Alles over reporting in vijf stappen

Rapporteren is voor een bedrijf als zuiver water voor de mens: van levensbelang. 

Die rapportering moet wel zorgvuldig ingesteld zijn, zodat u zich kunt laven aan zuivere, bruikbare data. 

CFO’s, CEO’s en finance experts die twijfels hebben over reporting: dit artikel is voor u. 

Samen overlopen we:

• De definitie van reporting, 
• De soorten reporting,  
• De must-haves van reporting, 
• Handige tools voor reporting, 
• Het stappenplan voor een goede reporting.

Rapporteren zonder geheimen

Laten we beginnen bij het begin: de definitie en het nut van reporting.

Wat is reporting?

Reporting is een Engels woord. Het verwijst naar de communicatie van data en omvat:

• het opstellen, 
• het publiceren,
• en het verspreiden van bruikbare verslagen over de activiteiten en de performance van een bedrijf.

Om trouw te blijven aan de Engelse versie, verwijzen we hier met de term ‘reporting’ naar:

• verslaggeving;
• analytische dashboards.

Beide termen zijn immers gebaseerd op de overzichtelijke, visuele voorstelling van de performance van een bedrijf, afdeling, communicatiekanaal, project ...

Reporting in de zin van ‘dashboard’ is dus een tool die geverifieerde en verifieerbare data bundelt. Het is een manier om de KPI’s van een bedrijf zichtbaar te maken. Omdat wij een oplossing hebben ontwikkeld voor performance management, gebruiken we de term ‘reporting’ in dit artikel in de betekenis van een visuele voorstelling van data in de vorm van een dashboard. 

Nog een belangrijk aspect is dat reporting de data centraliseert. Eerst worden de data verzameld en verwerkt, voordat ze vorm krijgen. Al naargelang van de maturiteit van het bedrijf op het vlak van reporting, kunnen die data: 

• handmatig worden ingevoerd door de teams, 
• worden opgehaald uit een Excel-bestand, 
• of automatisch worden geïmporteerd uit reeds bestaande systemen (boekhoudsoftware, ERP, CRM, HRIS ...). 

In dit artikel bespreken we reporting vanuit analytisch standpunt, in de vorm van dashboards in plaats van verslagen.

Waarvoor dient reporting?

Reporting heeft in hoofdzaak twee doelen:  

• via analyse de strategische beslissingen ondersteunen,
• managers en hun teams helpen vooraf vastgelegde doelen te halen.

Reporting helpt namelijk om data op een duidelijke en begrijpelijke manier te structureren.  De informatie wordt op verschillende manieren voorgesteld, om er concreet mee aan de slag te kunnen. 

Het formaat en de frequentie worden vooraf bepaald. Ze variëren afhankelijk van de behoeften van de organisatie en de gebruikers.  

In het algemeen maakt reporting het mogelijk om: 

• strategische of operationele informatie uit te wisselen tussen verschillende diensten, 
• de organisatie een idee te geven van de vooruitgang ten opzichte van de doelstellingen die voortvloeien uit haar strategie,    
• het werk van de teams zinvoller te maken, omdat ze hun vorderingen kunnen volgen.

Welke soorten reporting zijn er? 

Er is een reporting voor elke organisatie, net zoals elk bedrijf zijn eigen behoeften heeft. Om u te helpen bij uw reporting, geven we hier een selectie mee van de meest gebruikte soorten reporting. 

Strategische reporting

Strategische dashboards zijn nuttig voor directiecomités en voor leden van de raad van bestuur. Beide groepen zijn vooral geïnteresseerd in het overzicht en niet zozeer in de details. 

Dit type dashboards geeft C-levels dan ook een algemeen beeld van de performance van het bedrijf, aan de hand van KPI’s die alle activiteiten dekken. 

Reporting per project 

De titel zegt het al: dit type reporting monitort de vooruitgang van een project. Het is geïnspireerd op de methode voor agile ontwikkeling en is nuttig voor: 

• de deelnemers, die zich kunnen oriënteren aan de hand van de mijlpalen van het project; 
• de personen die indirect bij het project betrokken zijn, omdat ze regelmatig op de hoogte worden gebracht van de vooruitgang en de performance

Een reportingcyclus volgens het iteratiemodel van de agile methode 

Analytische reporting

Analytische reporting focust met andere woorden op de mogelijke analyses. Dit soort reporting is gekoppeld aan softwareoplossingen en leunt sterk aan bij business intelligence en EPM (Enterprise Performance Management).

