Choisir votre ERP : Les indispensables à savoir

La sélection d’un ERP est une décision qui impactera votre organisation pendant plusieurs années tant la plateforme sera au centre de vos processus et l’investissement financier et humain peut être important. Cet article a pour objectif de vous aider à comprendre les implications et les enjeux d’un tel projet et de vous aider à comparer efficacement les solutions existantes afin d’adopter la plateforme la mieux adaptée à votre organisation.

Vue d’ensemble

Envergure du projet

Avant de vous lancer dans la sélection d’un ERP, il est conseillé de comprendre les implications du projet. Acquérir ce type de solution ne se résume pas à la définition de vos besoins et à l’installation d’un logiciel. Cela implique entre autre de migrer une ou plusieurs bases de données (CRM, stock, comptabilité…) vers un nouveau système qui devra être installé, personnalisé et maintenu. Cela nécessite aussi de former les différents utilisateurs, d’arrêter les systèmes existants (et de supporter le coût lié à la rupture de ces contrats), de modifier certaines interactions avec des partenaires extérieurs à la société, etc.

L’implémentation d’un ERP peut être résumée en 9 phases :

1. Initiation du projet
2. Analyse des besoins
3. Configuration et personnalisation du logiciel
4. Test des développements
5. Migration des données
6. Test par les utilisateurs finaux
7. Formation des utilisateurs
8. “Go live”
9. Maintenance

Mobilisation des ressources

Comme l’ERP sera utilisé par plusieurs départements de votre organisation, il sera nécessaire de remonter les attentes et besoins des futurs utilisateurs. La mise sur pied d’une équipe dédiée est un élément important pour la collecte des informations mais aussi à la bonne marche du projet. L’équipe est généralement menée par un Project Manager, entouré de Business Sponsors représentant les différents départements de l’entreprise. Selon la méthodologie choisie, d’autres profils complèteront ce groupe.

Si votre entreprise ne dispose pas des connaissances ou des ressources internes nécessaires, il est possible d’engager (de manière ponctuelle) les profils nécessaires ou de collaborer avec une ou plusieurs société(s) spécialisée(s). Il est aussi envisageable de limiter leur collaboration à des phases spécifiques du projet. Par exemple, votre entreprise pourrait déléguer l’élaboration du cahier des charges à un consultant spécialisé.

Structure et processus

Avant de définir vos besoins, il est nécessaire de visualiser la structure de votre société et les processus désirés au terme de l’installation de l’ERP. Si l’évolution de votre organisation semble incertaine, il peut être opportun de retarder l’implémentation de l’ERP et de réaliser un travail préalable de réorganisation pour optimiser l’organisation future de la société. Si votre société envisage, par exemple, la réorganisation de certaines équipes, une modification des processus de validation des bons de commande, voire l’ouverture d’une filiale dans un pays dont la devise est différente, tous ces types de changement doivent être identifiés au plus vite. Cet exercice, réalisé avec l’aide éventuelle de ressources extérieures, vous permettra d’optimiser vos processus mais aussi d’implémenter une plateforme aux besoins de personnalisation moins élevés.

Définitions de vos besoins

Après avoir constitué l’équipe gestionnaire du projet et anticipé du mieux possible l’évolution de votre organisation, vous pouvez réaliser la liste exhaustive des besoins prévus par vos départements pour les années à venir. Pondérez-les ensuite en fonction de leur importance et regroupez-les en catégories : département (ventes, comptabilité, etc.), technique (on-site vs online, etc.), administration (nombre d’utilisateurs, gestion des droits d’accès, etc.).

Budget

L’implémentation d’un logiciel ERP, quel qu’il soit, implique l’achat des licences et de nombreux services nécessaires à son implémentation (analyse des besoins, formations des utilisateurs, import des données, etc.). Dans certains cas, il est possible de mettre le projet en place graduellement. Une implémentation par étape a pour avantages d’étaler les dépenses dans le temps et de garder le projet sous contrôle (quitte à stopper l’implémentation à temps si elle ne se passe pas comme prévu).

Intégrateur

Le choix d’un intégrateur arrive généralement après la sélection de la solution. Dans ce cas, il est conseillé de mettre en concurrence plusieurs sociétés qui sont capables d’implémenter l’ERP choisi. Comparez non seulement leurs prix mais aussi leurs méthodologies et leurs références.

Il arrive que certaines sociétés travaillent déjà étroitement avec un intégrateur et opte pour la solution maîtrisée par ce dernier sans (trop) la comparer à d’autres. Cette approche n’est pas dénuée de sens dans la mesure où la réussite d’un projet ERP dépend notamment de la bonne compréhension de votre activité par ce partenaire.

Analyse des logiciels ERP

Caractéristiques

Nous avons listé ci-dessous les caractéristiques majeures des ERP afin que votre travail de comparaison soit le plus exhaustif possible.

