Features
Algemene Gebruiksvoorwaarden van de EMAsphere Oplossing (België / Nederland)
Select your EMAsphere subscription
EMAsphere S.A.
Rue du Bosquet, 9 1438 Louvain La Neuve, Belgique BCE 0538.597.349
Artikel 1 - Toepassingsveld
Onderhavige algemene gebruiksvoorwaarden (hierna “AGV”) zijn van toepassing op elke bestelling geplaatst door de Klant bij EMAsphere en op elk gebruik van de Oplossing.
De keuze van de Applicaties en de daarop betrekking hebbende prijzen zijn vermeld op de Bestelbon.
Behoudens uitdrukkelijk anders vermeld en ondertekend op de Bestelbon, sluiten deze van toepassing zijnde AGV de toepassing uit van elke andere algemene en/of bijzondere voorwaarden van de Klant.
Door de ondertekening van de Bestelbon bevestigt de vertegenwoordiger van de Klant dat hij over de nodige bevoegdheden en toestemmingen beschikt om geldig de rechtspersoon die hij vertegenwoordigt te verbinden.
Artikel 2 – Definities
De termen die met een hoofdletter beginnen worden hierna als volgt gedefinieerd:
- « Bestelbon » : betekent de door de Klant ondertekende bestelbon.
- « AGV » : betekent onderhavige algemene gebruiksvoorwaarden van de Oplossing.
- « Klant » : betekent de fysische of rechtspersoon die het Contract is overeengekomen.
- « Dienstverlener » : betekent de N.V. EMAsphere.
- « Contract » : betekent het contractueel geheel gevormd door de Bestelbon en de AGV
- « Gegevens » : betekent alle gegevens (ondermeer financiële, boekhoudkundige of andere) die door de Oplossing worden beheerd.
- « Intellectueel eigendomsrecht » : betekent de octrooien, plannen, modellen, tekeningen, auteursrechten, rechten op gegevens, commerciële merken, dienstmerken, knowhow, domeinnamen, rechten op software, commerciële benamingen (geregistreerd of niet, inbegrepen elke registratie-aanvraag m.b.t. deze rechten), en meer algemeen elk gelijkaardig recht, inbegrepen elke uitbreiding en hernieuwing van deze rechten, overal in de wereld.
- « EMAsphere » : betekent de N.V. EMAsphere, of elke rechtsverkrijger ervan.
- « Platform » : betekent de « cloud » platform toegankelijk via https://ema.emasphere.com/ of elke hiervoor door EMAschere aangegeven url.
- « Diensten » : betekent de consultancy diensten die door EMAsphere kunnen worden verleend.
- « Applicatieve Diensten » : betekent de functionaliteiten door EMAsphere aangeboden in SaaS modus aan de Gebruikers van het Platform.
- « Oplossing » : betekent het geheel gevormd door de toegang tot het Platform en het gebruik van de Applicatieve Diensten.
- « Gebruiker » : betekent elke persoon die onder de autoriteit staat van de Klant (aangestelde, bediende, vertegenwoordiger, zelfstandige medewerker, mandataris, enz. …) die toegelaten werd om toegang te hebben tot de Oplossing.
Artikel 3 – Voorwerp
De AGV hebben tot voorwerp de op de Oplossing toepasselijke voorwaarden te bepalen. Mits betaling van de prijs verschaft de Dienstverlener aan de Klant, die aanvaardt:
- Een toegangsrecht tot het Platform aan de hierna bepaalde voorwaarden;
- Een recht op finaal gebruik, op ondersteuning en op de evoluties van de Applicatieve Diensten;
- Een geheel aan Diensten, hierna nader bepaald, waaronder data hosting.
Artikel 4 - Facturatie en betalingen
4.1. De toepasselijke tarieven voor het gebruik van het Platform en van de Applicatieve Diensten staan vermeld op de Bestelbon.
Elk vermeld bedrag is een netto-bedrag, taksen en BTW niet meegerekend.
4.2. Behoudens andersluidend beding zijn de facturen betaalbaar binnen een maximale termijn van dertig (30) dagen te rekenen vanaf hun datum van verzending.
4.3. Behoudens andersluidend beding is de uitvoering door EMAsphere van een Bestelbon afhankelijk aan diens voorafgaandelijke betaling van de erop betrekking hebbende prijs.
4.4. EMAsphere behoudt zich het recht voor om elk jaar, op de verjaardag van de inwerkingtreding van de bestelbon en ongeacht de duur van het contract, de tarieven te indexeren op basis van het indexcijfer van de gehanteerde consumptieprijzen, zoals gepubliceerd door de FOD Economie.
4.5. In geval van niet-betaling, gedeeltelijke betaling of laattijdige betaling heeft EMAsphere, ongeacht elke andere beschikbare actiemogelijkheid, het recht om de toegang tot de Oplossing en/of de uitvoering van de Diensten op te schorten tot volledige en volmaakte betaling van de prijs, zonder dat deze opschorting op enige wijze enige aansprakelijkheid in haar hoofde kan veroorzaken.
4.6. Op elk bedrag dat niet op tijd werd betaald zal van rechtswege en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling een conventionele vertragingsintrest verschuldigd zijn van tien procent (10%), tot algehele en volmaakte betaling. EMAsphere zal eveneens gerechtigd zijn een forfaitaire vertragingsvergoeding te vorderen van vijftien procent (15%) op alle onbetaalde bedragen.
4.7. In geval van wijziging van zijn facturatie-adres zal de Klant er voor zorgen EMAsphere hiervan tijdig te verwittigen. Deze laatste kan geenszins verantwoordelijk worden gesteld voor elke schade die zou worden veroorzaakt ten gevolge van een laattijdige informatie vanwege de Klant.
Artikel 5 - Toegang tot het Platform
5.1. Enkel de Klant zal gebruik maken van het hem verleende toegangsrecht. Uitgezonderd tijdens de onderhoudsperiodes zal hij zich kunnen connecteren op elk ogenblik, zijnde :
- 24 uur op 24;
- 7 dagen 7;
- Zondagen en feestdagen inbegrepen.
5.2. Na verloop van de formaliteiten met betrekking tot de opening van een rekening en van de betaling van de prijs zoals vermeld op de Bestelbon, zal de Klant zich een klantrekening (hierna « Klantrekening ») toekennen die hem zal toelaten om gebruikersrekeningen (hierna « Gebruikersrekeningen ») te creëren en te beheren, en om aan diverse Gebruikers toe te laten toegang te hebben tot de Oplossing.
Een Gebruikersrekening bevat een unieke identificatiecode (login) een paswoord of elke andere vorm van unieke identificatie per Gebruiker, door EMAsphere toegekend.
5.3. De Klant en de Gebruiker zijn verantwoordelijk voor de bescherming van de confidentialiteit van de identificatiecodes en paswoorden. Meer algemeen zal alleen de Klant de verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de veiligheid van de individuele toegangsposten tot de Oplossing.
De Klant is alleen en uitsluitend aansprakelijk indien de identificatiecodes en paswoorden abusief worden gebruikt.
Hij zal ervoor zorgen en waken dat geen enkele andere persoon dan de Gebruiker toegang kan hebben tot de Oplossing.