Men heeft het namelijk vaak over analytische reporting wanneer een dashboard een groot aantal data samenbrengt en doorgedreven analyses mogelijk maakt. Deze analytische benadering van reporting steunt met name op de kruising van brondata of de indeling van data in groepen.

Binnen een bedrijf omvat deze analytische reporting KPI’s zoals de rentabiliteit per klant of project, of de kostenanalyse.  

Een scherm met analytische reporting in EMAsphere

Als u verstand hebt van finance, stelt u het begrip van ‘analytische reporting’ wellicht gelijk aan reporting op basis van analytische boekhouding. Dat is begrijpelijk, maar niet helemaal correct.

Operationele reporting per afdeling

Soms heeft elke afdeling een eigen operationele reporting nodig om haar doelstellingen na te streven. Het kan gaan om: 

• financiële reporting,
• sales reporting,
• marketing reporting,
• HR reporting,
• …

Finance

Financiële reporting is een van meest emblematische en kan op verschillende manieren worden opgevat. Zo is er reporting over boekhouding, cashflow management, financiële planning of consolidatie.

Boekhoudkundige reporting focust bijvoorbeeld op de KPI’s in verband met de boekhoudkundige gezondheid van het bedrijf, zoals de DPO (gemiddelde betalingstermijn leveranciers), de DSO (gemiddelde betalingstermijn klanten) of de evolutie van de EBITDA. Geautomatiseerde reporting software zoals EMAsphere kan binnen dit type reporting ook balansen en winst- en verliesrekeningen aanmaken.  

Consolidatie reporting is dan weer gebaseerd op de afstemming van de rekeningen en intercompany-transacties, om een geconsolideerd beeld te krijgen van een groep met tientallen of zelfs honderden entiteiten. Daarvoor wordt bij voorkeur gespecialiseerde software gebruikt, die tot op de transactie nauwkeurig kan analyseren, met bovendien:

• meerdere consolidatiegroepen,
• intelligente assistenten die ‘matches’ kunnen suggereren. 

Sales 

Reporting en sales zijn onafscheidelijk in bedrijven die sales performance belangrijk vinden. Dit type reporting focust onder andere op KPI’s als:

• omzet 
• verkoop YtD of maandelijks
• gewogen pipeline waarde
• conversieratio
• ACV (Annual Contract Value)
• omzet per product, per verkoper, per regio 
• ...

MVO-reporting (maatschappelijk verantwoord ondernemen)

Voor dit relatief nieuwe begrip wordt ook wel de Engelse term ESG-reporting gebruikt, waarbij ESG staat voor Environmental, Social en Governance. 

Deze reporting kijkt naar de niet-financiële aspecten van het bedrijf. We vinden er evaluatiecriteria in verband met sociale, maatschappelijke en ecologische elementen.  En KPI’s zoals:

• het aantal aangeboden opleidingen, 
• de territoriale, economische en sociale impact van de bedrijfsactiviteiten, 
• het duurzame gebruik van hulpbronnen.

Must-haves in reporting

Dit zijn de drie elementen die niet mogen ontbreken in een degelijk reporting dashboard: 

• het menu;
• de werkbalk;
• de dataweergave.

Verschillende onderdelen in het EMAsphere-platform

Vanuit het menu hebt u toegang tot de verschillende pagina’s. In het menu kunt u:

• door de pagina’s navigeren,
• informatie ordenen per thema.

  Keep it simple! Wij raden aan niet te veel informatie op eenzelfde pagina te zetten. Zo is alles voor iedereen makkelijker te begrijpen. In EMAsphere is het menu bijvoorbeeld volledig aanpasbaar aan uw behoeften en aan de rechten en rollen van elke gebruiker of groep gebruikers.

Menu in het EMAsphere-platform

In het deel ‘dataweergave’ vindt u uw KPI’s, grafieken en tabellen. 

Die informatie kunt u meestal vergelijken:

• met oudere informatie (YtD vs. YtD-1, huidige maand vs. vorige maand, budget vs. reële cijfers ...)
• met informatie van de sector: hoe goed doet u het in vergelijking met de rest van de markt?
• met andere informatie van het bedrijf, d.w.z. van dochterondernemingen, andere producten, andere regio's ...
  
  

In een degelijke reporting is het ook mogelijk om een individuele filter toe te passen op de relevante grafieken. Neem bijvoorbeeld een grafiek met het aantal opgestelde offertes per maand in de afgelopen twaalf maanden. Die grafiek kunt u filteren om bijvoorbeeld met een klik ook het aantal ondertekende offertes weer te geven. In EMAsphere kunt u kiezen uit meer dan 50 vooraf geconfigureerde KPI’s, tabellen en grafieken.  Nog zo handig! 

