behoudt evenwel een persoonlijk, exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op zijn gedeelte van het werk.

8.2. Eigendom van de Gegevens

De Klant blijft enige eigenaar van de gegevens  die in de Oplossing werden geïntroduceerd, zowel tijdens als na de uitvoering van het Contract.

De Klant zal de volledige verantwoordelijkheid dragen m.b.t. de integriteit van de gegevens afkomstig van zijn informatica- en/of boekhoudingssysteem, verbonden aan de installatie en/of het gebruik van de Applicatieve Diensten. In geen enkel geval kan EMAsphere aansprakelijk worden gesteld omwille van de alteratie, vernieling of verlies van Gegevens van het systeem in het kader van het gebruik (in de brede zin)  van de Applicatieve Diensten.

De Klant geeft uitdrukkelijk de toestemming aan EMAsphere om gebruik te maken van gegevens die in het Systeem werden geïntroduceerd – met uitsluiting van gegevens met een persoonlijk karakter – om deze te aggregeren met vergelijkbare gegevens van andere klanten, en met het oog om EMAsphere toe te laten benchmarking diensten aan klanten aan te bieden. EMAsphere verbindt er zich toe om in ieder geval de confidentialiteit van deze Gegevens van de Klant te waarborgen.

De Klant verleent eveneens de toestemming aan EMAsphere om de Gegevens te gebruiken, ondermeer door deze te kopiëren, te wijzigen, door Meta-gegevens te creëren, en, meer algemeen, om elke actie op deze Gegevens te ondernemen die, volgens EMAsphere, nuttig of in het belang van de Gebruiker kan zijn in het kader van het gebruik van de Oplossing.

Artikel 9  Duur van het Contract en ontbinding

De datum van invoegetreding (verjaardag) evenals de initiële duur van het Contract staan vermeld op de Bestelbon.

Bij gebreke aan opzegging van het Contract, betekend aan de andere partij bij aangetekend schrijven minstens drie (3) maanden voor de eindtermijn, zal het Contract telkens en automatisch voor een gelijkaardige duur verlengd worden.

Artikel 10 – Omkeerbaarheid

In geval van beëindiging van een Klantrekening, zal de Klant het recht hebben om aan EMAsphere de terbeschikkingstelling te vragen van de Gegevens verbonden aan deze Klantrekening, in een technisch standaard formaat dat veel gebruikt wordt op het ogenblik van de aanvraag (bvb: csv), en tegen een redelijke vergoeding.

Artikel 11 – Aansprakelijkheid van EMAsphere

De aansprakelijkheid van EMAsphere is beperkt tot rechtstreekse schade, met uitsluiting van elke onrechtstreekse schade.

Worden onder andere als onrechtstreekse schade beschouwd het verlies van cliënteel, elke financiële of commerciële schade, het verlies, de diefstal, de onjuistheid of de corruptie van gegevens.

EMAsphere kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor elke schade die het gevolg zou zijn van een probleem dat zijn oorsprong vindt in de systemen van de Klant.

Elke reclamatie m.b.t. tot de AGV en/of de Oplossing verjaart na drie (3) maanden te rekenen vanaf de datum waarop de Klant kennis heeft gehad van het erop betrekking hebbende probleem.

Behoudens ingeval de aansprakelijkheid het gevolg zal zijn van (i) bedrog, (ii) zware overtreding, (iii) overlijden of (iv) letsels veroorzaakt aan een fysische persoon, is de totale verantwoordelijkheid van EMAsphere maximaal beperkt tot een bedrag gelijk aan zes (6) maanden vergoeding, alle verhalen en reclamaties samengerekend.

Artikel 12 – Overdracht en onderaanneming

Het Contract kan niet worden overgedragen, noch volledig noch gedeeltelijk, tegen betaling of kosteloos, als gevolg van de Klant.

EMAsphere behoudt zich het recht voor om de totaliteit of een gedeelte van het Contract te kunnen overlaten aan een derde.

De Klant erkent en aanvaardt dat EMAsphere voor de uitvoering van het Contract beroep kan doen op onderaannemers, waarvoor EMAsphere evenwel verantwoordelijk blijft.

Artikel 13 – Overmacht

Partijen kunnen niet verantwoordelijk worden geacht voor de niet-uitvoering van hun verbintenissen ten gevolge van overmacht, in de zin van de inhoud die de Belgische rechtspraak aan deze term geeft.

De partij die overmacht inroept is gehouden dit onverwijld aan de andere partij kenbaar te maken bij aangetekend schrijven, met precieze vermelding van de redenen en een gedetailleerde beschrijving van de omstandigheden die de uitvoering van het Contract onmogelijk maken.

Indien de opschorting omwille van overmacht meer dan drie (3) maanden duurt, kan de ontbinding van het Contract worden aangevraagd door de meest gerede partij.

Artikel 14 – Persoonsgegevens

Elk der partijen verbindt er zich toe om de toepasselijke wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (“Privacywet”) na te leven en o.a. de Richtlijn 95/46/EG betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. De Klant garandeert EMAsphere dat hij conform de wettelijke bepalingen de betrokken fysische personen heeft verwittigd in verband met persoonlijke Gegevens die op hen betrekking hebben. Hierbij garandeert de Klant EMAsphere tegen elk verhaal, klacht of reclamatie uitgaande van een fysieke persoon waarvan de persoonsgegevens zouden gereproduceerd of ondergebracht zijn via de Oplossing.

