Een bedrijf kan niet zonder cashflow of met andere woorden: direct beschikbaar contant geld. Het heeft deze liquide middelen nodig om lonen uit te betalen, om leveranciers en werkingskosten te betalen, om te investeren ...
In de context van de stijgende inflatie (12,27% in oktober 2022) is het belangrijker dan ooit om duidelijk zicht te hebben op financiële cijfers en is de nood voor realtime reporting erg hoog. Door de stijging van de energieprijzen, grondstoffen, lonen ... is het belangrijk om in één oogopslag toegang te hebben tot financiële cijfers zoals cashflow, forecasts, kostenanalyses ...
Cashflow is een belangrijke factor voor de gezondheid van een bedrijf. Zonder goede cash follow-up kan een bedrijf in moeilijkheden raken. In de boekhouding komt cashflow overeen met de financiële middelen die nodig zijn om de werkkapitaalbehoefte te dekken: het verschil tussen uitgaven en ontvangsten.
Ontdek 7 tips om cashflow te optimaliseren
Ontdek in dit eBook tips om jouw cashmanagement vanuit praktisch oogpunt te optimaliseren. Welke KPI's moet je volgen en welke concrete verbetertrajecten kan je makkelijk implementeren?
Vaak zit achter een faillissement een gebrek aan cashflow, zelfs bij bedrijven met een grote omzet. Hoe kan dit? Stel bijvoorbeeld dat jij op een bepaald moment leveranciers moet betalen, terwijl een groot aantal klanten nog niet betaald heeft. Gelukkig kan je acties ondernemen door je cashflows overzichtelijk te maken en te optimaliseren. Zo worden deze situaties vermeden.
Voor een goed cashflowmanagement moeten je op lange termijn denken. Eerst en vooral heb je een goed overzicht nodig van de huidige en toekomstige cashflow. Pas dan kan je bijsturen en optimaliseren wat we hebben. Begin met een voorspelling van je cashflow, om zo een idee te krijgen van toekomstige uitgaven en inkomsten. Zo kan je anticiperen op de behoefte aan cashflow. Voor een nauwkeurig cashflowbudget moet je exact weten wat de betaaltermijnen van klanten en leveranciers zijn, en wanneer belastingen, lonen, sociale lasten ... moeten betaald worden. Deze informatie moet je minstens één keer per maand updaten. Het is immers onmisbaar om onvoorziene omstandigheden zonder kleerscheuren op te vangen.
Er bestaan tal van tools om je cashflow voortdurend in het oog te houden, zonder het gebruik van tijdrovende Excel-spreadsheets. Met zo’n tools krijg je niet alleen een instant overzicht van je cashflow, maar wanneer je maar wil, maar kan je meestal ook verschillende forecasts opstellen. Zo ben jij voorbereid op elk scenario.
In de cashflow omgeving staat stock gelijk aan geld dat niet onmiddellijk beschikbaar is, maar ook aan opslagkosten. Om onze stock goed te beheren, moeten we een evenwicht zoeken tussen te veel en te weinig producten in stock. Daarvoor kunnen we verschillende samenhangende factoren analyseren en verbeteren.
Een eerste aandachtspunt zijn de hoeveelheden in stock. We hebben er alle belang bij die hoeveelheden zo laag mogelijk te houden, door ze af te wegen tegen onze commerciële behoeften en de termijnen van de leveranciers. Het is bijvoorbeeld zinloos om grote hoeveelheden op voorraad te hebben van producten die we snel kunnen laten leveren tegen een lagere prijs dan de opslagkosten.
Ook de omloopsnelheid is zeker een analyse waard. Is een product veel langer in stock dan de leveringstermijn? Ga dan zeker na of het commercieel haalbaar is om dat product gewoon niet op voorraad te hebben en het pas te bestellen op het moment dat je het verkoopt.
Anderzijds kan je proberen de levertermijnen in te korten om minder hoeveelheden in stock te hebben en dus minder cashflow vast te zetten. Bespreek dit regelmatig met jouw leveranciers of de dienstverleners die instaan voor de leveringen, om de termijnen voortdurend te optimaliseren. Als je bijvoorbeeld een levertermijn van twee in plaats van drie weken verkrijgt, moet je voortaan nog maar voldoende producten in stock hebben voor twee weken in plaats van drie (buiten de reserve stock). Dat is 33% minder. Houd er wel rekening mee dat de leveringskosten kunnen stijgen en dat je vaker moet laden en lossen.