Elke toegang tot de Oplossing via een Gebruikersrekening zal geacht worden uit te gaan van de betrokken Gebruiker en vanuit de Klantrekening waarvan hij afhangt.
De Klant is aansprakelijk ten aanzien van EMAsphere voor elk gedrag, actie of verzuim van Gebruikers die afhangen van zijn Klantrekening en waarborgt EMAsphere tegen elke schade die hieruit zou kunnen voortvloeien.
In geval van misbruik, verlies, diefstal of elk ander probleem met betrekking tot een identificatiecode of paswoord, verbindt de Klant zich ertoe om EMAsphere hiervan onverwijld te informeren, en deze berichtgeving via aangetekende brief te bevestigen.
EMAsphere behoudt zich het recht voor om, met of zonder voorafgaandelijke notificatie, en zonder hierbij enige aansprakelijkheid aan te gaan, een Klantenrekening te beperken, op te schorten of te beëindigen in geval van inbreuk of niet-naleving door de Klant en/of een Gebruiker van een of meerdere bepalingen van het Contract, van de AGV, van de wet, van welkdanige toepasselijke reglementering of van rechten van derden.
Ingeval van opschorting of beëindiging van een Klantenrekening, zullen de Klant en de Gebruikers van deze Klant geen toegang meer hebben tot de Oplossing. Ingeval van opschorting of beëindiging van een Gebruikersrekening zal de betrokken Gebruiker geen toegang meer hebben tot de Oplossing.
5.4. De Klant is verwittigd van de technische gevaren die inherent zijn aan het Internet, en van de onderbrekingen van de toegang tot de Oplossing die hieruit kunnen resulteren.
Bijgevolg zal EMAsphere niet aansprakelijk kunnen worden gesteld voor eventuele onbeschikbaarheden of vertragingen van de Oplossing. EMAsphere is niet in staat om de continuïteit te waarborgen van de vanop afstand via Internet aangeboden Applicatieve Diensten, wat de Klant erkent.
De toegang tot het Platform kan op occasionele wijze onderbroken worden omwille van onderhoud en interventies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de Oplossing. Ingeval van onderbreking van de Applicatieve Diensten omwille van onderhoud, zal de Dienstverlener hiervan de Klant in de mate van het mogelijke vooraf verwittigen om deze laatste toe te laten de nodige maatregelen te treffen, zodat zijn activiteit zou weinig mogelijk wordt verstoord.
De Dienstverlener zal niet aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de eventuele impact van deze onbeschikbaarheid van de Oplossing op de activiteiten van de Klant.
Artikel 6 - Gebruik van de Applicatieve Diensten
6.1. De Klant verbindt er zich toe om de Applicatieve Diensten voor zijn eigen noden te gebruiken, in overeenstemming met hun bestemming, met uitsluiting van elke andere finaliteit. In dit opzicht verbiedt de Klant zich, onder meer:
- Te pogen de procedures inzake de veiligheid, de toegangsverificatie en de confidentialiteitsregels m.b.t. de toegang tot de Oplossing en/of de Gegevens te omzeilen, binnen te breken of te wijzigen;
- De gebruiksbeperkingen m.b.t. een Klantrekening of een Gebruikersrekening niet na te leven;
- De eventuele kwetsbaarheden van het Platform te testen;
- De Applicatieve Diensten te wijzigen of proberen te wijzigen;
- Virussen en/of malware te introduceren, « denial of service » aanvallen of elke andere actie te verrichten die als gevolg kunnen hebben de Oplossing te vertragen, te degraderen, te beschadigen of gewoon weg een welkdanig risico te doen lopen;
- Eender welke technologie te gebruiken (zoals bvb. data mining, spiders, crawlers, screenscraping of gelijk welke andere technologie met gelijkaardige functionaliteit) om de Oplossing te kopiëren of te gebruiken voor andere doeleinden dan deze die werden toegestaan door EMAsphere ;
- Toegang proberen te hebben tot de Gegevens van andere Klanten of Gebruikers, of deze te pogen te wijzigen.
6.2. De Oplossing wordt door EMAsphere aangeboden op een « as is » basis. De Klant en de Gebruiker erkennen dat het gebruik van de Oplossing gebeurt op risico van de Klant en de Gebruiker, en dat EMAsphere niet kan waarborgen dat de Oplossing op elk ogenblik toegankelijk en bruikbaar is, en dat er geen problemen zouden kunnen zijn m.b.t. de toegang, het gebruik of de prestaties van de Oplossing. De verbintenissen van EMAsphere zijn uitsluitend middelenverbintenissen.
Artikel 7 - Bijstand en evolutie van de Oplossing
7.1. Ondersteuning
Het eerste support-niveau dat toelaat om een onregelmatigheid van de Oplossing te identificeren, wordt waargenomen door de partner van EMAsphere belast met de implementatie en parametrisering van de Oplossing bij de Klant.
EMAsphere zal slecht gehouden zijn het eerste support-niveau waar te nemen in de hypothese dat zijzelf de implementatie en parametrisering voor de Klant heeft verricht.
7.2. Evolutie
EMAsphere behoudt zich het recht en de mogelijkheid voor, naar eigen discretie, om de aan de Klant overeenkomstig het Contract ter beschikking gestelde Oplossing te wijzigen onder voorbehoud dat deze wijzigingen niet op substantiële wijze de prestaties van het systeem en/of de technische condities degraderen in vergelijking met deze van voor de wijzigingen.
Artikel 8 - Eigendom
8.1. Eigendom van de Oplossing
EMAsphere blijft de enige eigenaar van de Oplossing en van alle daarop betrekking hebbende Intellectuele Rechten. De Klant beschikt over geen enkel ander voorrecht dan het gebruik van de Oplossing overeenkomstig de voorwaarden voorzien in het Contract.
De Klant verbindt er zich toe geen enkele wijziging aan te brengen aan de hem ter beschikking gestelde Applicatieve Diensten. Elke overtreding aan deze verbintenis zal de onmiddellijke beëindiging van het Contract inhouden.
Elke reproductie, zelf slechts gedeeltelijk, van het Platform en van de Functionaliteiten is onderhevig aan de voorafgaandelijke en geschreven toestemming van EMAsphere.
EMAsphere behoudt eveneens de eigendom van alle ontwikkelingen met betrekking tot de Oplossing, zowel standaard als specifieke, en mag vrij gebruik maken van alle ideeën, concepten, methodes, know-how of technieken in verband met de programmatie of de behandeling van gegevens ontdekt of ontwikkeld naar aanleiding van de uitvoering van welkdanige prestatie, zelfs indien deze prestatie besteld en betaald werd door de Klant.
In de hypothese dat de Klant heeft bijgedragen tot de realisatie van een werk dat mogelijk beschermd kan worden als Intellectueel Eigendomsrecht, aanvaardt de Klant om, voor de duur van elk betrokken Intellectueel Recht, en voor de ganse wereld, zijn Intellectuele Rechten op dit werk aan EMAsphere kosteloos over te laten, in functie van de vooruitgang van de ontwikkeling ervan. De Klant behoudt evenwel een persoonlijk, exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op zijn gedeelte van het werk.
