Een boekhoudpakket kiezen

De keuze voor een boekhoudpakket is een beslissing die ook de komende jaren een rol zal spelen, omdat de oplossing deel uitmaakt van het dagelijks leven van het financiële team. Het analyseren en kiezen van een goed pakket kan een lange en complexe klus zijn. Het doel van dit artikel is om u te helpen bij uw keuze en bestaande oplossingen met elkaar te vergelijken, om zo het juiste boekhoudpakket voor uw bedrijf te kiezen.

Uw behoeften in kaart brengen

Voordat u begint aan uw onderzoek, is het belangrijk de tijd te nemen om uw behoeften voor de komende vier tot vijf jaar op te lijsten en in kaart te brengen. Als uw bedrijf bijvoorbeeld in een andere valuta wil factureren, moet zeker rekening worden gehouden met deze behoefte. Daarom is het nuttig elke behoefte in te delen in verschillende niveaus, zoals "optioneel", "nuttig" of "onmisbaar".

Aarzel ook niet om enerzijds uw collega's te raadplegen wiens activiteiten een impact hebben op de boekhouding (bv. offertes, verkoop, voorraadbeheer, ...) en anderzijds het IT-team. In sommige bedrijven zijn er strenge juridische regels omtrent het beheer van de gegevens en dus is het noodzakelijk om de mensen die hiervoor verantwoordelijk zijn te betrekken.

Anderzijds, als u wordt geadviseerd door een accountant, raden we u aan om zijn of haar mening zeker te vragen, omdat zij u waarschijnlijk eveneens een pakket kunnen aanbevelen.

De vragen die u kunt stellen, kunnen worden opgesteld aan de hand van onderstaande criteria. Hieronder vindt u een overzicht:

Project Management

• Wie zijn degenen die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van het project?
• Wat is de deadline voor de implementatie van de oplossing?
• Is er hulp nodig van een integrator?
• Moeten bestaande gegevens gemigreerd worden?
• ...

Systeembeheer

• Hoeveel gebruikers zijn er nodig?
• Zijn er verschillende toegangsrechten voor de gebruikers nodig?
• Is het nodig om de transacties van elke gebruiker te traceren
• Kunnen de gegevens online worden opgeslagen
• Is de software toegankelijk vanuit elke browser?
• Is er een mobiele app?
• …

Omgeving

• Welke talen spreken gebruikers?
• Wordt er met meerdere valuta (EUR, USD, GBP) gewerkt?
• Zijn er meerdere juridische entiteiten? In verschillende landen?
• Zal de software in verschillende landen worden gebruikt?
• …

Inkomsten / Klantfacturen / contracten

• Wat zal ons factuurvolume zijn?
• Worden facturen automatisch gemaakt op basis van de bestellingen?
• Moeten facturen direct vanuit de software worden verzonden?
• Is het nodig om klantherinneringen te beheren
• ...

Kosten en leveranciersfacturering

• Wat zal ons factuurvolume zijn?
• Moeten facturen gescand worden?
• Is het automatisch beheer van boekhoudkundige boekingen nodig?
• Is inkoopbeheer per legale entiteit nodig (valuta, btw)?
• ...

BTW

• Dienen BTW-codes geconfigureerd te worden per land?
• Zijn BTW-rapporten nodig?
• Wat met BTW-aangiftes
• …

Banken

• Wat met reconcilaties?
• Is een integratie met automatische incasso's nodig?
• Is er een integratie met betalingsplatforms nodig (bijv. VISA)?
• Moet het mogelijk zijn leveranciersbetalingen inclusief validatie voor te bereiden?
• ...

Overig

• Moet er een automatische generatie van boekingen aan het einde van het fiscale jaar zijn?
• Wat met codes voor facturen(bijvoorbeeld FR2018 vs. BE2018)?
• Is het beheren van onkostendeclaraties nodig?
• Wat met Asset Management en revisiebeheer?
• ...

Om u te helpen bij uw keuze, hebben we een aanpasbare checklist samengesteld met de belangrijkste vragen die u zich hierbij moet stellen. Dit document kan ook gebruikt worden om een comparatieve analyse uit te voeren.