Tot slot kan het interessant zijn om de directe stockkosten te verlagen. Als je samenwerkt met een externe dienstverlener, kan je kijken wat de concurrentie te bieden heeft om de kosten op middellange termijn te drukken.
Voor een gezonde cashflow is het belangrijk zo weinig mogelijk klantenvorderingen te hebben openstaan. Dit punt kan je op verschillende manieren verbeteren: analyse van de solvabiliteit, inkorten van de betalingstermijnen ...
Voor handelstransacties waarbij een aanzienlijke hoeveelheid cashflow wordt geblokkeerd, kan het nuttig zijn om de solvabiliteit van de klant te checken. Afhankelijk van het resultaat kunnen we de klant meer flexibele of juist striktere betalingsvoorwaarden aanbieden. Wanneer er een vertrouwensband ontstaan is, kunnen die voorwaarden altijd nog aangepast worden.
Ja zeker, er bestaan tools om dit soort informatie gemakkelijker te checken. Ze geven elk bedrijf een score op basis van een tiental criteria gebaseerd op juridische informatie (rechtsvorm), financiële informatie (jaarrekeningen, winst- en verliesrekening, balans) en reputatie.
Om ervoor te zorgen dat klanten hun facturen zo snel mogelijk betalen, kan je meerdere tactieken toepassen.
Vermeld eerst en vooral duidelijk op de factuur de betalingsvoorwaarden en de algemene verkoopvoorwaarden, zoals de uiterste betaaldatum (bv. bij ontvangst van de bestelling, 30 dagen ...), de bankgegevens, de sancties bij laattijdige betaling, de vergoeding voor invorderingskosten ... Om commerciële redenen worden deze laatste twee punten zelden toegepast, maar ze kunnen de klant wel aansporen om op tijd te betalen. Voor bestellingen met een lange productie- en/of levertijd, of waarvoor je interne middelen, onderaannemers of leveranciers moet inzetten, kan het interessant zijn om een voorschot te vragen. Het is een efficiënte manier om de cashflow te beschermen.
Verder kan je automatische herinneringen versturen om laattijdige betalingen te vermijden. Meestal wachten klanten tot het laatste moment om te betalen, want ook zij willen uiteraard hun cashflow optimaliseren. Als ze enkele dagen voor de uiterste betaaldatum een herinnering ontvangen, zullen ze meer geneigd zijn op tijd te betalen. Programmeer ook een herinnering op de vervaldatum van de factuur en enkele dagen na die datum. Verder kan een telefoontje heel efficiënt zijn om problemen op te lossen. Met een factureringsprogramma kan je facturen en herinneringen automatisch laten verzenden om tijd te winnen en alles up-to-date te houden.
Praat ook met de andere afdelingen over het belang van cashflow. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de commissie programma's van bepaalde sales teams daar geen rekening mee houden en niet wachten tot de klant zijn facturen heeft betaald om de werknemers uit te betalen.
Geef korting voor vroegtijdige betalingen aan klanten die gevoelig zijn voor promoties.
Als de vorige strategieën niet of onvoldoende werken, kan je factoring overwegen. Je vertrouwt onbetaalde facturen dan toe aan een externe onderneming. In ruil krijgt je jouw geld onmiddellijk, zonder invorderingstermijn. Als vergoeding en om het risico te dekken, houdt de factoringmaatschappij een percentage van het betaalde bedrag in. Het is een dure oplossing, maar een goede manier om een deel van je geld sneller te innen, zonder onzekerheden.
Om de cashflow te optimaliseren, moeten we er niet alleen voor zorgen dat er meer geld binnenkomt, maar moeten we ook bepaalde uitgaven controleren, beperken, uitstellen of annuleren.
