11 critères de comparaison pour choisir son logiciel comptable

Le choix d'un logiciel comptable constitue une décision de taille. Son impact se fera ressentir pendant plusieurs années. Cela se comprend aisément lorsque l'on considère la place prépondérante qu'il occupe dans le quotidien de l’équipe financière. 

Le processus d’analyse peut représenter un travail long et complexe. Cet article a pour objectif de vous aider à organiser votre démarche et à comparer efficacement les solutions existantes. L'objectif final ? Vous aider aider à adopter le logiciel comptable le plus adapté à votre entreprise.

Deux grandes catégories de critères permettent de mener une comparaison entre logiciels comptables :

Avant de débuter une analyse comparative des logiciels comptables présents sur le marché, notre conseil est d'établir une liste de questions afin d'identifier clairement vos besoins. Nous y avons d'ailleurs consacré un article, où vous trouverez une liste récapitulative de l'ensemble des critères à prendre en compte pour analyser vos besoins. Vous y apprendrez également comment effectuer cette analyse de besoins en pratique.

Caractéristiques des logiciels de comptabilité

Il serait réducteur de classifier les différents logiciels comptables du marché uniquement en fonction de la taille des entreprises auxquelles ils s’adressent. Nous préférons souligner les caractéristiques majeures qui permettent de différencier les solutions disponibles sur le marché. Parmi ces éléments capable d'influencer votre choix figurent :

• l'hébergement du système ;
• la localisation et conformité légale ;
• le secteur d'activité ;
• l'intégration ;
• l'ergonomie ;
• la couverture fonctionnelle. 
  
  

“Online” vs “On-premise”

Les logiciels comptables “online” (c'est-à-dire Cloud ou SaaS) sont accessibles uniquement depuis votre navigateur internet. Vos données comptables sont stockées par l'éditeur sur ses propres serveurs. Il arrive que ces serveurs se situent à l’étranger.

Ce fonctionnement présente de nombreux intérêts : les mises à jour sont automatiques, il n'y a pas de frais d’infrastructure, les données sont sécurisées par l'hébergeur, et le démarrage plus rapide, etc.

Les solutions comptables “on-premise” sont exécutées sur des serveurs gérés par votre société ou un sous-traitant. Dans ces deux cas, les données sont stockées dans un environnement indépendant de l’éditeur. Cette structuration en site propre tend à disparaître. Elle requiert des entreprises de solides départements informatiques. En effet, dans cette configuration, le déploiement et la maintenance du logiciel comptable “on-premise” demande des connaissances techniques poussées.

À moins que votre département informatique et/ou légal ne s’oppose(nt) fortement à une solution SaaS, notre conseil est simple : orientez-vous vers un logiciel de gestion comptable en ligne.

Localisation et conformité légale

Certaines solutions peuvent présenter de nombreux avantages (ergonomie, fonctionnalités, intégrations,...) sans être adaptées aux règles qui régissent votre marché. Prenons l'exemple du des disparités entre les comptabilités de différents pays. Pour rester en conformité d'un pays à l'autre, il est crucial de passer en revue les aspects légaux et fonctionnels propres à votre pays. Assurez-vous, par exemple, que le logiciel choisi gère le FEC (fichier des écritures comptables). Pour vous faire une idée encore plus précise, vous pouvez également vérifier le nombre de sociétés qui utilisent la solution analysée, leur localisation et les fonctionnalités utilisées.

Secteur d’activité

Certains logiciels comptables se déclinent en plusieurs versions, adaptées aux besoins spécifiques de différentes industries. Cette caractéristique peut être un élément différenciant mais cela ne devrait pas être le critère de sélection principal.

Intégration

Le logiciel comptable peut faire partie d’un ERP (Enterprise Resource Planning), c’est-à-dire un progiciel. Un progiciel se distingue généralement par les multiples fonctions dont il dispose. Cette variété de fonctionnalités lui permet, notamment, d'être employé par plusieurs départements de la société. C'est pourquoi la mise en place d'une telle plateforme présente de nombreux avantages. La fluidité avec laquelle l’information circule d’un département à un autre (processus comptable, gestion commerciale,...) en fait partie.

L'intégration exige cependant une implication forte des départements concernés. Sa période d'implémentation est généralement plus longue. Cela peut donc complexifier la mise en place de votre logiciel comptable.  

L'une des autre possibilités est de recourir à une solution “stand-alone”. Dans ce cas, la solution comptable fonctionne de manière indépendante. Elle n’est pas intégrée à un logiciel couvrant les besoins de la société. Si cette approche est privilégiée, il est nécessaire de vérifier quelles sont les intégrations possibles entre la solution comptable et, par exemple, le CRM utilisé par l’équipe commerciale. Ce point est important, car les connexions entre les différents logiciels permettent de réduire la saisie de données, de les uniformiser et de les garder facilement à jour.