8.2 Eigendom van de Gegevens
De Klant blijft de enige eigenaar van de Gegevens die in de Oplossing werden geïntroduceerd, zowel voor als tijdens de uitvoering van het Contract.
De Klant zal de volledige verantwoordelijkheid dragen m.b.t. de integriteit van de Gegevens afkomstig van zijn informatica en/of boekhoudsysteem en verbonden aan de installatie en/of het gebruik van de Applicatieve Diensten. In geen enkel geval kan EMAsphere aansprakelijk worden gesteld omwille van de wijziging, vernietiging of het verlies van de Gegevens van het systeem in het kader van het gebruik in de brede zin van de Applicatieve Diensten.
De Klant geeft EMAsphere uitdrukkelijk toelating om gebruik te maken van de Gegevens die in de Oplossing worden geïntroduceerd –met uitsluiting van persoonsgegevens- om ze samen te voegen met vergelijkbare gegevens van andere klanten, en met het oog om EMAsphere toe te laten benchmarking diensten aan klanten aan te bieden.
EMAsphere verbindt er zich in elk geval toe de vertrouwelijkheid van de Gegevens van de Klant te garanderen. De Klant geeft EMAsphere eveneens toelating om de Gegevens te gebruiken in het bijzonder door ze te kopiëren, te wijzigen, door Meta-gegevens te creëren en, in het algemeen, om elke handeling te stellen inzake de Gegevens die, volgens EMAsphere, nuttig of in het belang van Klant of de Gebruiker kan zijn in het kader van hun gebruik van de Oplossing.
Artikel 9 - Duur van het Contract en ontbinding
De datum van invoegetreding (verjaardag) evenals de initiële duur van het Contract staan vermeld op de Bestelbon.
Bij gebreke aan opzegging van het Contract, betekend aan de andere partij bij aangetekend schrijven minstens drie (3) maanden voor de eindtermijn, zal het Contract telkens en automatisch voor een gelijkaardige duur verlengd worden.
De niet naleving van de ontbindingsvoorwaarden van het contract, maakt de ontbinding ongeldig
Artikel 10 - Omkeerbaarheid
In geval van beëindiging van een Klantrekening, zal de Klant het recht hebben om aan EMAsphere de terbeschikkingstelling te vragen van de Gegevens verbonden aan deze Klantrekening, in een technisch standaard formaat dat veel gebruikt wordt op het ogenblik van de aanvraag (bvb: csv), en tegen een redelijke vergoeding.
Artikel 11 - Aansprakelijkheid van EMAsphere
De aansprakelijkheid van EMAsphere is beperkt tot rechtstreekse schade, met uitsluiting van elke onrechtstreekse schade.
Worden onder andere als onrechtstreekse schade beschouwd het verlies van cliënteel, elke financiële of commerciële schade, het verlies, de diefstal, de onjuistheid of de corruptie van gegevens.
EMAsphere kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor elke schade die het gevolg zou zijn van een probleem dat zijn oorsprong vindt in de systemen van de Klant.
Elke reclamatie m.b.t. tot de AGV en/of de Oplossing verjaart na drie (3) maanden te rekenen vanaf de datum waarop de Klant kennis heeft gehad van het erop betrekking hebbende probleem.
Behoudens ingeval de aansprakelijkheid het gevolg zal zijn van (i) bedrog, (ii) zware overtreding, (iii) overlijden of (iv) letsels veroorzaakt aan een fysische persoon, is de totale verantwoordelijkheid van EMAsphere maximaal beperkt tot een bedrag gelijk aan zes (6) maanden vergoeding, alle verhalen en reclamaties samengerekend.
Artikel 12 - Overdracht en onderaanneming
Het Contract kan niet worden overgedragen, noch volledig noch gedeeltelijk, tegen betaling of kosteloos, als gevolg van de Klant.
EMAsphere behoudt zich het recht voor om de totaliteit of een gedeelte van het Contract te kunnen overlaten aan een derde.
De Klant erkent en aanvaardt dat EMAsphere voor de uitvoering van het Contract beroep kan doen op onderaannemers, waarvoor EMAsphere evenwel verantwoordelijk blijft.
Artikel 13 - Overmacht
Partijen kunnen niet verantwoordelijk worden geacht voor de niet-uitvoering van hun verbintenissen ten gevolge van overmacht, in de zin van de inhoud die de Belgische rechtspraak aan deze term geeft.
De partij die overmacht inroept is gehouden dit onverwijld aan de andere partij kenbaar te maken bij aangetekend schrijven, met precieze vermelding van deredenen en een gedetailleerde beschrijving van de omstandigheden die de uitvoering van het Contract onmogelijk maken.
Indien de opschorting omwille van overmacht meer dan drie (3) maanden duurt, kan de ontbinding van het Contract worden aangevraagd door de meest gerede partij.
Artikel 14 - Persoonsgegevens
Elk van beide partijen verbindt er zich ertoe het Toepasselijk Recht inzake de Bescherming van Persoonsgegevens of elke andere regelgeving die haar zal vervangen, te respecteren.
De Klant garandeert aan EMAsphere dat hij de natuurlijke personen heeft geïnformeerd over het gebruik dat hij maakt van de persoonsgegevens. In dit verband, vrijwaart de Klant EMAsphere voor elke vordering of klacht afkomstig van een natuurlijke persoon van wie de persoonsgegevens overgenomen of gehost wordt door gebruik van de Oplossing.
EMAsphere maakt gebruik van gepaste technische en organisatorische maatregelen zodanig dat de verwerking voldoet aan de vereisten van de Belgische wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens teneinde de betrokken personen toe te laten de hun toegekende rechten uit te oefenen.
EMAsphere zal geen persoonsgegevens verwerken, tenzij op gedocumenteerde instructie van de verantwoordelijke voor de verwerking.
14.1. Definities
In deze Clausule, hebben de volgende begrippen de betekenis die hen hierna wordt gegeven:
- "Verwerkingsverantwoordelijke", "Verwerker", "Betrokkene", "Persoonsgegevens" en "Verwerking" (en "verwerken") moeten begrepen worden in de betekenis die daaraan wordt toegekend door het Toepasselijk Recht inzake de Bescherming van Persoonsgegevens; en
- "Toepasselijk Recht inzake de Bescherming van Persoonsgegevens" betekent: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG evenals elke andere toepasselijke wetgeving in het betrokken land inzake de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
14.2. Relatie tussen de partijen
De Klant is de Verantwoordelijke voor de verwerking en duidt EMAsphere aan als Verwerker teneinde de persoonsgegevens te verwerken die het voorwerp zijn van huidig contract (de "Persoonsgegevens"). Elke partij moet handelen in overeenstemming met de verplichtingen die op hem van toepassing zijn onder het Toepasselijk Recht inzake de Bescherming van Persoonsgegevens.
14.3. Doeleinde van de verwerking
EMAsphere verbindt zich ertoe om de Persoonsgegevens waar zij toegang toe heeft in het kader van het leveren van de dienst enkel te verwerken op gedocumenteerde instructie van de Klant, onder meer met betrekking tot de doorgiften van Persoonsgegevens, tenzij een op haar van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling haar tot verwerking verplicht. In elk geval; EMAsphere zal de Persoonsgegevens niet verwerken voor eigen doeleinden of die van derden.
