Que diriez-vous d'un raccourci pour (bien) choisir votre EPM ? Suivez le guide.
Choisir son EPM demande un processus d’analyse qui peut représenter un travail long et complexe. C’est bien normal : le choix d’un EPM impacte la vie de l’entreprise sur la durée.
Cet article a été conçu pour vous aider à structurer vos recherches et à comparer les solutions efficacement. Avec, à la clef, la promesse d’un choix d’EPM adapté à votre entreprise. Pour ce faire, voici les questions critiques que l’on abordera :
Les logiciels EPM (Enterprise Performance Management) sont essentiels à la gestion de la performance des organisations. Ils font le lien entre données financières et opérationnelles. Les EPM couvrent principalement les fonctionnalités suivantes :
Les solutions EPM contribuent à aligner les objectifs sur la stratégie de l’entreprise. Ils donnent à chaque directeur, manager ou collaborateur accès à l'information pertinente pour le suivi de sa performance. En effet, ce type de logiciel est à la fois :
Si l’EPM est si décisif, c’est que son utilisation est transverse. Bien que l’utilisateur principal soit généralement le responsable financier, les différents métiers et responsabilités sont amenés à l’utiliser et le consulter. Toute l’organisation l’utilise, tant sur le plan horizontal que vertical :
Utilisation horizontale (par métier) :
Utilisation verticale (par responsabilité) :
Vous ne savez pas comment préparer les données pour un bon reporting financier ?
Découvrez les 4 étapes-clés à suivre :
L’EPM compte également en matière de transmission de l’information. Les responsables financiers comme le top management sont très sollicités par leur comité de direction. On attend d’eux toujours plus d’informations afin de piloter la société. Ces informations sont devenues stratégiques car elles influencent la stratégie de l’entreprise. L’EPM a donc un rôle à jouer, puisqu'il contribue à centraliser les données.
Gardez en tête que la définition des besoins doit se faire en amont du projet ou du choix du logiciel. Pour bien faire, suivez ces deux étapes :
Pour ne rien oublier, dressez une liste détaillée des besoins envisagés par vos services pour les années à venir. Ajustez ensuite ces besoins selon leur importance et regroupez-les par catégories. Par exemple :
Un EPM bénéficie à tous les départements de votre organisation. À ce titre, il doit être capable de s’intégrer aux logiciels déjà employés, et à ceux envisagés pour le futur. Voici quelques exemples des logiciels avec lesquels vérifier la compatibilité de votre EPM :
Pour cette étape, laissez-vous guider par la vision et la structure de votre entreprise. Gardez ces deux points en tête et représentez-vous l'usage que vos équipes feront de l’EPM.
Cette étape est importante, car les scénarios envisagés par votre entreprise peuvent être décisifs. Par exemple :
Les logiciels EPM dits On-premise sont exécutés sur des serveurs gérés par votre entreprise ou un sous-traitant. Dans les deux cas, les données sont stockées de manière à ne pas dépendre de l'éditeur. Cette structure on-premise est de moins en moins courante. Seules les organisations qui disposent de ressources informatiques importantes l'utilisent encore. La maintenance des solutions on-premise nécessite des connaissances techniques approfondies.
Un environnement hybride peut inclure n'importe quelle combinaison d'environnements on-premise, online et hybrides. Dans cette configuration, les données sont stockées dans différents types d'environnement. Elles sont reliées entre elles par des programmes spécifiques.
Les logiciels d’EPM dits Online ne sont accessibles que depuis votre navigateur intégré. Vos données financières et opérationnelles sont stockées par l'éditeur sur ses propres serveurs. Ceux-ci peuvent être situés à l’étranger de votre organisation. Cette approche présente de nombreux avantages :
Ergonomie, fonctionnalités, intégrations… Les logiciels EPM présentent de nombreux avantages. Néanmoins, ces logiciels ne correspondent pas toujours aux besoins de votre marché. Notamment parce que les aspects juridiques varient d'un pays à l'autre. C’est pourquoi il est essentiel de revoir les aspects juridiques et fonctionnels propres à votre périmètre.
Sans logiciel EPM, la saisie de données est souvent pénible et fastidieuse. Il en va de même si la solution choisie ne répond pas à vos besoins. Certains détails, comme :
peuvent faire la différence. Ces éléments peuvent impacter positivement ou négativement vos performances.
Généralement, une démonstration gratuite de la solution EPM envisagée est toujours possible. Profitez-en ! C’est l’occasion de vérifier que son ergonomie et ses fonctionnalités vous conviennent.
Vous êtes désormais familier(ère) avec les bonnes questions à vous poser pour trouver un logiciel EPM adapté. Place aux actions à éviter pour un choix d’EPM optimal :
EMAsphere est simple à utiliser, mais ce n’est pas le cas de tous les EPM. Lorsque vous implémentez un EPM, gardez en tête que la définition de vos usages est importante. À chaque service sont besoin métier spécifique, et donc son usage particulier de l’EPM.
En intégrant vos équipes à la réflexion de votre projet, vous multipliez vos chances d’éviter :
de perdre des opportunités d’investissement.
Tout évolue : les métiers de vos collaborateurs, le degré de maturité de votre entreprise, mais aussi l’orientation de celle-ci. Anticipez systématiquement les besoins à venir pour apprécier au mieux vos besoins en matière d’EPM.
Les logiciels EPM impliquent l'utilisation de nombreuses données personnelles et confidentielles. Consultez votre service juridique pour vous assurer de respecter le RGPD. En complément, il est possible de vous faire accompagner par un DPO (Data Protection Officer) freelance.
Estimer les coûts de votre EPM au plus juste est essentiel, notamment pour savoir si vos actions prévues sont compatibles avec votre budget. Considérez aussi les coûts de formation au lancement de l’utilisation. Cette dépense fait partie intégrante de l’implémentation d’un EPM. Elle est nécessaire pour que vos équipes soient formées et efficientes. Dans une autre perspective, considérez l’amortissement des coûts. Ces derniers sont amenés à évoluer selon le cycle d’utilisation de votre logiciel EPM. Les coûts de maintenance étant généralement bien moins importants que ceux d’implémentation.
Il est indispensable d’essayer votre logiciel EPM. Mais il est encore plus indispensable de les faire tester par les équipes métier. En pratique, ce sont ces équipes qui travailleront chaque jour avec le logiciel. C’est à elles qu’il doit convenir en priorité.
Un bon choix d’EPM implique une bonne connaissance des besoins de votre organisation. Votre choix de logiciel portera ses fruits si :
Pour faciliter ces processus, faites vous accompagner par :
Vous voilà paré(e) à poser les bonnes questions pour un choix d’EPM adapté à votre organisation.
Découvrez les KPIs que toutes les entreprises à forte croissance devraient suivre pour piloter leur croissance !