Ergonomie

La saisie comptable s’avère souvent fastidieuse si le logiciel comptable a été mal pensé. Certains détails (parmi lesquels la présence de raccourcis clavier, la prise en compte de la touche “tabulation”, ou l'organisation du tableau de bord) peuvent faire la différence en termes d’efficience.

Pour apprécier ce critère, veillez à demander une version de démonstration. Nous vous encourageons systématiquement à tester le logiciel (et son ergonomie) avant de trancher en faveur d'une solution ou d'une autre.

Couverture fonctionnelle

Non seulement les fonctionnalités diffèrent d’une solution à l’autre, mais elles ne vous sont pas toutes utiles. C'est pourquoi mener une analyse approfondie de vos besoins (voir notre article sur le sujet) est capital pour identifier les fonctions véritablement indispensables.

Évaluez également la manière sont les solutions online ou on-premise acceptent que d’autres outils (par exemple, un outil de pilotage ou des tableaux de bord) viennent se greffer à leurs services. Lorsque plusieurs solutions fonctionnent ensemble, elles offrent généralement aux utilisateurs une couverture fonctionnelle accrue.

Tarification

D'une part, les grilles de tarification peuvent largement varier d’une solution à une autre. D'autre part, des coûts cachés peuvent exister. Pour estimer le coût total au plus juste, analysez les prix selon plusieurs critères :

• l'/les utilisateur(s) ;
• les fonctionnalités ;
• la volumétrie ;
• les services additionnels ;
• la durée d'engagement.

Utilisateur(s)

Le prix des logiciels comptables est souvent calculé sur la base du nombre d’utilisateurs. Vous serez donc probablement tenté(e) de comparer les différentes possibilités sur la simple base de ce coût. Les solutions dont le prix par siège est le plus intéressant pourraient donc vous convaincre... Avant de sauter le pas, gardez à l’esprit que ce coût ne représente peut-être qu'une part du coût total. 

Fonctionnalités

Souvent, les éditeurs présentent une tarification découpée par paquets fonctionnels.  L'abonnement de type “Starter” comprendra les fonctionnalités A et B. L'abonnement “Business”, proposera les fonctionnalités A, B, C et D.

Officiellement, l’objectif de ce type de tarification est de vous offrir un premier essai de la solution à prix accessible. Vous pourrez ensuite vous orienter vers le plan le plus adapté aux besoins de votre organisation.  Pourtant, dans les faits, il est probable que vous deviez adopter un plan supérieur à celui initialement envisagé. Et pour cause ! Souvent, “la” fonctionnalité dont vous avez besoin, mais que vous n’aviez pas identifiée au préalable vous fera souscrire au plan supérieur.

Vous comprenez donc à quel point élaborer la liste des fonctionnalités les plus utiles est important. Disposer d'une telle vue sur vos besoins à moyen et long terme multiplie vos chances d’identifier directement le type d’abonnement adapté.

Volumétrie

Le volume d’unités traitées peut rapidement impacter le coût de votre logiciel comptable. Ce paramètre peut porter sur plusieurs points, tels que :

• le nombre de factures traitées ;
• le volume de données hébergées ;
• le nombre de contacts ;
• etc.

Anticipez au mieux la volumétrie (actuelle et future) générée par l’activité de votre département financier. Vous pourrez ainsi calculer le coût de votre futur logiciel comptable avec précision.

Services additionnels

Quel est le niveau de formation nécessaire pour les utilisateurs ? Comment les données de votre ancien système seront-elles transférées vers votre nouveau logiciel de comptabilité ? Quel support obtiendrez-vous après la mise en place de votre solution ? Ces différents services peuvent vous être facturés par l’éditeur ou l’intégrateur de logiciel. Ces coûts peuvent être élevés et doivent donc être anticipés. 

Durée d’engagement

Les durées contractuelles minimales et maximales peuvent varier d’un éditeur à un autre. Certains offrent des abonnements mensuels, d’autres exigent un engagement minimal d'un an. Quoi qu'il en soit, sachez que les conditions contractuelles ne définissent que partiellement votre niveau d’engagement.

Les difficultés techniques et opérationnelles causées par un changement de solution comptable sont également un facteur à prendre en compte. Autrement dit : soyez conscient(e) du lien qui vous unira à votre éditeur de logiciel une fois la solution comptable adoptée. En effet, le transfert des données entre logiciels est souvent un processus complexe. Vous serez donc très certainement lié(e) à votre logiciel en raison de votre contrat, mais aussi de la logistique de transfert des données d'une solution à l'autre.  Du point de vue contractuel, comptez (en général) un engagement minimal d'une année fiscale.

Conclusion

La sélection d’un logiciel comptable repose sur une connaissance approfondie de vos besoins et une une analyse comparative poussée. Pour mener à bien vos recherches, gardez à l’esprit que le succès de votre choix de logiciel de comptabilité passe aussi par une intégration réussie. En ce sens, privilégiez des intervenants de qualité. En interne comme en externe, entourez-vous avec soin, et n’hésitez pas à solliciter votre réseau. Vous pourrez ainsi bénéficier de précieux retours d’expérience.