U kan het hier downloaden.

Analyse van boekhoudpakketten

Kenmerken

Het wordt niet aangeraden om de verschillende boekhoudpakketten in de markt alleen maar volgens de grootte van de bedrijven waarop zij zich richten, in te delen. We sommen de belangrijkste kenmerken die de verschillende pakketten onderscheiden, die uw keuze kunnen beïnvloeden:

Online vs “on premise”

"Online" boekhoudpakketten (= in de cloud of SaaS) zijn alleen toegankelijk via uw internetbrowser. Uw boekhoudgegevens worden door de provider opgeslagen op de eigen servers, die zich mogelijk in het buitenland kunnen bevinden. Cloud-pakketten hebben heel wat voordelen: altijd en overal toegankelijk, automatische updates, geen infrastructuurkosten, gegevensbeveiliging, snelle implementatie, enz.

Boekhoudpakketten ‘on premise’ (lokaal)daarentegen worden gevoerd op servers die door uw bedrijf of een onderaannemer worden beheerd. In beide gevallen worden de gegevens opgeslagen in een omgeving die niet afhankelijk is van de leverancier. Dit principe is meestal van toepassing voor bedrijven die geen sterke IT-middelen hebben, omdat de implementatie en het onderhoud van ‘on premise’ oplossingen verregaande technische kennis vereisen.

Wij raden u ten zeerste aan om voor online boekhoudpakketten te kiezen, tenzij uw IT en/of juridische afdeling sterk gekant is tegen een SaaS-oplossing.

Locatie en wettelijk kader

Sommige pakketten kunnen vele voordelen hebben (in gebruik, functionaliteiten, integraties, ...) maar zijn niet altijd aangepast aan de regels van de markt. Ondanks het feit dat ze een aantal gelijkenissen vertonen, verschilt de boekhouding van land tot land en is het van cruciaal belang om de juridische en functionele aspecten van uw land te bekijken.

Zorg er bijvoorbeeld voor dat de gekozen software het FEC-label heeft. Aarzel niet om een aantal bedrijven te contacteren die het pakket die u zou kiezen, gebruiken.

Sector

Bepaalde boekhoudpakketten zijn beschikbaar in verschillende versies, die aangepast zijn aan bepaalde sectoren. Deze eigenschap kan een belangrijke factor zijn, maar niet het belangrijkste criterium om uw keuze te maken.

Integraties

De boekhoudsoftware kan ook deel uitmaken van een ERP ("Enterprise Resource Planning"), dat wil zeggen een softwarepakket waarvan de verschillende modules door verschillende afdelingen van het bedrijf worden gebruikt. Het opzetten van een dergelijk platform heeft veel voordelen, waaronder het gemak waarmee informatie van het ene departement naar het andere kan worden gestuurd (finance, operations, sales, ...). Deze aanpak vereist echter een sterke betrokkenheid van de verschillende afdelingen en een langere implementatieperiode, wat het installeren van uw boekhoudpakket zou kunnen bemoeilijken.

Een andere optie is om een "stand-alone" oplossing te kiezen. In dat geval werkt het boekhoudpakket onafhankelijk en is deze niet geïntegreerd in andere software die in het bedrijf gebruikt wordt. Als deze aanpak de voorkeur heeft, wordt het aangeraden om de mogelijke integraties tussen het boekhoudpakket en bijvoorbeeld het CRM - dat door het salesteam wordt gebruikt - te bekijken. Dergelijke integraties maken het mogelijk het invoeren van de gegevens te verminderen, te standaardiseren en ze gemakkelijk bij te werken

Gebruiksvriendelijkheid

Het voeren van de boekhouding is vaak vervelend als de software slecht is opgesteld. Sommige details (zoals snelkoppelingen, het instellen van een dashboard) kunnen een impact hebben op de efficiëntie en tijdwinst. Het is in de meeste gevallen mogelijk om een demoversie aan te vragen en we moedigen u aan om de software te testen om de gebruiksvriendelijkheid vooraf te testen.

