5 conseils pour optimiser sa trésorerie

La trésorerie représente le montant des liquidités dont une entreprise dispose à un instant donné. La trésorerie est indispensable à la viabilité d'une entreprise  : c'est elle qui permet le paiement des salaires, des fournisseurs, des frais de fonctionnement, des investissements, ...

Dans le contexte d'inflation grandissante que nous connaissons (+12,27% en octobre 2022), la nécessité d'opter pour une solution de reporting en temps-réel se fait ressentir. Au vu de l'augmentation des prix de l'énergie, des matières premières, de la masse salariale, notamment, il est devenu important d'avoir accès en un coup d'oeil à vos chiffres financiers, tels que la trésorerie; les prévisions; l'analyse des coûts. 

La trésorerie est l’un des premiers indicateurs de la bonne santé d’une société. Elle peut mettre votre société en difficulté si elle n’est pas correctement suivie. En comptabilité, elle correspond aux moyens financiers nécessaires pour répondre au besoin en fonds de roulement (BFR) d’une entreprise. C'est-à-dire les décaissements moins les encaissements.

Découvrez les 7 clefs pour optimiser votre trésorerie

Grâce à cet ebook, apprenez comment optimiser la gestion de votre trésorerie d'un point de vue pratique, quels sont les KPIs à suivre et quelles pistes d'amélioration concrètes mettre en place.

Le manque de trésorerie est une cause récurrente de faillite. Même les entreprises dont le chiffre d’affaires est important ne sont pas à l'abri. La faillite peut survenir lorsque, par exemple, les fournisseurs doivent être payés alors que de nombreux paiements clients sont encore dûs. Pour éviter cette situation, plusieurs actions peuvent être mises en place afin d'optimiser la gestion de votre trésorerie. Nous les avons regroupées en 5 conseils :

• Optimisez la gestion de votre stock ;
• Réduisez vos créances clients ;
• Maitrisez vos dépenses ;
• Anticipez votre situation bancaire ;
• Augmentez votre capital.

Avant toute chose ...

Une bonne gestion de trésorerie s’inscrit dans la durée. Avant de mettre en place des corrections ou des optimisations, ayez une vue globale de votre trésorerie, à jour et à venir. Pour cela, il est important de mettre en place un prévisionnel de trésorerie. Le but est d’obtenir une vue des dépenses (décaissements) et recettes (encaissements) à venir. Ainsi, vous pouvez anticiper les besoins de trésorerie futurs. Voici quelques éléments primordiaux pour établir un budget de trésorerie le plus juste possible :

• les délais de paiement clients et fournisseurs ;
• les dates de prélèvement des taxes ;
• les dates de paiement des salaires ;
• les charges sociales ;
• ...

Aussi, veillez à mettre votre prévisionnel de trésorerie régulièrement à jour (idéalement, chaque mois). Ce suivi consciencieux vous permettra de gérer au mieux les imprévus potentiels.

En complément de votre suivi, des outils vous permettront d’obtenir instantanément une vue à jour de votre trésorerie. Ils vous éviteront également d’utiliser des fichiers Excel, à la fois laborieux et sources d'erreurs. Au-delà de l'immédiateté, ces outils offrent généralement la possibilité de créer plusieurs scénarios prévisionnels afin de se préparer à toute possibilité.

Conseil 1 : Optimisez la gestion de votre stock

Du point de vue de la trésorerie, le stock représente de l’argent immobilisé, mais aussi des coûts de stockage. Optimisez votre gestion de stock et trouvez la juste quantité de produits à stocker. L'objectif est d’éviter le sur-stockage ou la rupture de stock. Pour éviter ces situations, voici les facteurs interdépendants à analyser et améliorer.

Gardez un œil sur les quantités stockées

Un premier point d’action porte sur les quantités stockées. Pour optimiser votre stock, réalisez un inventaire. Votre objectif est simple : mettre en perspective les quantités stockées avec les besoins commerciaux et les délais fournisseurs. Par exemple, il est inutile de stocker en grande quantité des produits qui peuvent rapidement être livrés par les fournisseurs. Cela vaut également si le stockage est plus coûteux l'achat des produits.

Choisissez le bon taux de rotation

Le taux de rotation des stocks peut également être un levier d'amélioration. Si un produit est stocké pendant une période largement supérieure au délai de livraison, demandez-vous s'il serait commercialement acceptable de ne pas le garder en stock. Si c'est le cas, alors il est sans doute avisé de le commander uniquement lors d’une vente.

Améliorez vos délais de livraison

L'amélioration des délais de livraison permet de réduire les quantités stockées, et donc l’immobilisation de trésorerie. Ce point doit être régulièrement abordé avec les fournisseurs ou les prestataires de services chargés des livraisons. Prenons un exemple. Si vous faites passer les délais de livraison de 3 à 2 semaines,  cela influe également sur les stocks nécessaires (hors stock de sécurité). Dans cet exemple, les stocks portent sur 2 semaines d’activités et non 3, soit une réduction de 33%.

