Rapporteren is voor een bedrijf als zuiver water voor de mens: van levensbelang.
Die rapportering moet wel zorgvuldig ingesteld zijn, zodat u zich kunt laven aan zuivere, bruikbare data.
CFO’s, CEO’s en finance experts die twijfels hebben over reporting: dit artikel is voor u.
Samen overlopen we:
Laten we beginnen bij het begin: de definitie en het nut van reporting.
Reporting is een Engels woord. Het verwijst naar de communicatie van data en omvat:
Om trouw te blijven aan de Engelse versie, verwijzen we hier met de term ‘reporting’ naar:
Beide termen zijn immers gebaseerd op de overzichtelijke, visuele voorstelling van de performance van een bedrijf, afdeling, communicatiekanaal, project ...
Reporting in de zin van ‘dashboard’ is dus een tool die geverifieerde en verifieerbare data bundelt. Het is een manier om de KPI’s van een bedrijf zichtbaar te maken. Omdat wij een oplossing hebben ontwikkeld voor performance management, gebruiken we de term ‘reporting’ in dit artikel in de betekenis van een visuele voorstelling van data in de vorm van een dashboard.
Nog een belangrijk aspect is dat reporting de data centraliseert. Eerst worden de data verzameld en verwerkt, voordat ze vorm krijgen. Al naargelang van de maturiteit van het bedrijf op het vlak van reporting, kunnen die data:
In dit artikel bespreken we reporting vanuit analytisch standpunt, in de vorm van dashboards in plaats van verslagen.
Reporting heeft in hoofdzaak twee doelen:
Reporting helpt namelijk om data op een duidelijke en begrijpelijke manier te structureren. De informatie wordt op verschillende manieren voorgesteld, om er concreet mee aan de slag te kunnen.
Het formaat en de frequentie worden vooraf bepaald. Ze variëren afhankelijk van de behoeften van de organisatie en de gebruikers.
In het algemeen maakt reporting het mogelijk om:
Er is een reporting voor elke organisatie, net zoals elk bedrijf zijn eigen behoeften heeft. Om u te helpen bij uw reporting, geven we hier een selectie mee van de meest gebruikte soorten reporting.
Strategische dashboards zijn nuttig voor directiecomités en voor leden van de raad van bestuur. Beide groepen zijn vooral geïnteresseerd in het overzicht en niet zozeer in de details.
Dit type dashboards geeft C-levels dan ook een algemeen beeld van de performance van het bedrijf, aan de hand van KPI’s die alle activiteiten dekken.
De titel zegt het al: dit type reporting monitort de vooruitgang van een project. Het is geïnspireerd op de methode voor agile ontwikkeling en is nuttig voor:
Een reportingcyclus volgens het iteratiemodel van de agile methode
Analytische reporting focust met andere woorden op de mogelijke analyses. Dit soort reporting is gekoppeld aan softwareoplossingen en leunt sterk aan bij business intelligence en EPM (Enterprise Performance Management).
Men heeft het namelijk vaak over analytische reporting wanneer een dashboard een groot aantal data samenbrengt en doorgedreven analyses mogelijk maakt. Deze analytische benadering van reporting steunt met name op de kruising van brondata of de indeling van data in groepen.
Binnen een bedrijf omvat deze analytische reporting KPI’s zoals de rentabiliteit per klant of project, of de kostenanalyse.
Een scherm met analytische reporting in EMAsphere
Als u verstand hebt van finance, stelt u het begrip van ‘analytische reporting’ wellicht gelijk aan reporting op basis van analytische boekhouding. Dat is begrijpelijk, maar niet helemaal correct.
Soms heeft elke afdeling een eigen operationele reporting nodig om haar doelstellingen na te streven. Het kan gaan om:
Financiële reporting is een van meest emblematische en kan op verschillende manieren worden opgevat. Zo is er reporting over boekhouding, cashflow management, financiële planning of consolidatie.
Boekhoudkundige reporting focust bijvoorbeeld op de KPI’s in verband met de boekhoudkundige gezondheid van het bedrijf, zoals de DPO (gemiddelde betalingstermijn leveranciers), de DSO (gemiddelde betalingstermijn klanten) of de evolutie van de EBITDA. Geautomatiseerde reporting software zoals EMAsphere kan binnen dit type reporting ook balansen en winst- en verliesrekeningen aanmaken.
