Comment créer efficacement un budget prévisionnel multi-entités ?

Vous le connaissez, ce sentiment d’inquiétude signe que la date fatidique approche. Et oui, la saison des budgets arrive à grands pas ! Chaque année, à la même période, c’est le même rituel : un moment dont les financiers se passeraient bien. Une période intense, où il serait préférable que les journées durent 34 heures (et encore, serait-ce suffisant ?).

Pourtant, la création de budgets est primordiale pour les entreprises. Ces derniers permettent de fixer des objectifs et d'avoir une vision sur les 12 prochains mois. Cette réalité est d’autant plus vraie que la taille de l’entreprise croît. En effet, le conseil d’administration et les investisseurs souhaitent connaître les résultats prévus pour l’année prochaine. Et pour cela, vous n’avez pas beaucoup d’autres choix que de passer par la case : budgets.

La croissance d’une entreprise peut également entraîner la création d’un groupe d’entreprises. Un groupe est alors composé de plusieurs entités juridiques distinctes. Cette composition multi-entités a aussi son impact sur la création du budget prévisionnel.

Cette année vous souhaitez créer efficacement un budget prévisionnel pour votre groupe ? Suivez le guide … Au sommaire : 

• les bases du budget prévisionnel ;
• pourquoi réaliser un budget prévisionnel consolidé est indispensable pour les groupes de sociétés ;
• comment établir le budget de son groupe ;
• comment baser son budget prévisionnel sur le reporting.

Un budget prévisionnel, qu’est-ce que c’est ?

Budgets et prévisions : différence

On entend souvent parler de budgets et de prévisions (forecasts en anglais). Il s’agit de deux concepts différents mais liés. En réalité, les prévisions se basent sur le budget.

En effet, le budget est généralement un exercice annuel. Il est réalisé en fin d’année en vue de planifier les chiffres de l’année N+1.

En cours d’année, les entreprises réalisent des prévisions en prenant en compte :

• de l’évolution des chiffres ;
• de la situation économique ;
• du marché ;
• ... 

Ces prévisions peuvent être réalisées sur une période plus courte ou plus longue que 12 mois.

Note : Par exemple, beaucoup d’entreprises ont adapté leurs prévisions en avril 2020 durant la pandémie Covid-19. C’est notamment le cas des industries mises à l’arrêt (comme le secteur de la restauration) ou boostées (certains sites de e-commerce par exemple) par la situation.

Type de budgets

Il existe 3 types de budgets. Un budget est réalisé soit :

• sur le compte de résultat (en vue de planifier la performance des ventes et la rentabilité de l’entreprise par exemple) ;
• sur l’évolution du flux de trésorerie ;
• sur le bilan (dans de plus rares cas).

Le type de budget le plus largement réalisé est celui sur le compte de résultat. Quand on parle de “budget prévisionnel” dans la profession, on associe (la plupart du temps) ce terme au budget sur le compte de résultat. Est-ce un abus de langage ? On pourrait le dire, car un budget est par essence “prévisionnel”.

Pourquoi réaliser un budget consolidé ?

Si le budget est à ce point au cœur des discussions des financiers, c’est à juste titre ! Réaliser un budget prévisionnel, c’est comme avoir une recette à suivre pour préparer un bon petit plat : vous savez vers où aller et le résultat souhaité ! Élaborer  un budget prévisionnel permet donc de connaître les objectifs fixés pour l’année à venir. C’est pourquoi ils sont souvent importants pour les investisseurs.  

Pour un groupe constitué de plusieurs entités, réaliser un budget prévisionnel permet aussi de comparer la performance attendue du groupe avec chaque entité. Dans certains cas, l’entreprise n’est pas composée d’entités juridiques distinctes. Cependant, l'entreprise peut avoir besoin d’analyser le budget par localisation (pays, bureaux, magasins, …). Dans ce cas, il est possible d’effectuer cette analyse comparative des budgets grâce aux axes analytiques.

Par ailleurs, un budget permet aussi d’anticiper des difficultés financières pour l’année N+1. Il est alors possible de définir des actions correctrices à entreprendre par entité.

Enfin, un budget permettra de contrôler l’atteinte des objectifs fixés par ce budget durant l’année. Pour cela, il suffira de comparer les données comptables dites “réalisées” au budget. En effet, revenons à l’analogie de la recette de cuisine. Comparer la photo de la recette au plat réalisé par vos propres mains permet d’évaluer l’atteinte de l’objectif. Plus il ressemble à la photo, plus vous pourrez considérer avoir atteint votre objectif. Pour les budgets, c’est le même principe ! Plus le réalisé coïncide avec le budget, plus vous aurez atteint votre objectif.

Comment établir un budget prévisionnel ?

La méthode pour réaliser un budget prévisionnel 

Établir un budget : quelle méthode appliquer ? Plusieurs possibilités s’offrent à vous :

• partir de 0 (zero based budget) ;
• partir de données existantes en comptabilité ;
• partir d’un précédent budget.

Dans le premier cas, vous créez un budget comme si vous fondiez une nouvelle entreprise. Vous partez de zéro, une feuille blanche. Chaque ligne comptable est créée et complétée selon les besoins de l’entreprise. Cette méthode est généralement appliquée pour les start-ups ou lors de la création d’une nouvelle entité.

