Bij URBANTZ was er zeker geen gebrek aan data, maar omdat het moeilijk was om al die data bij elkaar te sprokkelen, hadden de teams geen overzicht van hun activiteiten en prestaties.
URBANTZ had een eenvoudige, easy-to-use oplossing nodig om al hun cijfers te centraliseren.
Tijdens een marktonderzoek overwoog URBANTZ ook een andere SaaS-oplossing. Simon legt uit hoe het gevarieerde aanbod connectoren van EMAsphere de doorslag gaf.
“Dankzij de vele connectoren van EMAsphere konden we:
Simon licht toe hoe EMAsphere URBANTZ helpt bij de follow-up van hun management data.
“In onze Management Reporting volgen we dagelijks de data uit ons eigen SaaS-product op, maar ook de P&L dankzij de analytische assen. Verder kunnen we binnen die reporting operationele data in de gaten houden, zoals:
Voorbeeld van KPI’s en grafieken in EMAsphere, op basis van fictieve data.
De teams van URBANTZ zijn ook blij met de visuals van de tool. Daarmee kunnen ze in een oogopslag de evolutie van de inkomsten en kosten volgen.
Dankzij EMAsphere heeft URBANTZ nu een handig overzicht van zijn financiële en operationele data.
Vóór EMAsphere moest het finance team van URBANTZ jongleren met verschillende Excel files. Het risico op fouten was groot en er ging veel tijd verloren.
Simon schetst hoe het er vroeger aan toeging:
“Aan de ene kant hadden we heel veel Excel files. Die moesten we updaten en synchroniseren om te kunnen rapporteren over onze activiteiten. Aan de andere kant kregen we van de teams vragen over specifieke KPI’s of data. De exacte cijfers verkrijgen was tijdrovend.”
Dat EMAsphere zo gebruiksvriendelijk en ready-to-use is, was doorslaggevend toen URBANTZ een performance management tool moest kiezen. De bedrijfsactiviteiten zonder onderbreking verderzetten was een belangrijk doel. Simon legt uit hoe URBANTZ kon blijven doorwerken tijdens de implementatie van EMAsphere.
“Business as usual, wat er ook gebeurt, zo luidt onze interne vuistregel. Omdat de tool van EMAsphere zo toegankelijk en gebruiksvriendelijk is, konden we ons daar ook steeds aan houden. Dat we de oplossing bovendien konden gebruiken als white label met de kleuren van ons bedrijf, was de kers op de taart.”
Een van de reportings in de kleuren van URBANTZ in EMAsphere
Simon herinnert zich nog goed de eerste dagen met EMAsphere:
“Ik was onmiddellijk gewonnen voor het idee om EMAsphere te gebruiken. De tool maakt mijn dagelijkse taken een stuk makkelijker. Ik hoef niet langer data bij elkaar te sprokkelen en kan de financiële informatie moeiteloos delen. Alle data worden automatisch gecentraliseerd in eenzelfde cloud tool. Zonder EMAsphere zou ik niet meer weten wat aanvangen.”
Urbantz is een startup. Een (pijl)snelle groei en aandeelhouders in het kapitaal zijn kenmerkend voor dit type ondernemingen.
Financiële en operationele reporting opstellen behoort tot Simons takenpakket. Hij legt uit wat er voor hem veranderd is sinds ze met EMAsphere werken:
“Vóór EMAsphere kroop er veel meer tijd in de reporting. Bovendien nam het risico op fouten in Excel toe naarmate de files meer informatie bevatten. We hadden een betere oplossing nodig.”
Nu staan de zaken er heel anders voor. Zo vat Simon het samen:
“Met EMAsphere kan ik veel sneller feedback geven aan de raad van bestuur. Meestal is mijn reporting twee dagen na het einde van de maand al klaar, up-to-date en foutloos. Ook met de geprogrammeerde verzending van automatische slide decks win ik tijd.”
Urbantz groeit snel (+58% tussen 2019 en 2020). Hun reporting moest zich aanpassen aan de nieuwe behoeften. Simon licht toe hoe hij zich de tool heeft eigen gemaakt om de reporting mee te laten evolueren:
“Onze customer manager, Xavier, kwam bij ons op kantoor training geven. Al snel kon ik volledig zelfstandig onze rapportering aanpassen. Er is veel documentatie beschikbaar in het help center, maar ook het team met customer managers is makkelijk te bereiken.”
Naarmate Urbantz groeide, wilde het bedrijf ook het vertrouwen van zijn investeerders versterken. Daarom kregen ze allemaal hun eigen login op EMAsphere om de data van het bedrijf te raadplegen. Ze kunnen er hun financiële en operationele dashboards raadplegen, wanneer ze maar willen, op de device die ze willen (pc, tablet of smartphone, in iOS of Android).
Een overzicht van de schermen van het EMAsphere-platform vanuit verschillende media.
Rapporten delen met investeerders is een belangrijke topic bij startups. Ook de startup Utopix kon dankzij EMAsphere beter informatie delen met investeerders. Mede-oprichtster Sophie Verhulst vertelt er alles over in deze video.
In de toekomst wil Urbantz nog verder gaan in de communicatie van financiële en operationele informatie binnen het bedrijf. Enerzijds door de budgetverantwoordelijken van elke dienst op te leiden. Anderzijds door EMAsphere te koppelen aan de digitale tools van de afdelingen sales (HubSpot) en HR (Officient).
Zo willen ze de data over de pipeline en het personeel op de voet volgen binnen dezelfde omgeving. Simon legt uit hoe ze het aanpakken:
“We willen alle teams een betere kijk geven op hun metrics. Het is de bedoeling dat iedereen steeds toegang heeft tot de informatie die relevant is voor hem of haar, en deze in één oogopslag kan begrijpen aan de hand van inzichtelijke visuals.”