EMAsphere zal de Klant zonder vertraging in kennis stellen indien, volgens haar, een instructie inbreuk maakt op het Toepasselijk recht inzake de Bescherming van persoonsgegevens of elke andere Europese of Lidstatelijke bepaling inzake de bescherming van persoonsgegevens, tenzij die betrokken wetgeving een dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
14.4. Doorgifte van Persoonsgegevens buiten de EU
EMAsphere zal geen Persoonsgegevens doorgeven (noch toelaten dat Persoonsgegevens worden doorgegeven) buiten de Europese Economische Ruimte ("EEE") tenzij zij: (i) de Klant hierover voorafgaandelijk heeft geïnformeerd; en (ii) de nodige maatregelen heeft genomen om te verzekeren dat de doorgifte in overeenstemming is met het Toepasselijk Recht inzake de Bescherming van Persoonsgegevens.
14.5. Vertrouwelijkheid van de verwerking
EMAsphere zal ervoor zorgen dat elke persoon die zij toelaat om de Persoonsgegevens te verwerken (daarin begrepen het personeel, de agenten en de onderaannemers van EMAsphere) (een "Gemachtigde Persoon") onderworpen zijn aan een geheimhoudingsverplichting.
EMAsphere zal ervoor zorgen dat alle Gemachtigde Personen de Persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor zover noodzakelijk voor de Toegelaten Doeleinden.
14.6. Beveiliging
EMAsphere maakt gebruik van gepaste technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen (i) elke accidentele of onwettige vernietiging en (ii) verlies, wijziging, niet toegestane openbaarmaking of toegang tot de gegevens (een "Beveiligingsincident").
14.7. Onderaanneming
De Klant geef toelating aan EMAsphere om de Verwerking van Persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk in onderaanneming te geven. EMAsphere verbindt er zich toe de Klant 30 dagen op voorhand te informeren over elke wijziging inzake de toevoeging of vervanging van een Onderaannemer (subverwerker) en de Klant hierbij ook de mogelijkheid te geven om bezwaar te maken tegen deze wijzigingen. Als de Klant weigert om toestemming te verlenen aan EMAsphere om een derde partij onderaannemer (subverwerker) aan te stellen om gegronde redenen die verband houden met de bescherming van Persoonsgegevens, dan kan de Klant onmiddellijk een einde stellen aan het Contract, zonder gerechtelijke tussenkomst.
Dezelfde verplichtingen inzake de bescherming van gegevens als deze die gelden voor EMAsphere onder dit Contract, worden bij overeenkomst opgelegd aan elke Onderaannemer (sub-verwerker) en EMAsphere blijft volledig verantwoordelijk tegenover de Klant voor de naleving door een Onderaannemer (sub-verwerker) van diens verplichtingen daarin begrepen het geval waarbij de Onderaannemer zijn verplichtingen inzake de verwerking van Persoonsgegevens niet nakomt.
14.8. Verplichting tot bijstand
EMAsphere zal een redelijke bijstand leveren aan de Klant (in het bijzonder door gepaste technische en organisatorische maatregelen) zodat hij kan voldoen aan zijn verplichting om gevolg te geven aan verzoeken van Betrokkenen in het kader van de uitoefening van hun rechten bij toepassing van het Toepasselijk recht inzake de bescherming van persoonsgegevens (hierin begrepen, het recht van toegang, van verbetering, van verzet of beperking, wissing en overdraagbaarheid van gegevens).
Bovendien, zal EMAsphere een redelijke bijstand leveren, in de mate van het mogelijke en binnen redelijke tijd, om de Klant toe te laten te antwoorden op een verzoek van een nationale toezichthoudende autoriteit voor de bescherming van Persoonsgegevens.
Tot slot, indien de Klant van oordeel is dat een bepaalde verwerking tot een verhoogd risico voor de Betrokkenen zou leiden, zal hij EMAsphere hiervan in kennis stellen en zal EMAsphere een redelijke bijstand leveren teneinde de Klant toe te laten een analyse te maken van de impact van de beoogde verwerkingsactiviteiten op de bescherming van persoonsgegevens.
Deze bijstand zal gefactureerd worden aan de tarieven die van toepassing zijn op het moment van het leveren van de bijstand.
14.9. Opslag, en bewaring, verwijdering en teruggave van Persoonsgegevens
Het is EMAsphere verboden om Persoonsgegevens (daarin begrepen elke kopie hiervan) te bewaren na verloop van de termijn noodzakelijk voor het realiseren van het doeleinde van de Verwerking. Bij einde van het Contract tot levering van diensten of in geval van verbreking hiervan, moet EMAsphere alle Persoonsgegevens (daarin begrepen alle kopieën van de Persoonsgegevens) in haar bezit of controle ofwel vernietigen ofwel teruggeven aan de Klant (naar keuze van de Klant), tenzij het toepasselijk Europees of Lidstatelijk recht waaraan EMAsphere is onderworpen de bewaring van alle of bepaalde Persoonsgegevens vereist in welk geval EMAsphere deze zal afzonderen en veiligheidsmaatregelen zal toepassen om elke verdere verwerking van de Persoonsgegevens te verhinderen, behalve in de mate vereist door deze regelgeving. Zonder afbreuk te doen aan het voorgaande, erkent de Klant dat de kopie van de Persoonsgegevens die zich bevindt op de back-ups niet kunnen verwijderd worden op het moment van de verwijdering of teruggaven van de Persoonsgegevens, maar dat deze kopie verwijderd zal worden wanneer de back-up in haar geheel is verwijderd, in overeenstemming met het continuïteitsbeleid van de diensten van EMAsphere.
Omwille van technische redenen, kan de kopie van Persoonsgegevens op de back-ups nooit teruggeven worden maar zal zij altijd verwijderd worden in overeenstemming met hetgeen hierboven werd uiteengezet.
14.10. Veiligheidsincidenten
Wanneer zij kennis krijgt van een Veiligheidsincident, informeert EMAsphere de Klant zonder ongerechtvaardigde vertraging en levert zij alle informatie en redelijke medewerking die de Klant kan eisen opdat de Klant zijn aangifteverplichtingen voor een inbreuk in verband met Persoonsgegevens onder (en in overeenstemming met de termijnen vereist door) het Toepasselijk Recht inzake de Bescherming van Persoonsgegevens kan nakomen. EMAsphere zal bovendien alle redelijkerwijs noodzakelijke handelingen en maatregelen nemen om de gevolgen van een Veiligheidsincident te verhelpen of te verzachten en zal de Klant in kennis stellen van alle ontwikkelingen in verband met het Veiligheidsincident.
14.11. Audit
EMAsphere laat de Klant toe (of door haar aangeduide externe auditeurs) de naleving door EMAsphere van deze Clausule te controleren en stelt de Klant alle redelijke informatie beschikbaar opdat de Klant (of diens externe auditeurs) een dergelijke audit zouden kunnen uitvoeren.
