Tout sur le reporting : 5 points pour le comprendre et l'adopter

Le reporting est à l’entreprise ce que l’eau fraîche est à la survie : un non-négociable. 

Encore faut-il s’assurer des réglages du reporting pour s’abreuver de données fraîches et actionnables. 

CFO, CEO et financiers qui vous questionnez sur le reporting : cet article est fait pour vous. 

Ensemble, nous aborderons :

• La définition du reporting ;
• Les types de reporting ; 
• Les éléments indispensables du reporting ;
• Les outils utiles au reporting ;
• Les étapes du reporting.
  
  

Le reporting expliqué

Commençons par le commencement du reporting : sa définition et son usage. 

Qu’est-ce que le reporting ? 

Le “reporting” est un terme anglophone. Il correspond à la communication des données et comprend : 

• la réalisation ;
• la publication ;
• et la diffusion de rapports actionnables sur les activités et la performance d’une entreprise. 

• rapports à des fins de compte-rendus ;
• tableaux de bord analytiques. 

En français, les termes “reporting” et “tableaux de bord” sont souvent utilisés comme synonymes par abus de langage. En effet, le concept sous-jacent à ces 2 termes est la représentation synthétique et visuelle de la performance d’une entreprise, d’un département, d’un canal de communication, d’un projet...

Le reporting au sens de “tableau de bord” est donc un outil. Il compile des données vérifiées et vérifiables. Il permet de visualiser les indicateurs de performance d’une entreprise. Étant donnée la solution que nous avons développée autour du pilotage de la performance, nous aborderons dans cet article le terme “reporting” au sens de représentation visuelle des données sous forme de tableau de bord. 

Il est également important de noter que le reporting centralise les données. Les données qu’il contient sont d’abord rassemblées puis traitées, avant d’être mises en forme. Selon le stade de maturité de l’entreprise en termes de reporting, ces données peuvent être : 

• saisies manuellement par les équipes ;
• issues de fichiers Excel ;
• ou remontées automatiquement depuis les systèmes déjà en place (logiciel comptable, ERP, CRM, SIRH, ...).  

Dans cet article, le reporting sera abordé d’un point de vue analytique, sous la dimension de tableaux de bord plutôt que celui de compte-rendus.

À quoi sert le reporting ? 

Le reporting a deux buts principaux :  

• être analysé afin d'orienter les décisions stratégiques ;
• guider les managers et leurs équipes vers l’atteinte des objectifs préalablement fixés. 

En effet, le reporting structure la donnée de manière claire et accessible.  Il décline les informations sous diverses représentations pour rendre leur contenu plus actionnable. 

Son format et son rythme sont prédéterminés. Ils varient selon les besoins de votre organisation et de vos utilisateurs.  

Globalement, le reporting permet de : 

• transmettre l’information stratégique ou opérationnelle d’un service à l'autre ;
• donner à toute l’organisation une vue sur les avancées vers les objectifs qui découlent de sa stratégie ;  
• donner plus de sens au travail des équipes, capables de suivre leur progression.
  
  

Quels sont les types de reporting ?

À chaque organisation son reporting, à chaque entreprise ses besoins. Pour vous aider à choisir votre reporting, voici une sélection des reportings les plus répandus : 

Reporting stratégique 

Les tableaux de bord stratégiques sont utiles aux comités de direction autant qu'aux membres du conseil d'administration. Ces deux groupes ont besoin d’une vue d’ensemble plutôt que détaillée. 

Ce type de dashboard permet donc aux C-levels d’avoir une vue d’ensemble sur la performance de l’entreprise grâce à des indicateurs qui couvrent l’entièreté de l’activité. 

Reporting de projet 

Vous en conviendrez : l’intitulé est parlant. Ce type de reporting vise à monitorer l’avancement d’un projet. Inspiré de la méthode de développement agile, il  est à la fois utile : 

• aux participants, qui se repèrent vis à vis des jalons du projet ;
• aux personnes indirectement liées au projet, ainsi tenues au courant des avancées et des performances à intervalles réguliers. 
  

Reporting analytique 

Un reporting analytique correspond en d’autres termes à un reporting focalisé sur les analyses qu’il permet. Souvent associé à l’emploi de solutions logicielles, il se rapproche du domaine de la business intelligence (ou informatique décisionnelle) ou de l’Enterprise Performance Management (aussi appelé EPM).

