Vous êtes aussi pris(e) par le temps que le sont les membres de votre conseil d’administration (CA) mais souhaitez néanmoins leur délivrer un reporting précis et qualitatif ? Cet article est fait pour vous !
Après sa lecture, vous serez à même de proposer à votre conseil d’administration un reporting efficace, actionnable et structuré.
Pour vous accompagner vers la production efficace d’un reporting destiné à votre Board of Directors, nous aborderons :
Un bon reporting à destination de votre CA, c’est un peu l’équivalent d’un cadeau bien choisi : il répond aux besoins, aux usages et aux préférences de la personne concernée. Un cadeau qui fera plaisir à votre tante, ne fera pas forcément plaisir à votre frère... Le même principe s’applique au reporting ! Le reporting destiné au comité de direction ne satisfera pas forcément le conseil d’administration. Il est donc important de partager avec eux un reporting qui leur est dédié.
Un reporting destiné à un Board se doit d’être :
Il va également sans dire que le choix de votre outil de reporting doit être particulièrement réfléchi.
La plupart du temps, les membres du Board d’une entreprise :
C’est pourquoi les indicateurs de performance (KPIs) qui leur sont destinés doivent être choisis avec soin. Préférez une sélection limitée mais pertinente, actionnable et spécifique à votre industrie et/ou votre modèle économique plutôt qu’une liste exhaustive générique.
L’objectif des réunions de votre conseil d’administration est d’orienter la stratégie de votre entreprise. Pour ce faire, les membres de votre Board se basent sur la réalité de votre entreprise (performance, concurrence, circonstances…). Il convient donc de proposer à vos administrateurs une vue d’ensemble de votre entreprise.
La visualisation des données est l’un des indispensables de vos rapports dédiés au conseil d’administration.
Les représentations visuelles remplacent avantageusement les tableaux indigestes. Elles sont l’allié des personnes pressées par le temps et/ou externes à la vie quotidienne de l’entreprise. Certains administrateurs ont tout à gagner dans ce type de représentations.
In fine, c’est tout le Board qui gagne en rapidité de compréhension des rapports lorsqu’ils sont formalisés de manière visuelle plutôt que sous la forme de longs rapports linéaires.
Comme nous le mentionnions plus haut, les membres d’un conseil d'administration peuvent être externes à l’organisation, ou focalisés sur leur quotidien opérationnel lorsqu’ils en font partie.
C’est pourquoi il est capital de contextualiser les données comprises dans vos rapports.
Pour ce faire, vous pouvez adopter deux réflexes :
Nous recommandons cette pratique pour le temps précieux qu'elle dégage aux membres de votre conseil d’administration. Lorsque vous procédez de cette manière, ils n’ont plus à exhumer l’historique des données par eux-mêmes.
Selon votre industrie, votre modèle économique, les préférences des membres de votre Board et la fréquence des conseils d'administration de votre entreprise, définissez le rythme d'émission de vos tableaux de bord chiffrés. Généralement, cette fréquence est calquée sur la tenue des conseils d’administration.
En complément de cela, vous pouvez renforcer l’autonomie offerte aux membres de votre conseil d’administration. Vous pouvez, par exemple, permettre aux administrateurs d’accéder à leur reporting dédié au moment de leur choix, depuis le support de leur choix (ordinateur, tablette, smartphone…). Veillez cependant à ce que les données soient exactes en tout temps et mises à jour régulièrement.
Nous avons évoqué plus haut les critères d’un reporting destiné à un Board : soit un reporting condensé, visuel, contextualisé et régulier. Mais comment le produire de manière efficace ? En optant pour un outil adapté.
En menant vos recherches, vous avez peut-être envisagé Excel et ses représentations graphiques… Avant de vous souvenir du risque d’erreurs auquel il vous expose… Mais alors, quel outil choisir ?
Pour répondre aux critères d’un reporting approprié au conseil d’administration, votre outil doit faciliter la création et le partage de votre reporting dédié au Board. En ce sens, il est important que cet outil soit :
Pour répondre à ces critères, notre recommandation est de recourir à une plateforme de pilotage de la performance telle qu’EMAsphere. Et pour cause : ce type de solution vous accompagne dans tous les aspects d’un reporting à destination du Board.
Le tableau des éléments importants d'un reporting au Board correspond aux fonctionnalités proposées par EMAsphere
Cette sélection d’exemples de reportings pour Boards est basée sur notre expérience, acquise auprès de nos +10 000 entreprises clientes issues d’industries variées.
Elle ne constitue pas une recommandation ou un standard absolu, mais plutôt une source d’inspiration destinée à vous aider dans la constitution du reporting pour conseil d’administration.
Gardez à l’esprit qu’il convient toujours d’adapter votre reporting :
Pour consulter directement le type de reporting de votre choix, cliquez sur la rubrique de votre choix ci-dessous :
Pour ce reporting, nous allons nous concentrer sur les fondamentaux de la performance de l’entreprise.
En matière de KPIs, on retrouve parmi les indispensables :
Un exemple de reporting générique réalisé depuis la plateforme EMAsphere et basé sur des données fictives.
Suivez également le P&L analytique, et le flux de trésorerie, ainsi que quelques informations prévisionnelles.
Sur la base des apprentissages tirés de l’accompagnement de nos clients de l’industrie des services, nous préconisons que le reporting destiné au conseil d'administration de votre société de service comporte des éléments en lien avec :
Qui mieux qu’une société de services pour parler d’EMAsphere à une autre société de services ? Dans son témoignage, la société Peers Group, spécialiste du conseil aux entreprises, explique comment elle a libéré ses 9 filiales d'Excel.
Notre propre expérience d’entreprise SaaS amenée à reporter à son Board, nous pousse à vous recommander d’inclure dans le reporting de votre société SaaS des éléments propres à :
Votre entreprise commercialise un produit SaaS ? Inspirez-vous du cas concret de notre client Urbantz. Découvrez les métriques suivies par la start-up SaaS du domaine logistique dans leur témoignage.
À partir de l’expérience acquise auprès de nos clients retail, nous vous préconisons de faire figurer dans votre reporting destiné au conseil d’administration des éléments pertinents au regard de :
Comment suivre les bons KPIs et disposer de données mises à jour automatiquement lorsque l’on dispose de plusieurs points de vente ? La biscuiterie Maison Dandoy vous expose comment elle est parvenue à une grande finesse du suivi de ses activités retail.
Les apprentissages que nous ont offerts notre collaboration avec des acteurs de la construction nous amène à vous recommander de structurer votre reporting spécial conseil d’administration autour d’éléments portant sur :
Que disent nos clients de notre offre dédiée aux professionnels de la construction ? Pour le savoir, lisez le témoignage du constructeur Etienne Piron à propos du gain en compétitivité obtenu grâce à EMAsphere.
Comme mentionné précédemment, cet article met principalement en avant le partage de tableaux de bord pertinents pour le conseil d’administration. Cependant, le partage de tableaux de bord n’est qu’une partie de ce qui est discuté pendant les conseils d’administration.
Par exemple, les points suivants sont souvent abordés lors de conseils d'administration :
Pour tout savoir de notre méthode simple et actionnable, consultez notre ebook dédié à la construction de tableaux de bord.
En trois étapes simples, vous aussi, apprenez à créer votre tableau de bord avec succès ! Au programme :