Functionaliteiten

De functionaliteiten verschillen van het ene pakket tot het andere en je hebt ze niet allemaal nodig. Een grondige analyse van uw behoeften (zie hierboven) stelt u in staat om een beter onderscheid te maken tussen de functies die u nodig zult hebben en de functies die u minder nodig heeft. Bovendien laten de meeste online" of ‘on-premise’ pakketten het toe dat andere tools (bijvoorbeeld dashboard-tools) zich koppelen aan het pakket om gebruikers alle nodige functionaliteiten te kunnen aanbieden.

Pricing

Prijsmodellen kunnen variëren van pakket tot pakket en kunnen verborgen kosten met zich meebrengen. Om de totale kosten te schatten, raden wij aan om met verschillende zaken rekening te houden.

Gebruikers

De prijs van boekhoudpakketten wordt vaak berekend op basis van het aantal gebruikers.
Het is gevaarlijk om enkel op dit aspect de kosten van de verschillende pakketten te vergelijken. Hou er echter rekening mee dat deze kosten slechts een deel van de totale kosten kunnen uitmaken. Weet ook dat die prijsverschillen vaak laag zijn in vergelijking met de kosten van een werknemer... of de koffie die hij maandelijks drinkt.

Functionaliteiten

Softwareleveranciers hebben vaak verschillende versies, en dus ook verschillende prijzen. Het abonnement "Starter" omvat bijvoorbeeld de functies A en B, terwijl het abonnement "Business" de functies A, B, C en D aanbiedt. De logica hierachter is om u eerst de goedkoopste versie te laten nemen om nadien pas de juiste oplossing te kiezen. Het is dan waarschijnlijk dat u heel snel een upgrade moet doen om toegang te hebben tot de functionaliteiten die u nodig heeft et is daarom van cruciaal belang om de functionaliteiten die u op middellange en lange termijn nodig zal hebben, eerst in kaart te brengen om de meest geschikte versie te kiezen.

Volume

Het aantal verwerkte eenheden kan snel een grote invloed hebben op de prijs die u betaalt. Deze parameter kan verschillende punten omvatten, zoals het aantal verwerkte facturen, de hoeveelheid gehoste gegevens, het aantal contacten, enz. Dus, hou rekening met uw huidige en toekomstige volumes van uw financiële afdeling, zodat u de kosten van uw toekomstige boekhoudsoftware nauwkeurig kunt berekenen.

Extra diensten

Welke trainingen hebben de gebruikers nodig? Hoe worden de gegevens van uw oude systeem overgezet naar uw nieuw boekhoudpakket? Welke ondersteuning krijgt u na het opzetten van uw pakket? Deze zaken vergen mogelijk extra diensten van de provider en de kosten kunnen zo snel oplopen. Om het integratieproces van uw boekhoudsoftware tot een goed einde te brengen, aarzel zeker niet om ons e-boek "Succesvolle integratie van uw boekhoudpakket" te raadplegen.

Contractduur

De minimale en maximale contractuele voorwaarden kunnen van leverancier tot leverancier verschillen: sommige geven u de vrijheid om maandelijks een abonnement te nemen, terwijl andere een engagement van minstens één jaar vragen. Hou er echter rekening mee dat de contractvoorwaarden slechts een deel van uw commitment uitmaken. Vergeet niet om ook rekening te houden met de technische en operationele uitdagingen om uw huidig boekhoudpakket te veranderen. Met andere woorden, de overdracht van gegevens tussen verschillende pakketten is complex, u zal waarschijnlijk voor minimum één fiscaal jaar gebonden zijn aan het contract van uw provider.

Besluit

Om een juist boekhoudpakket te kiezen, is het belangrijk om eerst uw behoeften goed te kennen en verschillende oplossingen te vergelijken. Het is ook belangrijk om te onthouden dat u de beste keuze maakt als het pakket ook door ervaren mensen zal worden geïmplementeerd. Zorg er dus voor dat je jezelf omringt, zowel intern als extern, door bekwame mensen en aarzel niet om feedback te vragen van anderen.

Om onze checklist te downloaden, klik hier.