Om een aankoopbeleid op te stellen, moeten we eerst en vooral de aankopen centraliseren in één punt. Zo kunnen we de aard en frequentie van de aankopen van de verschillende afdelingen in kaart brengen en optimaliseren. Waarschijnlijk ontdekken we zo kosten die regelmatig terugkomen, maar met wisselende bedragen, bijvoorbeeld voor het vervoer tussen twee vestigingen van het bedrijf. Omdat die kosten een impact hebben op de cashflow, moeten we ze stroomlijnen.
Door de aankopen te centraliseren, kan je de bestellingen zoveel mogelijk groeperen om schaalvoordelen te verkrijgen. Je hebt zo ook meteen een zicht op alle leveranciers van het bedrijf, zodat je gemakkelijker opnieuw kunnen onderhandelen over contracten.
Zorg er vervolgens voor dat iedereen die een budget beheert, op de hoogte is van het aankoopbeleid. Verder kan je tools implementeren om de uitgaven te structureren.
Een grondige analyse van de algemene kosten is nog een krachtige hefboom om de cashflow te optimaliseren. Stel systematisch de volgende twee vragen:
Dat lijkt misschien omslachtig, maar het is een doeltreffende techniek om alleen de uitgaven te behouden die het bedrijf echt meerwaarde bieden.
Kosten besparen kan ook door minder tijd te besteden aan bepaalde taken. Met tools om het verkoopproces, de boekhouding of de kostennota’s te automatiseren, win je tijd en werken jouw teams efficiënter. Met andere woorden: ze kosten minder geld.
Materiaal, apparatuur en vastgoed huren is vaak duurder dan kopen. Maar huren is een goede manier om kosten te spreiden en meer cash over te houden voor andere transacties.
Overloop tot slot de geplande uitgaven en kijk of je er geen kan uitstellen. Dat heeft altijd een positieve impact op de cashflow.
Als je een goede band hebt met jouw leveranciers, kan je waarschijnlijk onderhandelen over lagere tarieven, langere betalingstermijnen, gespreide betalingen, kortingen voor vroegtijdige betaling ... Al die elementen kunnen een positieve impact hebben op je cashflow.
De bank is ook een belangrijke speler in jouw strategie om de cashflow te verbeteren. Kaskrediet is handig als je op een bepaald moment extra cashflow nodig hebt. Deze oplossing is snel en heel handig op korte termijn, maar is op lange termijn duur.
Debiteurenfinanciering is nog een mogelijkheid als je snel liquiditeit nodig hebt. Het werkt volgens hetzelfde principe als factoring. Het verschil zit bij de betaler: dat is nu de bank in plaats van de factoringmaatschappij.
Tot slot kan een banklening interessant zijn. Op basis van de cashflow forecast kan je anticiperen op moeilijke perioden en ruim op voorhand onderhandelen over de krediet- of leenvoorwaarden. Je gaat de lening met andere woorden aan op een moment dat het bedrijf goede cijfers kan voorleggen, zodat je betere voorwaarden krijgt.
Kapitaalverhogingen zijn een optie wanneer het bedrijf uitbreidt door externe groei, de opening van een dochteronderneming, de lancering van een nieuw product ... Maar ze zijn ook interessant om de financiële situatie te verbeteren.
Een kapitaalverhoging is mogelijk via interne inbreng door de vennoten of via externe beleggers. De effecten zijn echter niet onmiddellijk merkbaar en het is niet altijd een eenvoudige transactie. Het is immers mogelijk dat de vennoten inspraak verliezen en dat er bepaalde voorwaarden gelden afhankelijk van de bedrijfsvorm.
Een goede forecast is onmisbaar om de cashflow te optimaliseren. Zo hebben we een beter zicht op de beslissingen en maatregelen die we moeten nemen: de stock optimaliseren, het kapitaal verhogen, het klantenkrediet beheren, onderhandelen met onze leveranciers ...
En wat kan het bedrijf doen met een gezonde cashflow? Hoewel het belangrijk is om voldoende cashflow te hebben voor onvoorziene omstandigheden, brengt een groot aantal resterend cash niets op. Dat overschot kan je beter beleggen, intern of via financiële producten, of je kan er andere ondernemingen mee overnemen ... Wat je kiest hangt af van de bedrijfsstrategie, het risico dat iemand bereid is te nemen en de verwachte opbrengst.