Dataweergave in het EMAsphere-platform

De werkbalk dient om filters toe te passen en de gewenste parameters in te stellen. 

Zo kunt u algemene filters toepassen op de volledige pagina, in plaats van op afzonderlijke grafieken: een cruciale feature. Een van de meest gebruikte filters is bijvoorbeeld het datumbereik. 

Werkbalk in het EMAsphere-platform

Tools om uw reporting te bouwen

We nemen twee categorieën van de meest gebruikte reportingtools onder de loep: spreadsheets en EPM-oplossingen. 

Spreadsheets om mee te beginnen

In ons artikel over reporting in Excel zeiden we het al: spreadsheets zijn een klassieker in het bedrijfsmanagement. Google Sheets en Excel zijn bijvoorbeeld goede tools om de eerste stappen te zetten in de wereld van de reporting. Tenminste als u bereid bent om:

• het risico te lopen dat er tijdens het invoeren fouten insluipen, 
• veel tijd te besteden aan het updaten van uw spreadsheets.

EPM-oplossingen om efficiënter te werken

EPM-oplossingen (Entreprise Performance Management) bieden een kijk van 360° op de activiteit. Ze geven een goed beeld van: 

• analytische reporting,
• consolidatie, 
• forecasts,
• managementsimulaties.

Zoals we al aankaartten in onze gids om de juiste EPM-tool te kiezen, zijn deze oplossingen goede bondgenoten voor CFO's en het topmanagement in het algemeen. Als ze goed afgestemd zijn op de behoeften van uw bedrijf, dragen ze bij aan het performance management.

Een EPM-oplossing als EMAsphere: 

• maakt automatisch verbinding met de specifieke tools,
• automatiseert de samenstelling van dashboards voor een betere interpretatie van de reportings,
• geeft alle gebruikers toegang tot de data die ze nodig hebben voor hun profiel.

Rapporteren in 1, 2, 3

Reporting komt meestal tot stand in drie eenvoudige stappen:

Reporting implementeren in drie stappen

Behoeften bepalen

Denk in deze fase na over de behoeften: 

• Van de organisatie, die rekening moet houden met haar strategische oriëntatie en de beperkingen van de reeds bestaande tools.  
• Van de teams, afhankelijk van de gewoonten en services.
• Van het directiecomité, die een reporting met direct bruikbare informatie verwacht. 

Houd steeds de strategie van uw bedrijf in gedachten wanneer u aan de reporting werkt. Stel uzelf de vraag: “Wat is de strategische visie van mijn organisatie?” Zo kunt u een of meerdere doelstellingen definiëren, volgens de SMART-methode (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Redelijk en Tijdsgebonden). Elke doelstelling kan vervolgens worden uitgesplitst in KPI’s.

Wil u meer weten over de SMART-methode? Download ons ebook over de 7 fouten in reporting en ontdek al onze tips!

Data analyseren en verwerken

Reporting is gebaseerd op data. Die data kunnen handmatig ingevoerd worden door de teams, of opgehaald worden uit gespecialiseerde tools. Sta hoe dan ook stil bij de kwaliteit van uw data. Dat kan aan de hand van vier vragen:  

• Betrouwbaarheid: hoe nauwkeurig zijn de ingevoerde of opgehaalde data? 
• Volume: hoeveel informatie moet uw reporting verwerken? 
• Formaat: hebben de data uit de verschillende systemen die uw reporting gebruikt, hetzelfde formaat? 
• Berekening: zijn er berekeningen op basis van de data nodig om de informatie bruikbaar te maken?

Dashboard opstellen

Reporting is pas bruikbaar wanneer:

• er metrics in staan die relevant zijn voor de gebruikers,
• de weergave duidelijk is en afgestemd op het reële gebruik,
• de structurering coherent is. 

Om tot een reporting te komen die aan deze criteria voldoet, is meestal een iteratieproces nodig.  Zo kunnen de KPI’s en de modeling gaandeweg worden verfijnd.   

Drie mogelijke grafische voorstellingen voor reporting uit de performance management tool EMAsphere

Het is uw beurt!

Nu u dit artikel gelezen hebt, hebben de basics van reporting geen geheimen meer voor u. Pas uw nieuwe kennis meteen toe en stel uw dashboard samen in drie stappen. 

Download nu ons gratis ebook!