Consolidatie reporting is dan weer gebaseerd op de afstemming van de rekeningen en intercompany-transacties, om een geconsolideerd beeld te krijgen van een groep met tientallen of zelfs honderden entiteiten. Daarvoor wordt bij voorkeur gespecialiseerde software gebruikt, die tot op de transactie nauwkeurig kan analyseren, met bovendien:
Reporting en sales zijn onafscheidelijk in bedrijven die sales performance belangrijk vinden. Dit type reporting focust onder andere op KPI’s als:
Voor dit relatief nieuwe begrip wordt ook wel de Engelse term ESG-reporting gebruikt, waarbij ESG staat voor Environmental, Social en Governance.
Deze reporting kijkt naar de niet-financiële aspecten van het bedrijf. We vinden er evaluatiecriteria in verband met sociale, maatschappelijke en ecologische elementen. En KPI’s zoals:
Dit zijn de drie elementen die niet mogen ontbreken in een degelijk reporting dashboard:
Verschillende onderdelen in het EMAsphere-platform
Vanuit het menu hebt u toegang tot de verschillende pagina’s. In het menu kunt u:
Menu in het EMAsphere-platform
In het deel ‘dataweergave’ vindt u uw KPI’s, grafieken en tabellen.
Die informatie kunt u meestal vergelijken:
In een degelijke reporting is het ook mogelijk om een individuele filter toe te passen op de relevante grafieken. Neem bijvoorbeeld een grafiek met het aantal opgestelde offertes per maand in de afgelopen twaalf maanden. Die grafiek kunt u filteren om bijvoorbeeld met een klik ook het aantal ondertekende offertes weer te geven. In EMAsphere kunt u kiezen uit meer dan 50 vooraf geconfigureerde KPI’s, tabellen en grafieken. Nog zo handig!
Dataweergave in het EMAsphere-platform
De werkbalk dient om filters toe te passen en de gewenste parameters in te stellen.
Zo kunt u algemene filters toepassen op de volledige pagina, in plaats van op afzonderlijke grafieken: een cruciale feature. Een van de meest gebruikte filters is bijvoorbeeld het datumbereik.
Werkbalk in het EMAsphere-platform
We nemen twee categorieën van de meest gebruikte reportingtools onder de loep: spreadsheets en EPM-oplossingen.
In ons artikel over reporting in Excel zeiden we het al: spreadsheets zijn een klassieker in het bedrijfsmanagement. Google Sheets en Excel zijn bijvoorbeeld goede tools om de eerste stappen te zetten in de wereld van de reporting. Tenminste als u bereid bent om:
EPM-oplossingen (Entreprise Performance Management) bieden een kijk van 360° op de activiteit. Ze geven een goed beeld van:
Zoals we al aankaartten in onze gids om de juiste EPM-tool te kiezen, zijn deze oplossingen goede bondgenoten voor CFO's en het topmanagement in het algemeen. Als ze goed afgestemd zijn op de behoeften van uw bedrijf, dragen ze bij aan het performance management.
Een EPM-oplossing als EMAsphere:
Reporting komt meestal tot stand in drie eenvoudige stappen:
Reporting implementeren in drie stappen
Denk in deze fase na over de behoeften:
Houd steeds de strategie van uw bedrijf in gedachten wanneer u aan de reporting werkt. Stel uzelf de vraag: “Wat is de strategische visie van mijn organisatie?” Zo kunt u een of meerdere doelstellingen definiëren, volgens de SMART-methode (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Redelijk en Tijdsgebonden). Elke doelstelling kan vervolgens worden uitgesplitst in KPI’s.
Reporting is gebaseerd op data. Die data kunnen handmatig ingevoerd worden door de teams, of opgehaald worden uit gespecialiseerde tools. Sta hoe dan ook stil bij de kwaliteit van uw data. Dat kan aan de hand van vier vragen:
Reporting is pas bruikbaar wanneer:
Om tot een reporting te komen die aan deze criteria voldoet, is meestal een iteratieproces nodig. Zo kunnen de KPI’s en de modeling gaandeweg worden verfijnd.
Nu u dit artikel gelezen hebt, hebben de basics van reporting geen geheimen meer voor u. Pas uw nieuwe kennis meteen toe en stel uw dashboard samen in drie stappen.
Download nu ons gratis ebook!