EMAsphere erkent dat de Klant (of diens externe auditeurs) haar gebouwen kan betreden om deze audit uit te voeren, op voorwaarde dat de Klant een redelijke voorafgaande kennisgeving verschaft van diens intentie om een audit uit te voeren gedurende de normale werkuren en alle redelijke maatregelen neemt om elke onnodige verstoring van de activiteiten van EMAsphere te voorkomen. De Klant zal dit recht van audit niet meer dan eenmaal over een periode van 12 maanden uitoefenen, tenzij (i) als en wanneer dit vereist is door een instructie van een toezichthoudende autoriteit voor de bescherming van gegevens, of (ii) indien de Klant van oordeel is dat verder onderzoek noodzakelijk is ingevolge een Veiligheidsincident bij EMAsphere. De bijstand geleverd door EMAsphere in het kader van een dergelijke audit of verzoek om inlichtingen zal gefactureerd worden aan de tarieven die van toepassing zijn op het moment van het leveren van dergelijke bijstand.
De overige bepalingen van de Algemene voorwaarden blijven onveranderd.
Artikel 15 - Confidentialiteit
EMAsphere verbindt er zich toe passende technische en organisationele methodes te gebruiken en maatregelen te treffen om de confidentialiteit te waarborgen van de door de Klant en de Gebruikers doorgegeven Confidentiële Informaties, evenals de beroeps- en zakelijke geheimen van de Klant strikt te respecteren.
De Klant verbindt er zich toe de confidentialiteit, ontwikkelingsgeheimen en vertrouwelijke informatie (hierna “Confidentiële Informaties”) ontvangen vanwege EMAsphere, te respecteren.
Elke partij verbindt er zich toe de confidentialiteit te behouden van de Confidentiële Informaties, en deze slechts te delen met deze leden van zijn personeel, zelfstandige medewerkers, onderaannemers of leveranciers die ervan in kennis dienen gesteld te worden voor de noden van de uitvoering van het Contract.
Worden als Confidentiële Informaties beschouwd (o.a.): alle informaties, Gegevens, documenten van elke natuur door een partij medegedeeld of ter kennis gebracht aan de andere partij, schriftelijk, mondeling of via elk ander middel, omvattende onder andere en zonder enige beperking alle technische, commerciële, boekhoudkundige, strategische of financiële informaties, studies, specificaties, software, know-how, producten.
Partijen zullen niet gehouden zijn deze geheimhoudingsverplichting m.b.t. de Confidentiële Informaties na te leven indien blijkt dat:
- Deze in het openbaar domein zijn gevallen of later zouden komen te vallen, zonder enige fout of tekortkoming vanwege de ontvangende partij;
- Deze Confidentiële Informatie reeds door de ontvangende partij
gekend was op het ogenblik van de mededeling ervan door een van de partijen, en dit zonder miskenning van een voorafbestaande confidentialiteitsverbintenis;
- Door een partij aan de andere werd medegedeeld met formele vrijstelling van de confidentialiteitsverbintenis;
- Deze op onafhankelijke wijze zou ontwikkeld zijn door de ontvangende partij;
- Deze op een volledig wettige wijze aan een der partijen zou medegedeeld zijn, zonder confidentialiteitsverbintenis;
- De wet, de toepasselijke reglementering of een gerechtelijke beslissing zou opleggen deze informatie mede te delen en/of over te maken.
De bepalingen van onderhavig artikel zullen tussen partijen verder van toepassing blijven gedurende een periode van vijf (5) jaar te rekenen vanaf het einde of van de ontbinding van het Contract, om welke reden ook.
Elke partij maakt zich sterk dat deze confidentialiteitsverbintenis eveneens en voor zoveel als nodig strikt zal worden nageleefd door al hun personeel, zelfstandige medewerkers, onderaannemers, geaffilieerde ef verbonden ondernemingen.
Artikel 16 – Diensten (Services)
De volgende Diensten kunnen ondermeer door EMAsphere worden verleend: implementatie, parametrisering, instelling van interface, ontwikkeling, consultancy, enz..
Elke bestelling van Diensten zal het voorwerp moeten uitmaken van een door de Klant getekende Bestelbon, die onder andere de te realiseren Diensten, de betrokken prijsmodaliteiten, de planning, de opleverings condities, de te leveren intellectuele eigendom zullen bepalen.
Artikel 17 - Diverse bepalingen
17.1. Integraliteit van het akkoord
Het Contract omvat de integraliteit van het akkoord tussen EMAsphere en de Klant, met uitsluiting van elke algemene en bijzondere voorwaarden van de Klant.
17.2. Nietigheid
Ingeval een of meerdere bepalingen van de AGV zouden worden nietig of niettoepasselijk verklaard door de bevoegde rechtbank, zal de betrokken bepaling, in de mate van het mogelijke, opnieuw worden geïnterpreteerd en/of herschreven in conformiteit met de initiële intentie van partijen, en zullen de overige bepalingen geldig en van toepassing blijven.
17.3. Hiërarchie der contractuele documenten Ingeval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van de Bestelbon en in de AGV, zullen deze vervat in de Bestelbon de voorkeur hebben.
17.4. Toegang tot de data
De klant verbindt zich ertoe EMAsphere toegang te geven tot de data welke behandeld moeten worden, zelfs zijn deze uitbesteed. Indien nodig, zal hij toegang krijgen bij de leveranciers (accountant, boekhoudkantoren, hosting,...). Voor zover de toegang tot deze data betalend zou zijn, zal de klant het op zijn kosten nemen, inclusief ieder bijkomende kost gekoppeld aan de verwerking van deze kosten door EMAsphere. In het geval waar EMAsphere bijstand verleent aan de klant om toegang te hebben tot deze informaties, zal de gepresteerde tijd gefactureerd worden (aan 125 euros per gepresteerd uur).
17.5. Logo van de klant
Bij ondertekening van de bestelbon, laat de klant EMAsphere toe het gebruik van de logo van de klant voor communicatiedoeleinden (website, social media, slide deck).
Artikel 18 - Bevoegde rechtbank en toepasselijk recht
Onderhavig Contract is onderhevig aan het Belgische recht, met uitsluiting van elk ander recht.
In geval van geschil omtrent de interpretatie, de conclusie, de uitvoering, de ontbinding van het Contract of in relatie ermee, zullen uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Waals Brabant bevoegd zijn.
---
AGV EMAsphere, versie 1.6.NL
06 januari 2022.
EMAsphere Freemium version
Article 1 – Scope of application
These terms and conditions of use (hereinafter referred to as "Freemium TCU") are applicable to the access and use of the free version of the EMAsphere SaaS Solution by User referred as the "Freemium Solution".
The User acknowledges that they have read and understood the privacy policy ("Privacy Policy") available here and these Freemium TCU. By agreeing to use the Freemium Solution, the User agrees to be bound by the Freemium TCU, with EMAsphere (the "Agreement").
From time to time, EMAsphere may amend the Freemium TCU and will inform the User of such changes in a timely manner via either email or through the Platform. The User's continued use of the Freemium Solution shall signify their agreement with these updated Freemium TCU. If the User does not agree with the updated Freemium TCU, they may stop using the Freemium Solution.
The User understands that the Freemium Solution is a free and limited version of EMAsphere's Solution, which entails that some functionalities are not available in the Freemium Solution.