En effet, on parle souvent de reporting analytique lorsqu'un tableau de bord regroupe un nombre important de données et permet d'effectuer des analyses avancées. Cette approche analytique du reporting est notamment rendue possible par un croisement sur les données sources ou la catégorisation des données par groupes.

Au sein d’une entreprise, ce reporting analytique comprend des indicateurs tels que la rentabilité par client ou par projet, ou l’analyse des coûts.  

À juste titre,  les plus familiers avec la finance parmi vous assimilerons la notion de reporting analytique au reporting basé sur la comptabilité analytique. Bien que cela soit lié à un abus de langage, cela est tout à fait compréhensible. 

Reporting opérationnel par département

Pour suivre l’atteinte de ses objectifs, chaque département peut avoir besoin de construire son propre reporting opérationnel. Parmi ces derniers, nous pouvons citer les reportings : 

• financier ;
• commercial ;
• marketing ;
• RH (ressources humaines) ;
• ...

Reporting financier

Le reporting financier fait partie des reporting les plus emblématiques. Il se décline sous plusieurs angles. Nous pouvons, par exemple, citer le reporting comptable, de gestion de trésorerie, de planification financière ou de consolidation.

Le reporting de comptable se focalise notamment sur des indicateurs liés à la santé comptable de l’entreprise, tels que le DPO (délai moyen de paiement des fournisseurs), le DSO (délai moyen de paiement des clients) moyen ou l’évolution de l’EBITDA.... Les logiciels automatisés de reporting comme EMAsphere permettent également de générer les bilans et comptes de résultat au sein de ce type de reporting.  

Le reporting de consolidation se structure quant à lui autour de de la réconciliation des comptes et des intercos afin d’obtenir une vue consolidée du groupe parfois composé de plusieurs dizaines voire centaines d’entités.

L’idéal est de recourir à un logiciel spécialisé, capable de  pousser la granularité de l’analyse jusqu’à la transaction elle-même et de proposer :

• plusieurs groupes de consolidation,
• une assistance intelligente capable de suggérer des “matching”. 

Reporting vente 

Reporting et vente forment un duo bien connu de toute entreprise attentive à sa performance commerciale. Ce type de reporting se focalise entre autres sur des indicateurs tels que :

• le chiffre d’affaires ;
• le volume des ventes YtD ou mensuelles ;
• la valeur pondérée du pipeline ;
• le taux de conversion ;
• le panier moyen ou l’ACV (Annual Contract Value) ;
• la répartition du chiffre d’affaires par produit, par commercial, par région ;
• etc...

RSE (responsabilité sociétale d’entreprise) 

Plus récent que les reportings cités plus haut, ce nouveau venu porte aussi le nom de reporting ESG, pour (Environnement, Social et Gouvernance). 

Il se focalise sur les aspects extra-financiers de l’entreprise. Vous pouvez ainsi y retrouver des critères d’évaluation liés au social, au sociétal ou à l'environnemental.  Avec des KPIs telsque :

• le nombre de formations dispensées ;
• l’impact territorial, économique et social de l’activité de l’entreprise ;
• l’utilisation durable des ressources.
  

Les éléments indispensables d'un reporting 

Les trois éléments incontournables d’un tableau de bord de reporting réussi sont : 

• le menu ;
• la barre de contexte ;
• la zone de visualisation des données. 

Le menu se compose des pages à consulter selon vos besoins.  Le menu permet de :

• naviguer de page en page ; 

• structurer l'information par thématique.

Concentrez-vous sur l'essentiel. Nous vous conseillons de limiter le nombre d’informations présentées par page. Cela facilite la compréhension par les personnes qui le consultent ! Dans EMAsphere, le menu est par exemple entièrement personnalisable selon les besoins, les droits et les responsabilités de chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.

La partie “visualisation des données” regroupe vos KPIs, graphiques ou tableaux. 

Ces informations vont généralement de paire avec une plage de comparaison. Cette comparaison peut être :

• temporelle (YtD vs YtD-1, mois en cours vs mois précédent, budget vs données actuelles, …)
• sectorielle : quelle est votre performance par rapport à celle de votre marché ?
• intra-entreprise : entre filiales, produits, régions…

Un reporting bien construit permet aussi d’appliquer un filtre individuel sur les graphiques pertinents. Prenons l'exemple d'un graphique présentant le nombre de devis mensuels réalisés sur les 12 derniers mois. Filtrer ce graphique vous permettra par exemple d'afficher en un simple clic le nombre de devis signés. Dans EMAsphere, vous disposez d’un éventail de +50  KPIs, tableaux et graphiques préconfigurés pour vos indicateurs.  À vous de choisir ! 

