Ces dernières années, le nombre d’ entreprises-membres de l’association a très fortement augmenté. C’est pourquoi le besoin de contrôle de gestion et de contrôle financier s’est naturellement imposé.
Nathalie Vienne, Controlling Manager, nous parle de son arrivée :
Lors de ma prise de fonction, nos +2400 membres étaient facturés un à un, chaque mois. Le processus n’était pas automatisé, le traitement des factures prenait jusqu’à 3 mois.
À l’époque, elle constate : “malgré une charte des comptes comptables très dense (il y avait un compte comptable par collaborateur ou collaboratrice), tous les rapports étaient créés dans Excel.“
Elle décide donc de mettre en place une structure analytique de comptabilité, avec :
Après ces changements, Nathalie rend un rapport juste avant ses vacances… Malheureusement, ce dernier comporte des erreurs. La source de ces erreurs ? De trop nombreuses manipulations dans Excel et des clôtures mensuelles inexactes.
Cela a été un élément déclencheur. Après cet événement, l’équipe financière d’amfori a eu une prise de conscience : il fallait un système fiable, capable de s’adapter à leur comptabilité analytique. C’est là que la plateforme EMAsphere s’est imposée.
Nathalie résume la situation :
Auparavant, le risque d'erreurs était très présent, puisque la saisie était manuelle. Maintenant que nous travaillons avec EMAsphere, les rapports sont fiables et automatiquement mis à jour.
amfori est une association à but non lucratif, c’est pourquoi elle ne cherche pas à générer du profit. Elle cherche au contraire à allouer un maximum de ses revenus à ses actions de terrain, afin de décupler son impact.
Nathalie nous explique combien l’exactitude des prévisions financières est importante pour amfori :
Le réel et le prévisionnel de notre association doivent absolument être très proches, car cela impacte toute notre chaîne de valeur.
L’intérêt d’amfori n’est pas de garder un maximum de trésorerie, mais d’être au plus près de ses prévisions. EMAsphere aide l’AISBL dans sa démarche de contrôle de gestion.
Par exemple, deux semaines avant chaque comité de direction, l’équipe financière et le comité financier se réunissent. Ensemble, ils pré-valident ainsi les forecasts réalisés dans la plateforme EMAsphere. Ce sont ces mêmes forecasts qui seront présentés pendant le comité de direction qui suit.
“Le contrôle de gestion est capital pour faire fonctionner notre organisation", explique Nathalie.
Elle détaille :
Il faut que l’on atterrisse pile sur la piste d'atterrissage : trop haut par rapport à nos prévisions, ça ne va pas. Trop bas : ça ne va pas non plus. EMAsphere nous aide à réduire au maximum l’écart entre le réel et le budget.
Grâce à EMAsphere, amfori est passée à la vitesse supérieure en matière de contrôle de gestion. Désormais, l’équipe financière peut aller dans le détail des chiffres.
Nathalie revient sur les améliorations dont bénéficie son équipe :
Nous pouvons maintenant comprendre d’où viennent les différences, et suivre notre évolution par rapport au forecast. Nous pouvons expliquer nos écarts dans le détail. Par exemple, nous savons quel fournisseur ou collaborateur a joué un rôle dans cet écart. Cette précision était impossible avant EMAsphere.