In the event User wishes to gain access to further functionalities, they must sign a purchase order for the paid version of the Solution, which is subject to the General Terms and Conditions available here.
Article 2 - Definitions
Capitalised terms have the following meanings ascribed to them:
"Confidential Information": designates all information, including technical, commercial or business information and data, even if not specifically designated as confidential, directly or indirectly communicated by either Party ("Disclosing Party") or made available to the other Party ("Recipient Party"), in any form and on any medium whatsoever and which can reasonably be understood to be confidential.
They include, without limitation, (i) the Agreement, (ii) the Limited Application Services, (iii) as well as any copies, analysis, synthesis or abstracts made of Confidential Information and/or any products, apparatus, modules, samples, prototypes or parts that may contain or reveal Confidential Information, (iv) any other proprietary information specifically designated as confidential.
- "Freemium TCU": designates these general terms and conditions governing use of the EMAsphere Freemium Solution.
- "Data": designates all data (in particular financial, accounting or other data) managed by the Freemium Solution.
- "Intellectual Property Rights": designates patents, plans, models, drawings, copyrights, software rights, data rights, trademarks, service marks, know-how, domain names, commercial trading names (registered or otherwise, including all registration applications relating to the said rights) and in general all similar rights including any extension and renewal of the said rights, worldwide.
- "EMAsphere": designates the limited liability company (SA) EMAsphere, or any legal successor.
- "Platform": designates the "cloud" platform accessible via https:\\ema.emasphere.com or any other URL indicated for this purpose by EMAsphere.
- "Limited Application Services": designates the limited functionalities offered in SaaS mode by EMAsphere to Users via the Platform as per described in Article 3 below.
- "Solution": designates the combination of access to the Platform and use of the Limited Application Services.
- "User": designates any person who is authorised to access and use the Freemium Solution.
- "User Account": designates the account created by the User to access the EMAsphere Platform and the Limited Application Services in its free and limited version.
Article 3 – Purpose
EMAsphere undertakes to provide the User with the Freemium version of the Solution and the Limited Application Services under the conditions described below.
The Freemium version of the Solution will be accessible through the Platform and the following Limited Application Services will enable User to:
- Connect to one available integrated software system (e.g. Exact Online or Xero);
- Inject onto the Platform previous and current year's company figures;
- Access a fixed step up, being provided that no customisation whatsoever will be possible;
- Access a reporting with more than twenty (20) indicators (e.g., profit and loss, balance sheet, clients, and suppliers' information, cashflow report and KPIs, health report);
- Create an automatic overnight update of User's company figures;
- Analyse in depth the company's figures up to the invoicing level;
- Generate up to fifty thousand (50.000) data records;
- Layout in the EMAsphere brand.
In addition, it is specified that the Freemium version of the Solution allows one User per account onto the Platform and to use the Limited Application Services. Hence, the User understands that the use of the Freemium version of the Solution and the User Account are strictly personal and may not be shared with third parties.
Access to and use of the Freemium version of the Solution and the Limited Application Services are provided to User without any charge and for an unlimited duration.
By using the Freemium version of the Solution and the Limited Application Services, User understands that they will not have access to all features, including the following:
- Customization, consolidation, forecast, analytical reporting, operational reporting, user management and data sharing;
- Connection to multiple data sources;
- Export options;
- Historization of the data;
- Smartphone application.
If the User wishes to access additional features, they shall switch to the EMAsphere paid Solution by way of signing a purchase order.
Article 4 – Access to the Platform
4.1. The User alone will use the right of access to the Platform.
EMAsphere will use reasonable efforts to grant the User access to the Platform at any time – except during maintenance periods – namely: 24 hours a day, 7 days a week, including Sundays and public holidays. However, the User remains responsible for subscribing to and maintaining an efficient internet network allowing the proper use of the Platform.
4.2. The User is responsible for protecting the confidentiality of identifiers and passwords. The User assumes sole liability for the security of individual workstations giving access to the Freemium version of the Solution.
The User is solely liable for any inappropriate use made of the identifiers and/or passwords. It will ensure that no other person who is not authorised by EMAsphere gains access to the Freemium version of the Solution through User's Account.
The User is liable vis-à-vis EMAsphere for any behaviour, action or omission resulting in any damage to EMAsphere and holds EMAsphere harmless against any damage that might arise therefrom.
In the event of misuse, loss or any other problem connected with an identifier or password, the User undertakes to inform EMAsphere of this without delay, followed up by confirmation via registered letter.
EMAsphere reserves the right, with or without prior notice and without incurring liability, to limit, suspend or terminate the User Account in the event of violation or breach on the part of the User of one or more provisions laid down in the Freemium TCU, in law or in any other applicable regulations, or in the event of infringements of the rights of third parties, without no compensation due to the User.
In the event of the suspension or deletion of a User Account for breach of the Freemium TCU, the User will no longer have access to the Freemium version of the Solution and will not be able to retrieve the Data contained in the User Account.
4.3. The User is advised of the technical contingencies inherent in the Internet, and of the access interruptions which could arise from this. Consequently, EMAsphere cannot be held liable for any downtimes or slowdowns affecting the Freemium version of the Solution. EMAsphere is not able to guarantee the continuity of the Platform and/or Limited Application Services executed remotely via the Internet, which fact is recognised by the User.
Access to the Platform may be suspended on occasion for maintenance operations which are necessary for the effective functioning of the Freemium version of the Solution. In the event of interruption to the Platform and/or Limited Application Services, EMAsphere undertakes to inform the User as fully and promptly as possible. EMAsphere cannot be held liable for any impact such downtime might have on the User's business.
Article 5 – Use of the Limited Application Services
5.1. The User undertakes to use the Limited Application Services for its own needs and in accordance with their purpose, to the exclusion of any others.
In this regard, the User will refrain in particular from:
- Attempting to circumvent, access or modify the security, authentication and confidentiality procedures governing access to the Freemium version of the Solution or to the Data;
- Exceeding the usage limitations of a the User Account;
- Attempting to test the vulnerabilities of the Platform;
- Decompiling, interfering with, modifying or attempting to modify the Limited Application Services, including, but not limited to, any mechanism used to restrict or control the functionalities, defeat, avoid, bypass, remove, deactivate or otherwise circumvent any software protection or monitoring mechanisms of the Solution;
- Introducing viruses, malware, denial-of-service attacks or any other action which might result in degrading, slowing down, damaging or incurring any risk whatsoever for the Solution;
- Using any technology (e.g. data mining, spiders, crawlers, screenscraping or any other similar technology or functionality) to copy or use the Solution or the Data for any other purpose than that authorised by EMAsphere;
- Attempting to access or modify the Data of other Users.
- Sell, lease, lend, assign, sub-license and/or allow access to the Limited Application Services.
5.2 EMAsphere may at its sole discretion, modify, update, upgrade or downgrade the Limited Applications Services and will inform the User about these modifications, being provided that such modifications will not give rise to any compensation whatsoever due to the User.
5.3 EMAsphere reserves the right to monitor the User's use of the Limited Application Services.
Article 6 – Support and upgrade of the Solution
First line support, which allows the identification of an anomaly in the Freemium version of the Solution, is provided by the partner of EMAsphere responsible for the implementation and settings of the Solution at the User's facility. EMAsphere will only be obliged to perform first line support where it has directly carried out implementation and parameter setting for the User.
