Tableaux de bord RH : méthode et KPIs à suivre

Vous êtes en vacances. Vous faites partie d’un groupe de randonneurs. Votre but du jour : atteindre tous ensemble une chute d'eau remarquable.  

• l’âge moyen de votre groupe ;
• l’expérience de chacun(e) ;
• la durée prévisionnelle de la randonnée ;
• etc… 

Chacun de ces éléments impactera vos décisions, avant et pendant la randonnée. Anticipez, par exemple, la cadence de la marche ou celui/celle qui mènera le groupe à destination.  

Randonner en groupe, c’est un peu comme gérer les talents de votre entreprise : c’est en comprenant votre équipe que vous l’accompagnerez vers des sommets. C’est justement tout l’enjeu des tableaux de bord et de l’analyse des données RH. 

• la définition du reporting RH ; 
• ce qui rend vos tableaux de bord RH importants ; 
• la méthode en 3 étapes pour réaliser un tableau de bord RH ; 

• les KPIS indispensables pour votre tableau de bord RH ; 
• le secret pour faire passer vos tableaux de bord RH à la vitesse supérieure.  

Qu’est-ce qu’un tableau de bord RH ?  

Un tableau de bord RH permet de visualiser et de synthétiser les données liées au département des ressources humaines sous forme de KPIs, de graphiques ou de tableaux. Il matérialise les informations pour les rendre accessibles et actionnables.

Attention toutefois : un tableau de bord RH ne se limite pas forcément aux données des ressources humaines ! En effet, les données financières peuvent, par exemple, être croisées avec les données RH. Utilisées ensemble, ces deux types de données permettent d’éclairer la gestion des talents sous un nouveau jour. Nous y reviendrons d'ailleurs lorsque nous évoquerons les KPIs à suivre absolument. 

Avant d’aller plus loin, une précision s’impose. Le tableau de bord, qu'il soit dédié aux ressources humaines ou non, est l’un des deux aspects du terme anglophone “reporting”. Derrière ce terme, deux notions cohabitent : celle de tableau de bord et celle de compte-rendu. 

• D’un côté, la création de tableaux de bord permet de visualiser les performances de l’entreprise. 

• De l’autre, la dimension de compte-rendus est le moyen d’informer et de partager les conclusions d’une analyse avec diverses personnes de l’entreprise. 

En pratique, la notion de reporting englobe le concept de tableau de bord et de compte-rendu. Dans cet article, nous emploierons indifféremment les termes “tableau de bord” et “reporting” par abus de langage. 

Pourquoi devez-vous adopter un tableau de bord RH ?  

• La connaissance de votre entreprise. 
• Le suivi de l’impact financier de vos politiques RH. 
• L’évaluation du bien-être de vos équipes. 
• Le rôle de compagnon de vos prises de décisions éclairées. 

Connaître la structure de votre entreprise  

• Quelle est la répartition homme/femme au sein de votre entreprise ?
• Quel est le nombre de travailleurs par type de contrats engagés (CDD ou CDI, etc...) ?
• Quelle est l’ancienneté moyenne des travailleurs ?
• …
  

Quantifier l’impact financier de vos politiques RH 

Les tableaux de bord RH permettent également d'aborder les RH du point de vue des coûts que la masse salariale représente.

Évaluer le bien-être au travail 

Pour évaluer le bien-être des équipes, différents types de KPIs existent et matérialisent l’état de santé de votre politique de gestion des talents. 

Prendre des décisions éclairées 

Outre ses trois qualités déjà évoquées, le reporting RH permet d’orienter les décisions stratégiques de l’entreprise. Prenons quelques exemples : 

Le service RH décide d’actions destinées à fidéliser les collaborateurs après avoir constaté un taux de turnover élevé.    

Les effectifs d’une entreprise présentent une forte concentration d’employés proches de la retraite.  C’est peut-être le signe que la politique RH est prise de court par les départs à la retraite à venir. Conclusion : la gestion des effectifs devrait être revue. 

Tableau de bord RH : méthode

Pour construire votre reporting RH en 3 étapes simples, suivez le guide ! 

Étape 1 : Identifier les besoins

Cette étape peut-être résumée par les questions qui suivent : 

• Qui utilise le reporting ? 
• Quels sont les usages et les besoins en matière de reporting ?

Si vous ne deviez garder en tête qu’un aspect de ce point, c’est le suivant : un tableau de bord RH doit s’aligner sur la stratégie globale de l’entreprise, comme n’importe quel autre tableau de bord de département. 