Gardez toutefois à l'esprit que ce facteur doit être analysé en tenant compte des augmentations de coûts éventuelles. Les coûts peuvent en effet être impactés en raison des délais de livraison raccourcis et des tâches de manutention plus nombreuses.

Réduisez les coûts de stockage

Finalement, il peut être profitable d’améliorer les coûts directement liés au stockage. Si vous avez confié votre stockage à un prestataire externe, une mise en concurrence pourrait réduire les coûts à moyen terme.

Conseil 2 : Réduisez vos créances clients

Une trésorerie saine passe aussi par la réduction des créances clients. Cette réduction peut être effectuée, comme l'analyse de la solvabilité ou la réduction des délais de paiement, ...

Effectuez des enquêtes de solvabilité

Certaines transactions commerciales mobilisent une trésorerie importante. Pour ces transactions, il peut être nécessaire de s’assurer de la solvabilité du client. En fonction du score de solvabilité du client, les conditions de règlement accordées pourront être plus ou moins strictes. Vous pourrez par la suite assouplir ces conditions une fois qu’une relation de confiance sera installée.  

Des outils existent afin de faciliter la démarche de vérification des informations. Ils attribuent à chaque société une notation selon une dizaine de critères basés sur :

• les informations légales (forme juridique) ;
• les situations financières (états financiers, compte de résultat, bilan) ;
• la réputation.

Optimisez les délais de paiement

Plusieurs tactiques peuvent être mise en place pour optimiser les délais de paiement des factures clients : 

Mentionnez les conditions de règlement

Indiquer clairement les conditions de règlement sur la facture et indiquez les conditions générales de vente est la première étape. Vous pouvez y ajouter des informations comme :

• la date limite de paiement (ex. : paiement à réception de la commande, paiement à 30 jours, ...) ;
• les informations bancaires ;
• les pénalités en cas de retard de paiement ;
• les indemnités pour frais de recouvrement ;
• ...

Généralement, les deux derniers points ne sont pas appliqués pour des raisons commerciales. Néanmoins, ils présentent l’avantage d’être dissuasifs et de pousser le client à payer à temps.

Notons qu'en matière de conditions de paiement, demander des acomptes permet également de protéger sa trésorerie. Cela vaut particulièrement pour les commandes nécessitant un temps de fabrication et/ou livraison long(s). En effet, elles peuvent impliquer une mobilisation importante de ressources internes, des sous-traitants ou de fournisseurs. 

Relancez automatiquement les factures

L’automatisation des relances de facturation est aussi un bon moyen pour réduire les retards de paiement. Les clients attendent généralement le dernier moment pour payer (car ils souhaitent eux aussi optimiser leur trésorerie). Programmer l’envoi d’un rappel quelques jours avant la date limite de paiement. Cela communiquera un sentiment d’urgence et les poussera peut-être à payer à temps. Notre recommandation est double :

• programmez un rappel de l'échéance ;
• puis quelques jours après le premier rappel.

Un simple coup de téléphone peut également aider à débloquer la situation. Notez que des logiciels de facturation permettent d’automatiser l’envoi des factures et relances. Ceux-ci vous permettent de gagner du temps et de rester à jour dans votre facturation.

Sensibilisez les autres départements

Attirez l'attention des autres départements de la société sur les problèmes de trésorerie. Par exemple, il peut arriver que les plans de commissionnement mis en place pour certaines équipes commerciales ne prennent pas en compte la notion de paiement. Dans cette situation, les employés sont rémunérés, même si le client ne paie pas ses factures. 

Pensez à l'affacturage (factoring)

Si les stratégies citées ci-dessus ne fonctionnent pas ou peu, une autre solution existe : l’affacturage. Cette méthode consiste à confier à une entreprise externe les factures impayées, en échange du paiement immédiat de celles-ci, sans délai de recouvrement. En échange du risque pris, la société d’affacturage (appelée “factor”) prélèvera un pourcentage sur le montant payé pour se rémunérer. Bien que coûteuse, cette solution est un bon moyen pour vous assurer de recevoir rapidement une partie de l’argent dû.

Conseil 3 : Maitrisez vos dépenses

Optimiser sa trésorerie ne se réduit pas uniquement à augmenter l’argent entrant dans l’entreprise. C'est aussi maîtriser, réduire, reporter ou annuler certaines dépenses.