Couverture fonctionnelle et personnalisation

Les fonctionnalités diffèrent d’une solution à l’autre et ne vous seront pas toutes nécessaires. Une analyse approfondie de vos besoins vous permettra de mieux distinguer les fonctions qui vous seront indispensables de celles qui ne le seront pas.

Dans la majorité des cas, la solution retenue ne couvrira pas tous vos besoins et des modifications seront nécessaires. Gardez à l’esprit qu’un logiciel modifié est souvent plus complexe à maintenir et entraîne des coûts supplémentaires : développements additionnels, séances de test, mises à jour, modifications des supports de formation, etc..

Intégration

La qualité principale d’un ERP est d’intégrer les fonctionnalités utilisées par différents départements de l’entreprise au sein d’une seule plateforme afin que l’information circule plus rapidement et sans être dupliquée dans plusieurs systèmes indépendants. Néanmoins, il est très probable que la solution choisie ne remplace pas (immédiatement) tous les outils de votre organisation. Sa capacité d’intégration avec d’autres systèmes est donc un élément d’analyse important. Notez que ces intégrations requièrent des efforts de paramétrisation ou des développements supplémentaires.

“Online” vs “On-premise”

Les logiciels “online” (dans le Cloud ou SaaS) sont accessibles via votre navigateur internet. Les informations sont stockées par l'éditeur sur ses propres serveurs. Les intérêts d’une solution Cloud sont notamment les mises à jour automatiques, l’absence de frais d’infrastructure, la sécurisation des données, l'accessibilité de l’information.

Les ERP “on-premise” sont exécutés sur des serveurs gérés par votre société ou votre intégrateur. La structure en site propre est encore très présente pour les ERP car elle offre davantage de possibilités pour personnaliser la solution.

Localisation et conformité légale

Si l’ERP implémenté doit englober la comptabilité, il est crucial d’analyser les aspects légaux et fonctionnels propres à votre pays (par ex : le FEC (Fichier des écritures comptables)). N’hésitez pas à vérifier le nombre de sociétés qui utilisent la solution analysée, leurs localisations et les fonctionnalités utilisées.

Secteur d’activité

Certains ERP se déclinent en plusieurs versions selon les besoins d’industries spécifiques. Cette caractéristique peut être un élément différenciant important car cela peut considérablement réduire les besoins ultérieurs de personnalisation.

Ergonomie

Les logiciels ERP ne sont pas toujours bien accueillis par les employés, souvent en raison d’un manque d’ergonomie de la solution. Pour certains départements tel que la comptabilité, la facilité d’utilisation est même un critère essentiel car certains détails peuvent faire la différence en termes d’efficience et de gain de temps.

Tarifications

Les modèles de tarification peuvent varier d’une solution à une autre et des coûts cachés peuvent apparaître. Pour mieux estimer le coût total, nous vous conseillons d’analyser les prix sous plusieurs angles :

Utilisateur(s)

Le prix des ERP est la plupart du temps calculé sur base du nombre d’utilisateurs. La tentation est grande de comparer les différentes possibilités en se basant uniquement sur ce coût et d’éventuellement choisir celui dont le prix par poste est le moins cher. Pourtant, gardez à l’esprit que ce coût ne peut représenter qu’une partie du coût total.

Fonctionnalités

Les éditeurs d’ERP présentent souvent une tarification découpée en modules fonctionnels : CRM, ventes, achats, logistique… Ce coût additionnel peut s’ajouter au prix unitaire par utilisateur ou pour l’ensemble des utilisateurs. La première formule a un impact plus important sur le coût total et il convient de négocier les conditions avec l’éditeur (ou l’intégrateur si celui-ci vous revend la licence).

Services additionnels

Comment les données de vos anciens systèmes seront-elles transférées vers votre ERP ? Quel est le niveau de formation nécessaire pour les utilisateurs ? Quel support obtiendrez-vous après la mise en place de la plateforme? Ces différents points peuvent nécessiter l’achat de services supplémentaires auprès de l’éditeur ou de l’intégrateur et leurs coûts peuvent être élevés.

Durée d’engagement

Les durées contractuelles minimales et maximales peuvent varier d’une solution à une autre : certaines vous laisseront la liberté de souscrire à un abonnement mensuel tandis que d’autres peuvent exiger un engagement annuel. Gardez néanmoins à l’esprit que les conditions contractuelles ne définissent que partiellement votre d’engagement. Prenez en compte les difficultés techniques et opérationnelles pour changer de solution au profit d’une autre. Autrement dit, l’appropriation d’un ERP et le transfert des données entre logiciels étant complexe, vous serez très certainement liés à votre plateforme pour plusieurs années.

Conclusion

La sélection d’un logiciel ERP repose sur une bonne connaissance de vos besoins et sur une analyse comparative poussée. Gardez à l’esprit que votre choix de logiciel portera ses fruits si son intégration est réalisée de manière professionnelle avec des intervenants de qualité. Veillez donc à bien vous entourer en interne et en externe. N’hésitez pas aussi à solliciter votre réseau afin de bénéficier de son retour d’expérience.