En somme : considérez votre reporting RH comme la déclinaison de la stratégie de votre entreprise. 

La méthode pour construire un reporting RH en trois étapes simple, exemples inclus.  

Étape 2 :  analyse et traitement de la donnée

D’une part, cette deuxième étape de la démarche vise à identifier les sources des données exploitées par le reporting RH. D’autre part, elle permet de travailler ces données pour les rendre exploitables. 

Étape 3 : réalisation du tableau de bord

Pour réaliser un tableau de bord RH adapté aux enjeux de votre entreprise, questionnez-vous en priorité sur les deux sujets ci-dessous.

1. La structure : Quels KPIs (pour Key Performance Indicators ou Indicateurs clefs de la performance) doivent être retenus ? Comment les structurer en ensemble cohérents pour faciliter le suivi de la performance RH ? 
   
2. Les représentations de l’information : Quelles représentations choisir en fonction pour une lisibilité optimale ?  Comment s’assurer que ces représentations correspondent aux besoins des utilisateurs ?
    

En résumé, voici les 4 critères à retenir pour rendre votre reporting RH actionnable

• des métriques significatives pour ses utilisateurs ;
• un format de représentation aussi clair que possible (e.g. diagramme en barre, jauges…) ; 
• un support étudié selon les habitudes des utilisateurs (e.g. tablette, notifications d’alertes par mail…)  ;
• une organisation logique.

Tirez le meilleur parti de votre tableau de bord RH 

Un reporting RH manuel, c’est bien. Un reporting RH automatisé, c’est mieux. En effet, seul un outil numérique de tableau de bord RH peut s’adapter à  :

• différents utilisateurs ; 
  - formats (i.e les supports de consultations : mobile, tablette ou ordinateur...),
  - fréquence (i.e le rythme de mise à jour des rapports envisagés),
  - représentation (i.e les types de graphiques choisis : digrammes en barre, heatmaps...),
  - gestion de l'historique des données,
  - variété de l'historique des sources des données impliquées.  
  
  
• la variété des sources de données ;
  - ERP,
  - SIRH, 
  - CRM,
  - fichiers avec code de pointage pour facturation,
  - système de suivi des heures,
  - prise en compte des lois sociales et des objectifs business,
  
  
• la mise à jour quotidienne des données, impératif pour le bon pilotage de la performance de l’entreprise ; 
  - pilotage des absences,
  - suivi des heures supplémentaires, 
  - monitoring des coûts salariaux.
   
  

Les KPIs indispensables de votre reporting RH 

Plus haut, nous mentionnions les trois avantages principaux du reporting RH numérique. 
Pour aller plus loin, notre experte EMAsphere a accepté de partager les KPIs qu’elle suit au quotidien. Voici donc la sélection de Sandy,  HR officer. 

Structure de l’entreprise  

• pyramide des âges
• répartition femme-homme  
• répartition par types de contrats 
• le nombre d'employés (ETP)

Impact financier des politiques RH  

• évolution des coûts de personnel (soit les rémunérations et les charges patronales)  
• Actuals vs Budget des rémunérations 
• nombre de jours payés non travaillés 
  

Pilotage des effectifs 

• taux de recrutement 
• taux de licenciement 
• taux de démission 
  

Bien-être au travail 

• ancienneté moyenne ; 
• répartition par séniorité 
• taux d'absentéisme ;
• taux de turnover annuel ; 

 Chacun des KPIs parmi les catégories ci-dessus peut être comparé en fonction des Actuals vs budget ou des axes analytiques (par département, par région, …).  

Faites passer votre reporting RH au niveau supérieur

Bravo : la chute d’eau vous tend les bras ! Votre travail de synchronisation du groupe a porté ses fruits. 

Comme un reporting RH bien pensé l’aurait fait, votre anticipation et votre connaissance des membres impliqués ont fait de cette randonnée un succès.  Et pour cause : en pleine nature comme en entreprise, comprendre son équipe et les talents de chacun(e) facilite la prise de décisions éclairées. 

Prolongez l’expérience : équipez votre entreprise de la solution de pilotage de performance de l’entreprise EMAsphere. Elle ne requiert pas d’expertise technique et s’adapte à vos enjeux opérationnels. Avec ses +50 graphiques pré-configurés disponibles, elle intègre aussi bien les données financières qu’opérationnelles (CRM, RH, …). Elle présente une large capacité d'analyse de votre organisation, en d’autres termes : c'est l’alliée de la gestion de toute votre organisation.