Article 7 – Ownership
7.1. Ownership of the Solution
EMAsphere remains the sole owner of the Solution (the Platform, the content on EMAsphere website etc.), the Limited Application Services, its software and materials (such as, but not limited to, the source codes, interfaces, algorithms, APIs documentation, names, logos, images etc.) and all Intellectual Property Rights attaching thereto.
The User has no prerogative beyond the use of the Freemium version of the Solution in strict compliance with the Freemium TCU.
As per provided in Article 6.1, The User undertakes to not to make any modification to the Application Service placed at its disposal. Any breach of this obligation would immediately entail termination of the Agreement.
Any reproduction, even partial, of the Platform and of the functionalities is subject to the prior written authorisation of EMAsphere.
EMAsphere also retains ownership of all standard or specific developments relating to the Solution and is at liberty to reuse the ideas, concepts, methods, know-how or techniques relating to the programming or processing of data discovered or perfected on the occasion of the performance of any service whatsoever.
In the eventuality that the User has collaborated with EMAsphere on the development of a work capable of being protected under Intellectual Property Rights, the User agrees to assign, free of charge and for the duration of each Intellectual Property Right concerned, and worldwide, its Intellectual Property Rights over the work over the course of its development.
The User retains a personal, non-exclusive and non-assignable right of use over its part of the work.
7.2. Ownership of the Data
The User remains the sole owner of the Data input into the Solution both before and during the performance of the Agreement.
The User will assume full responsibility for the integrity of the Data originating from its computer and/or accounting system and connected with the installation and/or use of the Application Services.
Under no circumstances can EMAsphere's liability be incurred as the result of alteration, destruction or loss of Data from the system in connection with the use – in the broad sense – of the Limited Application Services.
The User expressly authorises EMAsphere to make use of the Data input into the Solution – to the exclusion of personal data – in order to aggregate it with comparable data from other Users, for the purposes of enabling EMAsphere to offer benchmarking services to its Users.
In any event, EMAsphere undertakes to guarantee the confidentiality of the User's Data. The User also authorises EMAsphere to use the Data, in particular by copying, converting, creating meta-data and, in general, to undertake any action on the Data which, in the opinion of EMAsphere, may be useful or in the User's or the User's interest within the context of their use of the Solution.
Article 8 – Duration and Termination of the Agreement
8.1 Duration of the Agreement
The Agreement between the User and EMAsphere shall enter into force on the date of acceptance of the Freemium TCU by the User and shall remain in effect, without limitation, until the Agreement is terminated (for convenience or for breach in accordance with Art 8.2 and 8.3 below) or otherwise if the User closes its account.
8.2 Termination for convenience
The User acknowledges and accepts that EMAsphere, at its sole discretion, has the right to automatically terminate the Agreement, without any other compensation or consideration other than compliance with a notice period of 30 days to be sent by e-mail to the address provided by User or onto the Platform.
8.3 Termination for breach
In the event of breach by User of any of its obligation hereunder, EMAsphere reserves the right to automatically terminate the Agreement without prejudice to any other right and/or remedy and without compensation whatsoever due to the User.
Article 9 – EMAsphere's liability
The Freemium Solution is provided "as is" and EMAsphere does not offer any warranty, express or implied and expressly disclaims any warranty of merchantability or fitness for a particular purpose.
The User recognises that the Solution is used at the User's risk and that EMAsphere cannot guarantee that the Solution is always accessible or usable, or that no access, use or performance problems will arise. EMAsphere is bound solely by obligations of due diligence.
The User acknowledges and accepts that the Freemium Solution is never wholly free from defects, errors and/or bugs and that EMAsphere gives no warranty concerning the Freemium Solution to this effect.
EMAsphere's liability is limited to direct damage, to the exclusion of all indirect damages such as, but not limited to, loss of revenue, profits, use, damage to reputation resulting from the access to and use of the Freemium Solution. In no event shall EMAsphere's liability exceed an amount of 450 EUR. The User acknowledges and accepts that this limitation of liability is a fair reflection of the fact that it is authorised to use the Freemium Solution free of charge.
In addition, EMAsphere shall not be liable for error or interruption of use, viruses, bugs, trojan horses (regardless of the source of origination), or for any matter beyond EMAsphere's reasonable control.
Under no circumstances can EMAsphere be held liable for any damage arising from a problem originating in the User's systems.
All claims relating to the Freemium TCU or to the Solution are time-limited to three months following discovery of the issue concerned.
Notwithstanding the above limitations, EMAsphere remains liable for (i) fraud or gross negligence, (ii) willful misconduct or (iii) bodily injury caused to a person caused by EMAsphere.
Article 10 – Assignment and subcontracting
The Contract cannot be assigned, in full or in part, for consideration or otherwise, at the instigation of the User. EMAsphere reserves the right to transfer the benefit of all or part of the Contract. The User recognises and accepts that EMAsphere can call upon the services of sub-contractors, for whom it remains responsible, for the purposes of performing the Contract.
Article 11 - Force majeure
The parties cannot be held liable for the non-fulfilment of their obligations if such non-fulfilment is due to a case of force majeure, within the meaning ascribed in Belgian case-law.
A party invoking force majeure is required to report this without delay to the other party, by registered letter, specifying the precise reasons and consequences that prevent its performance of the Agreement. Beyond a suspension period for force majeure of three (3) months, the first party to take action can request the cancellation of the Agreement.
Article 12 - Personal Data
12.1 Definitions
In this Article, the following terms will have the meaning ascribed to them below:
"Data Controller", "Data Processor", "Data Subject", "Personal Data" and "Processing" (and "to process") must be understood to have the meanings ascribed to them by the applicable personal data protection law ("Applicable Personal Data Protection Law"); and
"Applicable Personal Data Protection Law" means: Regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) and all applicable legislation within the country concerned by the processing of personal data and by privacy protection.
12.2. Relationship between the Parties
User is the Data Controller and designates EMAsphere as the Data Processor for processing the personal data forming the subject of this Agreement (the "Personal Data"). Each party must comply with the obligations placed upon them by the Applicable Personal Data Protection Law.
12.3. Purpose of the Processing
EMAsphere undertakes to process the Personal Data to which it will have access within the context of the provision of the Limited Application Services, only upon the documented instruction of User, including as regards the transfer of the Personal Data, unless required to do so by virtue of European Union or Member State law to which it is subject. Under no circumstances will EMAsphere process the Personal Data for its own purposes or those of a third party.
EMAsphere will inform the User without delay if it deems an instruction to constitute a breach of the Applicable Personal Data Protection Law, or any other provision of European Union or Member State law relating to data protection, unless the law concerned prohibits such reporting on important grounds of public interest.
12.4. Transfer of the Personal Data outside the EU
EMAsphere will not transfer the Personal Data (or allow the Personal Data to be transferred) outside the European Economic Area ("EEA") unless: (i) it has informed the User in advance; and (ii) it has taken the necessary measures to ensure that the transfer complies with the Applicable Personal Data Protection Law.
