Wat zijn de werkelijke kosten van financiële reporting in Excel voor je bedrijf?

Heb je je al eens afgevraagd wat de werkelijke kosten zijn als je Excel gebruikt voor je financiële reporting? Als je, net zoals twee derde van de CFO’s in 2023, nog steeds Excel gebruikt en denkt dat je bedrijf hierdoor geld bespaart, dan ga je vreemd opkijken.

65% van de financieel directeuren gebruikt in 2023 nog steeds Excel als reporting tool. Dit blijkt uit een CFO-onderzoek van EMAsphere over de digitalisering van financiële reporting. Dit cijfer zal de komende twee jaar ongetwijfeld dalen:

• 72% van de ondervraagde financieel directeuren is ontevreden over Excel als tool voor forecast en simulaties
• Drie op vier CFO’s beweren te willen investeren in software om financiële reporting te automatiseren

En wie geeft hen ongelijk? Als je bedenkt dat CFO’s die in Excel werken:

• gemiddeld 80% van hun tijd besteden aan het handmatig verzamelen, centraliseren en structureren van gegevens om financiële rapporten op te stellen
• en dus het risico lopen op fouten die kunnen leiden tot slechte beslissingen (garbage in, garbage out).
  

De kosten van tijd

Time is money, een uitdrukking die iedereen wel kent. En ook hier klopt deze uitdrukking als een bus.

Gemiddeld is een financieel directeur vijf dagen per maand bezig met het maken en onderhouden van financiële reporting in Excel. Dit in de veronderstelling dat het maken de tijd omvat om de gegevens te verzamelen, ze te structureren, de betrouwbaarheid ervan te controleren, ... Uiteraard varieert dit gemiddelde naargelang de complexiteit van de structuur van je onderneming (bijvoorbeeld het aantal entiteiten, het al dan niet integreren van analyse-aspecten in de boekhoudsoftware, …).

Als je kijkt naar het gemiddelde jaarsalaris van een CFO (ongeveer € 130.000 per jaar) en naar de werkgeverslasten, kost een ervaren CFO een bedrijf gemiddeld € 820 per dag.

Reporting in Excel kost je bedrijf dus gemiddeld € 4100 per maand. En dan houden we nog geen rekening met de tijd voor analyse, de echte toegevoegde waarde van een financieel directeur. Het is namelijk op basis van deze analyse dat de CFO strategische beslissingen neemt.

Deze berekening toont duidelijk het verschil tussen de prijs van een oplossing en de werkelijke kosten ervan voor het bedrijf.

De kosten van fouten

Als je gegevens in Excel handmatig verzamelt, verwerkt en berekent, loop je een groter risico op fouten. Dit kan iedere medewerker van de financiële afdeling beamen. Deze fouten kunnen leiden tot onjuiste reporting en uiteindelijk tot slechte beslissingen. Je hoeft geen hogere wiskunde gestudeerd te hebben om te weten dat het nemen van strategische beslissingen op basis van een rapport vol fouten, je meer kost dan wat je denkt te kunnen besparen met Excel.

Kijk naar het voorbeeld van Nathalie Vienne, Controlling Manager bij amfori, een klant van EMAsphere. Ze vertelde ons over de ellende die ze meemaakte toen ze nog met Excel werkte:

"Toen ik er begon te werken, werden onze +2400 leden maandelijks één voor één gefactureerd. Het was geen automatisch proces en de verwerking van de facturen duurde wel drie maanden. Ondanks een zeer uitgebreid boekhoudsysteem (er was een account per personeelslid) werden alle rapporten in Excel gemaakt. Dus besloot ik een analytische boekhoudstructuur op te zetten, met kostenposten en maandafsluitingen. Op een dag leverde ik vlak voor mijn vakantie een rapport in… waar helaas enkele fouten in stonden. De oorzaak? Te veel handelingen in Excel en onjuiste maandafsluitingen.”

Misschien heb je dit soort tegenslag al eens meegemaakt, omdat je niet wist dat er zoiets bestaat als software om reporting te automatiseren? Met deze software vermijd je voor de volle 100% de fouten die gewoonlijk met Excel worden gemaakt.

Tot 67% tijdwinst

Financieel directeuren willen zich volledig kunnen focussen op hun kerntaken en het volste vertrouwen hebben in de juistheid van gegevens.

Hiervoor heb je geautomatiseerde en betrouwbare reporting nodig op basis van de gegevens uit je software (boekhouding, CRM, HR, ...). En dit is precies wat EMAsphere voor je doet.

Hugues Vandepeutte richtte EMAsphere op nadat hij meerdere jaren als financieel directeur gewerkt had. Hij worstelde zelf met de problemen die CFO’s vaak ervaren. Dit zette hem ertoe aan om software te ontwikkelen, zodat financieel directeuren hun volledige financiële reporting in eigen handen kunnen nemen.

De belofte van EMAsphere is eenvoudig: bespaar tot 67% van de tijd die je vroeger bezig was in Excel en besteed dit aan je echte kerntaken waar je een meerwaarde hebt: analyse en strategische besluitvorming, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de correctheid van je gegevens.