Par ailleurs, vous pouvez également créer votre budget prévisionnel à partir des données issues de votre logiciel comptable. Cette technique vous fera inévitablement gagner du temps ! Dans cette configuration, vous partez des données comptables mensuelles de l’année N afin de réaliser le budget de l’année N+1.

Pour modifier les valeurs comptables, plusieurs possibilités :

• ajuster une valeur mensuelle : dans ce cas, vous modifiez manuellement la valeur d’un compte pour un mois souhaité ;
• ajuster la valeur annuelle du compte souhaité : dans ce cas, la modification sera répartie mensuellement selon la répartition de l’année N ;
• ajouter un pourcentage d’évolution : il est aussi possible de simplement assigner un pourcentage d’évolution qui sera appliqué à chaque mois.

Enfin, il est recommandé de réaliser des budgets par scénario : optimiste et pessimiste. Si vous souhaitez créer des scénarios, il peut être utile de repartir d’un budget existant. En procédant de cette manière,  il peut être suffisant d’appliquer un pourcentage d’évolution (positif ou négatif).

Vous l’aurez compris : ces 3 possibilités s’appliquent à toute entreprise, qu’elle soit composée d’une seule entité juridique ou multi-entités. Détaillons maintenant les points spécifiques des budgets aux entreprises multi-entités !

Que faut-il savoir pour réaliser une consolidation des budgets prévisionnels ?

Comment les entreprises multi-entités réalisent-elles une consolidation de leurs budgets prévisionnels ? Forts de notre expérience avec plus de 10.000 entreprises utilisatrices de notre plateforme, nous avons regroupé une sélection de bonnes pratiques. En effet, nos clients possèdent en moyenne 4 entités par groupe. Alors, comment procèdent-ils ?

Tout d’abord, ils réalisent leur budget par entité en appliquant une combinaison des 3 techniques présentées. Ce budget peut être réalisé au niveau de la filiale si la structure de l’équipe financière le permet, ou au niveau du groupe.

Comme toujours en consolidation, une attention particulière doit être portée aux intercos (écritures intersociétés). Une coordination fine avec le Group CFO sera de rigueur afin de ne manquer aucun intercos.

Enfin, nos clients consolident leur budget dans une vue consolidée composée des budgets par entité.

Les logiciels de budgets : Excel vs CPM/EPM

Parlons pratique ! Avec quels logiciels faut-il réaliser vos budgets prévisionnels ?

Il est toujours possible de réaliser ses budgets à l’aide d’un fichier Excel. Cependant, vous serez confronté(e) à des limites d’utilisation évidente : risque d’erreur, difficulté de collaborer sur le fichier de travail, barrière au partage du budget. 

Nous le mentionnions précédemment, nos clients multi-entités gèrent leurs budgets directement au sein d’EMAsphere. Dans ce cas, ils sont réalisés via notre plateforme CPM (aussi appelée EPM, Enterprise Performance Management). Ces plateformes offrent en effet de belles possibilités en matière de :

• mise en place de budgets et de prévisions ;
• création de reporting sur base du budget ;
• comparaison du budget avec les données comptables.

Construire des KPIs prévisionnels sur base du budget

Vos budgets sont prêts, félicitations ! Vous avez probablement établi des tableaux classiques qui ressemblent fortement à un compte de résultat, un flux de trésorerie ou un bilan.

Ne vous arrêtez pas en si bon chemin ! L’étape suivante est bien sûr de réaliser un reporting basé sur ce budget. Ce reporting rendra votre budget plus savoureux et actionnable. Pourquoi ? Afin qu’il soit facilement compréhensible lorsqu’il sera partagé avec les personnes concernées ! N’oubliez pas : vous avez peut-être passé des heures sur votre budget, mais pas vos collègues. Ils auront donc plus de difficultés à s’y retrouver que vous qui connaissez chaque ligne du budget par cœur.

Dans votre tableau de bord, vous pouvez ainsi présenter vos données sous forme :

• de chiffres clés ;
• ou de représentations visuelles (graphiques linéaires, circulaires, histogrammes, …).

Notre conseil ? Intégrez la comparaison entre le budget et les données réalisées à votre reporting.

Une représentation graphique de l'évolution de la marge brute et les KPIs d'EBITDA et de coûts fixes dans la plateforme EMAsphere

Vous souhaitez obtenir une représentation visuelle similaire pour votre scénario budgétaire ? Contactez un membre de notre équipe en indiquant votre intérêt pour le module “budget et prévisions” ! 

Les budgets prévisionnels consolidés : une étape essentielle pour les groupes de sociétés

Au sein d’EMAsphere, il existe un module de gestion de budgets intégré. Ce module permet de gagner en agilité lors de la création du budget, mais aussi de faciliter la visualisation et la comparaison des données. Le partage des budgets est également simplifié via notre plateforme. Grâce à leur accès personnalisé, les utilisateurs peuvent analyser le budget auquel ils ont reçu accès. Par exemple, vous pouvez donner accès à chaque directeur de filiale aux budgets liés à son entité, et non à tous les budgets.