EMAsphere gebruikt aangepaste technische en organisationele technieken zodat de behandeling van de Gegevens beantwoordt aan de eisen van de Belgische wetgeving inzake bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (“Privacywet”), teneinde aan de betrokken personen toe te laten de hen toegekende rechten te kunnen uitoefenen.

EMAsphere zal pas gegevens met een persoonlijk karakter behandelen na gedocumenteerde instructie vanwege de verantwoordelijke van deze behandeling.

Artikel 15 – Confidentialiteit

EMAsphere verbindt er zich toe passende technische en organisationele methodes te gebruiken en maatregelen te treffen om de confidentialiteit te waarborgen van de door de Klant en de Gebruikers doorgegeven Confidentiële Informaties, evenals de beroeps- en zakelijke geheimen van de Klant strikt te respecteren.

De Klant verbindt er zich toe de confidentialiteit, ontwikkelingsgeheimen en vertrouwelijke informatie (hierna “Confidentiële Informaties”) ontvangen vanwege EMAsphere, te respecteren.

Elke partij verbindt er zich toe de confidentialiteit te behouden van de Confidentiële Informaties, en deze slechts te delen met deze leden van zijn personeel, zelfstandige medewerkers, onderaannemers of leveranciers die ervan in kennis dienen gesteld te worden voor de noden van de uitvoering van het Contract.

Worden als Confidentiële Informaties beschouwd (o.a.): alle informaties, Gegevens, documenten van elke natuur door een partij medegedeeld of ter kennis gebracht aan de andere partij, schriftelijk, mondeling of via elk ander middel, omvattende onder andere en zonder enige beperking alle technische, commerciële, boekhoudkundige, strategische of financiële informaties, studies, specificaties, software, know-how, producten.

Partijen zullen niet gehouden zijn deze geheimhoudingsverplichting m.b.t. de Confidentiële Informaties na te leven indien blijkt dat:

  1. Deze in het openbaar domein zijn gevallen of later zouden komen te vallen, zonder enige fout of tekortkoming vanwege de ontvangende partij;
  2. Deze Confidentiële Informatie reeds door de ontvangende partij gekend was op het ogenblik van de mededeling ervan door een van de partijen, en dit zonder miskenning van een voorafbestaande confidentialiteitsverbintenis;
  3. Door een partij aan de andere werd medegedeeld met formele vrijstelling van de confidentialiteitsverbintenis;
  4. Deze op onafhankelijke wijze zou ontwikkeld zijn door de ontvangende partij;
  5. Deze op een volledig wettige wijze aan een der partijen zou medegedeeld zijn, zonder confidentialiteitsverbintenis;
  6. De wet, de toepasselijke reglementering of een gerechtelijke beslissing zou opleggen deze informatie mede te delen en/of over te maken.

 

De bepalingen van onderhavig artikel zullen tussen partijen verder van toepassing blijven gedurende een periode van vijf (5) jaar te rekenen vanaf het einde of van de ontbinding van het Contract, om welke reden ook.

Elke partij maakt zich sterk dat deze confidentialiteitsverbintenis eveneens en voor zoveel als nodig strikt zal worden nageleefd door al hun personeel, zelfstandige medewerkers, onderaannemers, geaffilieerde ef verbonden ondernemingen.

Artikel 16 – Diensten (Services)

De volgende Diensten kunnen ondermeer door EMAsphere worden verleend: implementatie, parametrisering, instelling van interface, ontwikkeling, consultancy, enz..

Elke bestelling van Diensten zal het voorwerp moeten uitmaken van een door de Klant getekende Bestelbon, die onder andere de te realiseren Diensten, de betrokken prijsmodaliteiten, de planning, de opleverings condities, de te leveren intellectuele eigendom zullen bepalen.

Artikel 17 – Diverse bepalingen

17.1. Integraliteit van het akkoord

Het Contract omvat de integraliteit van het akkoord tussen EMAsphere en de Klant, met uitsluiting van elke algemene en bijzondere voorwaarden van de Klant.

17.2. Nietigheid

Ingeval een of meerdere bepalingen van de AGV zouden worden nietig of niet-toepasselijk verklaard door de bevoegde rechtbank, zal de betrokken bepaling, in de mate van het mogelijke, opnieuw worden geïnterpreteerd en/of herschreven in conformiteit met de initiële intentie van partijen, en zullen de overige bepalingen geldig en van toepassing blijven.

17.3. Hiërarchie der contractuele documenten

Ingeval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van de Bestelbon en in de AGV, zullen deze vervat in de Bestelbon de voorkeur hebben.

Artikel 18 – Bevoegde rechtbank en toepasselijk recht

Onderhavig Contract is onderhevig aan het Belgische recht, met uitsluiting van elk ander recht.

In geval van geschil omtrent de interpretatie, de conclusie, de uitvoering, de ontbinding van het Contract of in relatie ermee, zullen uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Waals Brabant bevoegd zijn.

AGV EMAsphere, versie 2.2.NL

Mei 2017.