Vos premiers pas dans EMAsphere

Vous débutez dans l’utilisation d’EMAsphere ? Découvrez dans cet article les bases de l’utilisation d’EMAsphere : de la navigation à la mise à jour de vos données, en passant par le partage de l’information !

Table des matières : 

1. 5 minutes pour tout savoir
2. Le but d'EMAsphere
3. Votre environnement
   1. La barre applicative
   2. La barre de contexte
   3. La barre des menus
   4. La barre latérale droite
4. Accès et réglages d'utilisateur
5. Mise à jour de vos données
6. Visualisation de vos données 
   1. Qu’est ce qui détermine votre vue par défaut ?
   2. Vue du dernier import
   3. Dernière situation en révision ou publiée
   4. Drill-down jusqu'à l'écriture comptable
7. Vos menus
8. Les devises
9. Vos paramètres
   1. Paramètres généraux
   2. Paramètres financiers
   3. Paramètres opérationnels
10. Consolidation 
11. Plus d'informations ?
    

    1. Vos différentes applications

    2. Les icônes de la barre applicative

    3. La date de rapport

    4. Les filtres globaux

    5. Barre des menus: actions possibles

    6. Autres icônes et abréviations dans EMAsphere

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1.  5 minutes pour tout comprendre 

 

2. Le but d'EMAsphere

Le but d’EMAsphere est de transformer vos données brutes - qu’elles soient issues de votre logiciel comptable et/ou logiciels métier - en un reporting structuré et mis à jour automatiquement.

3. Votre environnement

Quand vous vous connectez à EMAsphere, vous arrivez par défaut sur la page de votre Reporting.

Cette page est organisée de la manière suivante et vous permet de naviguer et gérer facilement votre environnement :    

 

a. La barre applicative

La barre applicative se trouve sur la partie supérieure de votre écran. Elle est accessible que vous soyez sur votre Reporting ou sur n'importe quelle page de votre environnement. Elle peut être divisée en deux parties : 

 

 

• A gauche : les différentes applications et leurs sections. Celles-ci sont disponibles en fonction de votre plan de souscription. 

• A droite : vous retrouvez différentes icônes vous permettant notamment de gérer votre profil, lancer un import ou encore accéder à notre centre de documentation. 

b. La barre de contexte

Celle-ci se trouve sur la partie supérieure de votre écran, en dessous de la barre applicative. Elle reprend différents boutons qui vous renseignent sur les données affichées dans votre reporting.

c. La barre des menus

Cette barre reprend l’ensemble de vos menus et les sections qui les composent. 

d. La barre latérale droite

Elle contient les 3 icônes suivantes : 

4. Accès et réglages d'utilisateur

Un utilisateur a accès à un environnement uniquement s' il est ajouté manuellement à cet environnement et qu’il est ensuite ajouté dans un ou plusieurs groupes d’utilisateurs. C’est l’appartenance à un ou plusieurs groupes qui détermine les droits et permissions de chaque utilisateur. 

Les droits et permissions sont gérés au niveau de l’application Partage, section Sécurité, sous-section Utilisateurs et Groupes.

Lorsque vous vous connectez à EMAsphere, vous arrivez par défaut sur votre Reporting. Vous voyez alors vos données via vos menus. 

La vue de vos données est dépendante de votre profil utilisateur. Ce profil est déterminé en fonction des groupes d'utilisateurs auxquels vous appartenez et donc des rôles attribués.

Il est possible dans EMAsphere de gérer vos réglages utilisateurs (langue, mot de passe, traduction automatique via l’IA,…) via la roue dentée disponible sur votre avatar.

5. Mise à jour de vos données

Votre reporting vous permet de voir vos dernières données comptables et/ou opérationnelles à travers différents tableaux, graphiques, KPI,... 

Afin de mettre à jour vos données, il vous suffit de lancer un import via l'icône d’import qui se trouve à droite de la barre applicative. Cette icône est disponible sur votre reporting mais aussi sur n’importe quel écran de la plateforme.

6. Visualisation des données 

a. Qu’est ce qui détermine votre vue par défaut* ? 

En tant qu’utilisateur, vous appartenez à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs auxquels sont attribués des rôles. Parmi tous les rôles existants dans EMAsphere, 3 rôles déterminent la vue par défaut. Ces 3 rôles sont cumulables et le rôle avec le plus de permissions prévaut. 

La vue de vos données affichées est reprise au niveau du sélecteur de situation qui se trouve dans la barre de contexte. 

 

Voici ce que voyez par défaut* dans EMAsphere lorsque vous arrivez dans votre environnement :  

b. Vue Dernier import

Cette vue dynamique de vos données s’actualise automatiquement en fonction de vos imports de données. 

Cette vue contient l’ensemble des données suivantes : 

• Injection comptable : la vue dernier import import reprend la dernière injection comptable. Chaque injection correspond à un numéro, vous reprenez donc le numéro le plus élevé. Le numéro de votre injection est visible dans l'écran du Moniteur de tâches ou l'écran Données de l'application Données. 

 

• Injection opérationnelle :  la vue dernier import import reprend la dernière injection opérationnelle si cela est d’application dans votre environnement.

• Prévisionnel:  la vue dernier import import reprend la dernière injection prévisionnel. Cette injection est liée au prévisionnel réalisé dans l’atelier prévisionnel.

c. Dernière situation en révision ou publiée

Ces deux vues de données sont figées. Dans les deux cas, il s’agit d’une situation créée par un administrateur  à un moment donné afin d’historiser les données et de pouvoir y revenir. 