La barre de contexte permet d’appliquer les filtres requis et d’accéder aux paramètres nécessaires. 

En effet, il est indispensable de pouvoir appliquer des filtres globaux sur l’entièreté de votre page plutôt que sur des graphiques individuels. L’un des filtres les plus communs, par exemple, est celui de la sélection d’une plage de dates. 

Les outils pour construire votre reporting

Passons en revue deux catégories d'outils de reporting parmi les plus répandues : les feuilles de calcul et les solutions EPM.  

Les feuilles de calculs, pour débuter 

Nous l’évoquions dans notre article dédié au reporting sur Excel, les feuilles de calcul sont l’un des 

grands classiques de la gestion d’entreprise. Google Sheets ou Excel, par exemple, sont de bons outils pour commencer son reporting, a fortiori si vous n'avez pas peur du :

• risque d’erreurs de saisie ;
• temps nécessaire pour maintenir à jour vos feuilles de calcul.
  
  

Les solutions EPM, pour gagner en efficience

Les solutions EPM (Entreprise Performance Management), offrent une vision à 360° de l'activité. Elles permettent tout à la fois d’avoir une vue sur : 

• le reporting analytique ;
• la consolidation ;
• l'élaboration de prévisionnel ;
• ou les simulations de gestion. 

Nous l’abordions dans notreguide pour bien choisir son EPM : ces solutions sont les alliées des directions financières et du top management en général. Lorsqu’elles répondent bien aux besoins de votre entreprise, elles contribuent à la gestion de la performance.

Dans le cas d’EMAsphere,une solution EPM : 

• se connecte automatiquement aux outils spécifiques ;
• automatise la création des tableaux de bord au profit de l’interprétation des reportings ;
• donne à chaque profil un accès aux données adapté à ses besoins.

Les étapes du reporting

Un reporting se construit généralement en trois étapes simples : 

Les trois étapes de la mise en place du reporting 

Identification des besoins 

Ici, il s’agit de prendre en considération les besoins : 

• de l’organisation, qui doit faire face à des orientations stratégiques et des contraintes causées par des outils déjà existants ; 
• des équipes métiers, qui diffèrent selon les usages et les services ;
• du comité de direction, en attente d’un reporting qui lui fournisse des informations actionnables.  

Lorsque vous construisez un reporting, concevez-le  avec la stratégie de  votre entreprise en tête. Posez-vous la question : “Quelle est la vision stratégique de mon organisation ?” Vous pourrez ainsi définir un ou plusieurs objectifs appropriés selon la méthode SMART (pour Spécifique, Mesurable,  Atteignable,  Raisonnable et Temporellement défini). Chaque objectif peut ensuite être décliné en indicateurs clés de performance.

Pour  en savoir plus sur  la méthode SMART,  téléchargez notre ebook sur les 7 erreurs à éviter en reporting et découvrez nos conseils détaillés ! 

Analyse et traitement des données 

Un reporting repose sur de la donnée. Elle peut être issue des saisies manuelles des équipes, comme des remontées de données depuis les outils métiers. Quoi qu’il en soit, posez-vous la question de la qualité de cette donnée. Pour ce faire, questionnez-vous sur ces 4 points :  

• Fiabilité : Dans quelle mesure les données saisies ou remontées sont-elles exactes ? 
• Volume : Quelle masse d’informations votre reporting doit-il considérer ? 
• Format : Le format des données issues des différents systèmes qui poussent la donnée vers votre reporting est-il uniforme ? 
• Calcul : Un calcul des données est-il nécessaire afin de rendre l’information exploitable ?
  
  

Élaboration de son tableau de bord 

Pour que le reporting soit parfaitement actionnable, il doit :

• comporter des métriques significatives pour celui ou celle qui le  consulte ;
• adopter la représentation la  plus parlante possible selon son utilisation ;
• être structuré de manière cohérente.

Pour parvenir à un reporting qui réponde à ces critères, un processus d’itération est généralement nécessaire.  Il implique une période d’affinage des KPIs employés et des modélisations adoptées.   

À vous de jouer 

Après cet article, les fondamentaux du reporting ne devraient plus avoir de secret pour vous.  Appliquez vos nouvelles connaissances dès maintenant : créez votre dashboard de reporting en trois étapes.