Tout savoir sur l'EPM : définition et guide pour bien le choisir

Vous ne savez pas comment préparer les données pour un bon reporting financier ?

Découvrez les 4 étapes-clés à suivre :

Bien définir ses besoins

Gardez en tête que la définition des besoins doit se faire en amont du projet ou du choix du logiciel. Pour bien faire, suivez ces deux étapes :

1. Trouvez vos interlocuteurs métier : incluez idéalement un(e) collaborateur(trice)  par service impliqué,  
2. Anticipez au mieux l'évolution de votre organisation : afin d’en tenir compte pour établir vos besoins à long terme. 

Pour ne rien oublier, dressez une liste détaillée des besoins envisagés par vos services pour les années à venir. Ajustez ensuite ces besoins selon leur importance et regroupez-les par catégories. Par exemple : 

• département (ventes, comptabilité, etc.),
• type de solution le plus adapté (On-premise ou Online),
• utilisateurs (nombre d'utilisateurs, etc.).
  
  

Les logiciels à synchroniser avec l’EPM

Un EPM bénéficie à tous les départements de votre organisation. À ce titre, il doit être capable de s’intégrer aux logiciels déjà employés, et à ceux envisagés pour le futur.  Voici quelques exemples des logiciels avec lesquels vérifier la compatibilité de votre EPM  :

• logiciel comptable 
• ERP (Enterprise Resource Planning) 
• CRM (Client Relationship Management)
• logiciel de gestion des temps, 
• logiciel SIRH (Ressources Humaines),
• etc... 

La structure et le processus

Pour cette étape, laissez-vous guider par la vision et la structure de votre entreprise.  Gardez ces deux points en tête et représentez-vous l'usage que vos équipes feront de l’EPM. 

Cette étape est importante, car les scénarios envisagés par votre entreprise peuvent être décisifs. Par exemple :

• La volonté de moderniser les procédures peut vous demander d’adapter les traitements de validation des bons de commande.
• L'ouverture d’une nouvelle filiale dans un pays peut vous amener à gérer une autre devise, 
• La réorganisation de certaines équipes peut nécessiter l’implémentation de nouveaux logiciels.  
  
  

Online, hybride et On-premise

Les logiciels EPM dits On-premise sont exécutés sur des serveurs gérés par votre entreprise ou un sous-traitant. Dans les deux cas, les données sont stockées de manière à ne pas dépendre de l'éditeur. Cette structure on-premise est de moins en moins courante. Seules les organisations qui disposent de ressources informatiques importantes l'utilisent encore. La maintenance des solutions on-premise nécessite des connaissances techniques approfondies.

Un environnement hybride peut inclure n'importe quelle combinaison d'environnements on-premise, online et hybrides. Dans cette configuration, les données sont stockées dans différents types d'environnement. Elles sont reliées entre elles par des programmes spécifiques.

Les logiciels d’EPM dits Online ne sont accessibles que depuis votre navigateur intégré. Vos données financières et opérationnelles sont stockées par l'éditeur sur ses propres serveurs. Ceux-ci peuvent être situés à l’étranger de votre organisation. Cette approche présente de nombreux avantages : 

• mises à jour automatiques, 
• absence de coûts d'infrastructure, 
• sécurité des données, 
• mise en route rapide,
• etc.

La localisation et conformité légale

Ergonomie, fonctionnalités, intégrations… Les logiciels EPM présentent de nombreux avantages. Néanmoins, ces logiciels ne correspondent pas toujours aux besoins de votre marché. Notamment parce que les aspects juridiques varient d'un pays à l'autre. C’est pourquoi il est essentiel de revoir les aspects juridiques et fonctionnels propres à votre périmètre.

L'ergonomie du logiciel

Sans logiciel EPM, la saisie de données est souvent pénible et fastidieuse. Il en va de même si la solution choisie ne répond pas à vos besoins.  Certains détails, comme : 

• les raccourcis clavier, 
• l'utilisation des touches de tabulation,
• l'organisation du tableau de bord,

peuvent faire la différence. Ces éléments peuvent impacter positivement ou négativement vos performances.

Généralement, une démonstration gratuite de la solution EPM envisagée est toujours possible. Profitez-en ! C’est l’occasion de vérifier que son ergonomie et ses fonctionnalités  vous conviennent. 

Ce qu'il faut éviter

Vous êtes désormais familier(ère) avec les bonnes questions à vous poser pour trouver un logiciel EPM adapté.  Place aux actions à éviter pour un choix d’EPM optimal : 

Ignorer les besoins métiers

EMAsphere est simple à utiliser, mais ce n’est pas le cas de tous les EPM. Lorsque vous implémentez un EPM, gardez en tête que la définition de vos usages est importante. À chaque service sont besoin métier spécifique, et donc son usage particulier de l’EPM.  

En intégrant vos équipes à la réflexion de votre projet, vous multipliez vos chances d’éviter :  

• d'échanger difficilement vos informations, 
• d'investir dans un outil inutile,

• de perdre des opportunités d’investissement.

Sous-estimer les évolutions des besoins

Tout évolue : les métiers de vos collaborateurs, le degré de maturité de votre entreprise, mais aussi l’orientation de celle-ci. Anticipez systématiquement les besoins à venir pour apprécier au mieux vos besoins en matière d’EPM. 

Une conformité parfois négligée

Les logiciels EPM impliquent l'utilisation de nombreuses données personnelles et confidentielles. Consultez votre service juridique pour vous assurer de respecter le RGPD. En complément, il est possible de vous faire accompagner par un DPO (Data Protection Officer) freelance.

Sous-estimer les coûts

Estimer les coûts de votre EPM au plus juste est essentiel, notamment pour savoir si vos actions prévues sont compatibles avec votre budget. Considérez aussi les coûts de formation au lancement de l’utilisation. Cette dépense fait partie intégrante de l’implémentation d’un EPM. Elle est nécessaire pour que vos  équipes soient formées et efficientes. Dans une autre perspective, considérez l’amortissement des coûts. Ces derniers sont amenés à évoluer selon le cycle d’utilisation de votre logiciel EPM. Les coûts de maintenance étant généralement bien moins importants que ceux d’implémentation. 

Oublier de demander une démonstration

Il est indispensable d’essayer votre logiciel EPM.  Mais il est encore plus indispensable de les faire tester par les équipes métier.  En pratique, ce sont ces équipes qui travailleront chaque jour avec le logiciel. C’est à elles qu’il doit convenir en priorité.

À retenir 

Un bon choix d’EPM implique une bonne connaissance des besoins de votre organisation. Votre choix de logiciel portera ses fruits si :

• Les orientations stratégiques de votre organisation sont prises en compte. 
• Les besoins métiers ont été intégrés et anticipés.
• Les équipes sont correctement formées.
• Votre EPM fonctionne en synergie avec vos autres logiciels. 

Pour faciliter ces processus, faites vous accompagner par :

• Les équipes : afin de définir le besoin.
• Le management : pour appréhender les orientations stratégiques à venir.
• Des prestataires : nécessaires si des compétences additionnelles sont requises.

Vous voilà paré(e) à poser les bonnes questions pour un choix d’EPM adapté à votre organisation.

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