12.5. Confidentiality of the Processing
EMAsphere will ensure that any person authorised by it to process the Personal Data (including the employees, agents and sub-contractors of EMAsphere) (an "Authorised Person") is subject to an obligation of confidentiality.
EMAsphere will ensure that all Authorised Persons process the Personal Data only as necessary for the authorised purposes.
12.6. Security
EMAsphere will implement appropriate technical and organisational measures to protect the Personal Data (i) from any accidental or unlawful destruction and (ii) loss, alteration, unauthorised disclosure or access to the data (a "Security Incident").
12.7. Sub-processing
The User expressly authorises EMAsphere to sub-contract the Processing of the Personal Data, in part or in full. EMAsphere undertakes to inform the User of any change involving the addition or replacement of a Sub-Processor, giving 30 days' notice and in so doing gives the User the opportunity to object to these changes. In the event of an objection to the elected Sub-Process, the User shall provide sufficient information on the objective reasons and justifications for such refusal. If the User refuses to allow EMAsphere to appoint a Sub-Processor on serious Personal Data Protection grounds, then the User can terminate the Agreement with immediate effect, without judicial intervention.
The same data protection obligations as apply to EMAsphere under this Agreement will apply contractually to any Sub-Processor and EMAsphere remains fully liable vis-à-vis the User for the performance on the part of the Sub-Processor of its obligations, including where the Sub-Processor fails to fulfil its Personal Data Protection obligations.
12.8. Duty to assist
EMAsphere will provide the User with reasonable assistance (in particular through appropriate technical and organisational measures) in order to enable the latter to discharge its obligation to respond to requests submitted to it by Data Subjects in order to exercise their rights in application of the Applicable Personal Data Protection Law (including the right of access, rectification, objection or restriction, deletion or portability of the data).
Furthermore, EMAsphere will provide reasonable assistance, as far as possible and within a reasonable period, to enable the User to respond to a request from a national supervisory authority responsible for the protection of Personal Data.
Finally, where the User considers that a type of processing is liable to engender a heightened risk for Data Subjects, it will inform EMAsphere who will provide reasonable assistance to enable the User to carry out an analysis of the impact that the envisaged processing operations may have on the protection of personal data.
This assistance will be invoiced at the rates applicable at the time the assistance is provided.
12.9 Storage, and retention, deletion and return of Personal Data
EMAsphere will not retain the Personal Data (including any copies thereof) beyond the period necessary to accomplish the purpose of the Processing.
Upon termination of the Agreement, or upon cancellation thereof, EMAsphere must (at the choice of the User) either destroy or return to User all the Personal Data (including all copies of the Personal Data) in its possession or under its control, unless EU or Member State law to which EMAsphere is subject requires the retention of some or all of the Personal Data.
In this event, EMAsphere will be required to isolate it and to apply security measures in order to prevent any further processing of the Personal Data, except insofar as required by this regulation.
Without prejudice to the foregoing, User recognises that copies of the Personal Data held on backups cannot be deleted at the same time as the deletion or return of the Personal Data, but that such copy will be deleted when the backup is deleted in its entirety, in accordance with the EMAsphere services continuity policy.
For technical reasons, copies of the Personal Data held on backups can never be returned but will always be deleted in compliance with the foregoing.
12.10 Security incidents
When it becomes aware of a Security Incident, EMAsphere informs the User without undue delay and provides all information and reasonable cooperation required by (User to enable it to fulfil its reporting obligations relating to breaches of Personal Data by virtue of (and in accordance with the time periods required by) the Applicable Personal Data Protection Law.
EMAsphere will also implement all measures and actions reasonably necessary to remedy or mitigate the effects of the Security Incident and will inform (User of all development relating to the Security Incident.
12.11. Audit
EMAsphere will allow the User (or the latter's designated external auditors) to check EMAsphere's compliance with this Article and will place all information at the disposal of User as is reasonably necessary to enable the User (or the latter's external auditors) to carry out such an audit. EMAsphere recognises that the User (or the latter's external auditors) can enter its premises for the purposes of this audit, provided that the User gives reasonable notice of its intention to carry out this audit, during normal office hours, and takes all reasonable measures to prevent any unnecessary disruption to the operations of EMAsphere. The User will not exercise its right of audit more frequently than once every twelve (12) months, unless (i) if and when so required at the instruction of a competent personal data protection authority; or (ii) if the User considers that an additional audit is necessary due to a Security Incident suffered by EMAsphere. The assistance provided by EMAsphere in the course of any audit or request for information will be invoiced at the rates applicable at the time its assistance was provided.
Article 13 - Confidentiality
EMAsphere undertakes to put in place organisational and technical measures to ensure the confidentiality of the Confidential Information transmitted by the User; the same applies to any of the User’s business secrets and/or professional secrets.
The User undertakes to respect the confidentiality and the manufacturing and business secrecy of the Confidential Information received from EMAsphere.
Each Party undertakes to maintain the confidentiality of the Confidential Information and to disclose it only to those of its employees, subcontractors or suppliers who have a need to know it for the performance of the Agreement.
The Parties will not be required to observe this obligation where the Confidential Information:
- comes into the public domain, or does so in the future, without fault on the part of the Receiving Party,
- is already known to the Receiving Party at the time of its disclosure by one of the Parties, without any violation of a pre-existing confidentiality undertaking,
- is transmitted to one Party by the other Party with express exemption from the obligation of confidentiality,
- has been developed independently by the Receiving Party,
- has been provided lawfully by a third party to one of the Parties with no obligation of confidentiality,
- where disclosure is required by law or by the applicable regulations or by a court ruling.
The Parties will continue to be bound by the clauses of this article for a period of five (5) years following the closing of the User's Account or termination of this Agreement, irrespective of the cause.
Each Party guarantees compliance with this obligation on the part of its employees, contractors, affiliated or linked companies and sub-contractors, as applicable.
Article 14 – Other provisions
14.1. Completeness of the Agreement
The Agreement constitutes the entire agreement between EMAsphere and the User.
14.2. Nullity
In the event that one article of the Freemium TCU is declared null and void or non-enforceable by a competent court, the said article will be reinterpreted, as far as possible, in accordance with the original intention and the remaining articles will remain in force.
14.3. Data accessibility
The User undertakes to give EMAsphere the necessary access to the data which must be processed, even if these are outsourced. If necessary, the User will obtain this access from his suppliers (accountant, fiduciary, host ...). Insofar as access to this data would be chargeable, the User will bear these costs, including any additional costs linked to the processing of these costs by EMAsphere. In the event that EMAsphere would assist the User in order to be able to access his information, the time spent will be invoiced (at the price of 125 euros per hour worked).
14.4. User logo
By agreeing to the Freemium TCU, the User allows EMAsphere to use the User's logo on any communication media (website, social networks, slide deck etc.).
Article 15 – Assignment of jurisdiction and governing law
This Agreement is subject to Belgian law, to the exclusion of any other law.
In the event of any dispute as to the interpretation, conclusion, performance or cancellation of this Agreement, or in relation to it, the courts and tribunals of the judicial district of Walloon Brabant will have sole jurisdiction.
---
TCU Freemium EMAsphere, version 1.0
November 2023