Centralisez vos achats

La mise en place d’une politique d’achat commence par la centralisation des achats en un seul point. Cette organisation permet notamment de comprendre la nature et la fréquence des dépenses des départements. Forts de cette compréhension, vous pouvez alors cartographier et optimiser ces dépenses. Il est probable que certains coûts apparaissent plusieurs fois, mais avec des tarifs différents (ex : transport régulier entre deux bureaux de la société). Ces coûts impactent la trésorerie il faut chercher à les rationaliser.

La centralisation des achats permet de grouper les commandes quand cela est possible (afin de faire des économies d’échelle). La centralisation des achats vous offre une vue globale des fournisseurs de l'entreprise et peut donc vous aider à renégocier vos contrats.

Analysez vos frais généraux

Pour optimiser votre trésorerie, l'analyse de vos frais généraux est également à considérer. Deux questions peuvent être posées :

• Cette dépense est-elle nécessaire ?
• Y-a-t-il une alternative moins chère et ayant le même niveau de qualité ?

À première vue, cela peut paraître très complexe. Pourtant, cette technique permet de rester concentré(e) sur les dépenses les plus importantes (en termes de valeur pour l’entreprise).

La diminution du temps passé sur des tâches chronophages contribue également à l'amélioration de vos frais généraux. Appuyez-vous sur des outils capables d'automatiser le processus commercial, la comptabilité ou les notes de frais. Cela vous permettra de :

• gagner du temps ;
• d'améliorer l’efficacité des équipes ; 
• d'optimiser vos coûts. 

La location de fournitures, d'équipement et de biens immobiliers est généralement plus chère que l'achat. En revanche, la location est un bon moyen d’étaler les dépenses et de conserver ses liquidités pour d’autres opérations.

Enfin, il peut être salutaire de passer en revue les dépenses à venir et de reporter certaines d’entre elles afin d’impacter positivement la trésorerie.

"Grâce à la fonctionnalité de drill-down qui permet d’aller dans le 

détail d’un indicateur jusqu’à l’écriture comptable, Kazidomi bénéficie d’une vue détaillée de ses coûts pour mieux les analyser."

Alain Etienne, Co fondateur de Kazidomi

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Optimisez les paiements fournisseurs

Selon le rapport de force établi avec les fournisseurs, il est possible de négocier plusieurs éléments qui peuvent impacter positivement la trésorerie :

• réductions tarifaires;
• augmentation des délais de paiement;
• étalement des paiements;
• réduction en fonction de paiements anticipés;
• ...
  
  

Conseil 4 : Anticipez votre situation bancaire

Impliquez votre banque

La banque peut être un acteur important dans une stratégie d’amélioration de sa trésorerie.

Le découvert bancaire peut être utilisé en cas de besoin ponctuel de trésorerie. Rapidement mise en place et très utile sur une courte période de temps, cette solution est néanmoins coûteuse sur le long terme.

L’escompte bancaire est aussi à envisager pour un besoin en liquidités sur le court terme. Il fonctionne selon le même principe que l’affacturage. La différence se situe au niveau du payeur, qui n’est plus le factor mais la banque.

Enfin, considérez la piste du prêt bancaire. En se basant sur les prévisions de trésorerie, il est possible d’anticiper les périodes de difficulté. Ainsi, vous pouvez négocier en amont des conditions de découvert ou de prêt intéressantes. Le prêt est alors contracté lorsque les finances de l’entreprise sont positives et ses conditions en seront améliorées.

 

Conseil 5 : Augmentez votre capital

Effectuez un apport interne ou externe

Les augmentations de capital peuvent vous aider dans 2 situations :

• pour développer l’entreprise (croissance externe, ouverture d’une filiale, lancement d’un nouveau produit, ...) ;
• afin d'améliorer sa situation financière.

Cette augmentation de capital peut se faire via un apport interne (par les associés) ou par l’ouverture à des investisseurs externes. Cette opération, dont les effets ne sont pas immédiats, n’est pas toujours simple. Elle sous-entend éventuellement une dilution des parts des associés. Elle est également soumise à certaines conditions, selon le statut de la société (SARL, SAS…).

Conclusion

Une optimisation de la trésorerie passe d’abord par la réalisation de prévisions. Cette anticipation permettra d’identifier plus facilement les décisions à prendre et les actions à entreprendre :

• optimisation des stocks ;
• augmentation de capital ;
• gestion des créances clients ;
• négociation des conditions fournisseurs ;
• ...

Une fois sa trésorerie florissante, que peut faire l’entreprise ? Certes, il est important de garder un bon niveau de trésorerie pour pallier aux imprévus. Mais il est inutile de garder un excédent important de trésorerie, puisqu'il ne rapporte rien. Plusieurs options s’offrent alors à vous : investissements en interne, souscriptions de produits financiers, rachats de société, ... . Choisissez le type de placement de votre entreprise selon sa stratégie, sa tolérance au risque et le niveau de rendement attendu.

 

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