• La vue de la dernière situation en révision affiche la dernière situation en révision peu importe la catégorie de situations de celle-ci. Le statut en Révision permet de figer les données en attendant que celles-ci soient publiées et/ou modifiées si besoin. 
• La vue de la dernière situation publiée affiche la dernière situation publiée pour la catégorie de situations la plus haute.

En fonction de la configuration lors de leur création, ces situations peuvent contenir les données suivantes : 

• Données comptables
• Données prévisionnelles  : données gérées au niveau de l’application Données, section Prévisionnel. 

• Données opérationnelles : données gérées via l’application Paramètres, section Définition d’un flux et ensuite via l’import de données opérationnelles. 

• Ajustement manuel : les ajustements manuel sont des données encodées manuellement, au même titre que les entrées manuelles. Cela est géré au niveau de l’application Données, section Ajustement manuel. 

• Un budget 
• Une autre source de comparaison

d. Drill-down jusqu'à l'écriture comptable

EMAsphere vous permet de visualiser le détail de vos données jusqu’à l’écriture comptable. En effet, il est possible de double cliquer sur un montant dans votre reporting, que cela soit sur un graphique ou un tableau et d’atteindre ensuite le niveau de détail le plus précis qui est l’écriture comptable. 

7. Vos menus

En fonction de votre plan de souscription et de vos droits, votre environnement peut comporter différents menus, que vous pouvez visualiser dans votre reporting. 

Les tableaux, les graphiques et les KPIs que vous visualisez sont créés au préalable au niveau de l’application Création, section Tableau, section Graphique ou section KPI. 

Une fois ces différents indicateurs créés, vous allez pouvoir définir quels indicateurs composent votre menu.

Lorsque votre menu est prêt, vous pouvez le partager avec les utilisateurs et/ou groupes d’utilisateurs souhaités. 

8. Les devises

En fonction de votre plan de souscription, il est possible dans EMAsphere d’avoir un environnement multi-devises. Chacune de vos entités peut avoir sa devise et au niveau de la consolidation vous pouvez visualiser les chiffres sous une devise unique.

9. Vos paramètres

En fonction de vos droits, il est possible de paramétrer votre environnement. 

a. Paramètres généraux

Il existe des paramètres généraux qui sont indispensables à la bonne gestion de votre environnement : 

b. Paramètres financiers

Certains paramètres concernent la partie financière/comptable de votre environnement : 

c. Paramètres opérationnels

Et pour finir, certains paramètres concernent la partie opérationnelle.

10. Consolidation 

Si vous vous trouvez dans un environnement consolidé qui comporte plusieurs entités, il y a certains prérequis et bonnes pratiques à connaître afin de gérer correctement votre environnement. 

11. Plus d’informations ? 

a. Vos différentes applications

 

 

b. Les icônes de la barre applicative

 

c. La date de rapport

La date de rapport vous permet de naviguer dans le temps dans une situation, une même version de vos données.

 

d. Les filtres globaux

Les filtres globaux permettent d'appliquer un ou plusieurs filtres sur votre reporting.
Cela vous permets d'avoir des filtres différents pour chaque utilisateurs par exemple et d'appliquer ces filtres suivants vos différentes situations. 

Les filtres disponibles se basent sur vos analytiques et ils existent deux modes pour l'utilisation des filtres : basique et avancé.

e. Barre des menus : actions possibles

 

	Afficher la liste de vos menus
	Déployer votre section de menu
	Réduire votre barre de menu
	Étendre votre barre de menu

 

En passant votre souris sur le menu sélectionné, vous pouvez afficher les différentes options disponibles pour ce menu :

f. Autres icônes et abréviations dans EMAsphere

• Autres icônes

Icônes	Fonction
	Affiche les informations sur les indicateurs où l'icône apparaît
	Agrandir un tableau ou un graphique
	Réduire le tableau ou le graphique
	Imprimer
	Exporter un tableau vers Excel
	Rafraîchissement de la page
	Grouper les chiffres par milliers ou par millions
	Grouper les chiffres par milliers ou par millions
	Fonction qui permet de cacher les colonnes sélectionnées via le choix déroulant
	Fonction qui permet de cacher les lignes vides dans le tableau

 

• Abréviations

Abréviation	Définition	Traduction
Abréviations temporel
YTD	Year-to-Date	Cumulé à ce jour
FY	Full Year	Année complète
EoM	End of Month	Fin du mois
CY	Current Year	Année courante
LY	Last Year	Année précédente
LM	Last Month	Mois précédent
PY	Previous Year	Année précédente
Mth	Month	Mois
FE	Full Exercise	Exercice complet
Q	Accounting Quarter	Trimestre Comptable
L12M	Last 12 Months	12 derniers mois
RoY	Rest of Accounting Year	Reste de l'année comptable
CQ	Civil Quarter	Trimestre civil
LstDCMth	Last Day of Month	Dernier jours du mois
MthTod	Month to Today	Début du mois à ce jour
SDay	Selected Day	Jour sélectionné
Tod	Today	Aujourd'hui
YTod	Year To Today	Cumulé à ce jour
Autres abréviations
GM	Gross Margin	Marge brute
P&L	Profit and Loss	Compte de résultats
Var	Variation	Variation