Lorsque Maxime est arrivé en poste, en 2019, Onefield gérait son reporting financier avec Excel.
Il se souvient :
Alors là, pour moi qui suis un fervent adepte des solutions SaaS... C’était un retour dans un autre monde : Excel.
SaaS : Software as a Service, ou logiciel en tant que service.
Maxime détaille pour nous la manière dont ce retour à Excel impactait ses méthodes de travail ainsi que celles de son équipe :
Cela requérait un grand travail d’ajustement et de vérification pour débusquer les petites erreurs.
En effet, toutes les informations devaient être exportées depuis son logiciel comptable vers ses fichiers Excel. Il fallait donc les extraire et les retraiter.
Maxime se souvient de la complexité des reportings Excel :
Leur construction était si complexe que chaque modification avait des conséquences lourdes.
En pratique, chaque changement nécessitait des actions manuelles. Comme il l’explique lui-même, il fallait systématiquement : “ réadapter les reportings à chaque modification pour s’assurer que les données soient correctes. ”
Ces manipulations manuelles répétitives étaient fastidieuses, chronophages et exposaient à des risques d'erreurs. Des risques d'autant plus présents que Onefield est un groupe… Il se doit donc d’être particulièrement vigilant en matière de consolidation de gestion (y compris de réconciliation des intercos).
Depuis l’arrivée d’EMAsphere, Maxime renoue avec la tranquillité d’esprit :
Avec EMAsphere, je n’ai pas besoin de me demander si les données ont été traitées correctement. La solution me permet d’avoir l’esprit libre : je ne me pose plus mille questions sur la fiabilité des données financières.
En effet, EMAsphere fonctionne sur des plages de comptes. Lorsque l’on crée un nouveau compte, il est automatiquement intégré dans la solution.
Récemment, EMAsphere s’est également illustrée en matière de détection des erreurs de stock. Grâce à sa fonctionnalité de drill-down, la plateforme permet d’accéder au détail de la donnée en un clic. Aidées de cette fonctionnalité, les équipes de Onefield ont pu remonter à la source d’une erreur de stock, en trouver l’origine et la rectifier rapidement.
Maxime fait le point :
EMAsphere se substitue de plus en plus à un contrôle comptable. Souvent, nous faisons nos vérifications à partir des données délivrées par la solution.
Maxime et son équipe manquaient également d’une solution adaptée à leurs enjeux de consolidation et de réconciliation des intercos.
Lorsque Maxime devait composer avec Excel ou la solution qu’il utilisait avant EMAsphere, il faisait face à des processus complexes. Les intercos devaient être neutralisés manuellement. Les informations propres à chaque entité étaient difficilement accessibles.
Outre ces enjeux, les données consolidées de Onefield manquaient de clarté. Avant EMAsphere, ces données n’étaient pas centralisées. Elles étaient éparpillées. Les équipes manquaient d'un reporting financier commun auquel se référer pour échanger.
Maxime nous explique comment EMAsphere a amélioré les processus de consolidation et de réconciliation des intercos :
Consolider n’est plus complexe : tout est extrêmement simple. Nous n’avons plus besoin de traiter séparément les informations des entités, de neutraliser les intercos… Aujourd’hui, tout est automatisé. Nous pouvons passer des chiffres consolidés aux chiffres des entités individuelles.
Je peux consolider sans devoir travailler de nouveau sur les comptabilités des entités. C’est un travail d’équipe : notre comptable renseigne les données, je suis chaque société individuellement, puis EMAsphere extrait la consolidation des données comme par magie !
EMAsphere s’est également fait une place auprès des différents membres du groupe. Maxime nous explique :
Au sein du groupe Proxiserve, nous discutons beaucoup de matière financière consolidée. Pour ce faire, le plus facile pour nous est de nous reposer sur les informations issues des reportings produits par EMAsphere. L’accès à l'information y est plus rapide, la compréhension et la lecture y sont simplifiées.
Après une période à gérer les affaires administratives et financières de Onefield avec Excel, Maxime a connu un moment de pivot pour son entreprise. Celui du rachat de Onefield par le groupe Proxiserve. Dans ce cadre, de nouveaux challenges liés aux processus et au reporting ont été mis au premier plan.
Technophile, Maxime s’est naturellement tourné vers la piste des solutions numériques pour répondre au nouvel enjeu de son entreprise : automatiser les processus du reporting consolidé pour reporter plus vite et plus finement.
Il a d’abord fait l’expérience d’une solution on premise (c’est-à-dire, installée localement) de reporting.
Maxime concède : " au début, nous nous étions trompés d'acteur. " À l’origine de cette première tentative infructueuse :
Les différents points négatifs de cette solution ont poussé Maxime à se réorienter vers EMAsphere. L'objectif était clair : parvenir à satisfaire les critères de qualité et de rapidité de transmission du reporting à la nouvelle entité mère de Onefield.
Il revient sur la période de mise en place d’EMAsphere :
En l’espace de trois mois entre la souscription et l’installation, la plateforme était fonctionnelle. Nous avons été accompagnés dans un vrai changement de paradigme par EMAsphere. L’équipe du support a été très présente, et particulièrement nos Customer Managers Félix et Olivier.
En faisant le choix de travailler avec EMAsphere, Maxime opte pour une solution online (où les données ne sont pas stockées en local mais dans le cloud). Il capitalise alors sur la qualité du suivi et du relationnel des équipes EMAsphere pour atténuer les éventuelles frictions. Il se souvient :
Tout s’est passé de manière très fluide. La prise en main de l’outil a été très naturelle. L’équipe d’EMAsphere est partie de mon reporting existant et l’a adapté à la plateforme.
Maxime plaisante :
Depuis, je n’ai plus grand chose à faire, sinon attendre que ma comptable ait terminé les processus et puisse extraire le reporting.
Un aperçu du reporting dont disposent les équipes de Onefield depuis EMAsphere.
En vérité, EMAsphere a permis au directeur administratif et financier de dégager du temps pour structurer les processus de son groupe :
Nous sommes passés d'une société qui se basait sur des éléments de structures datés ou pas toujours efficients, à une société largement guidée par des processus. L’équipe d’EMAsphere a joué un rôle dans ces progrès, notamment grâce à son suivi et à son accompagnement.
Outre cette structuration, Maxime a pu satisfaire (et même dépasser) les exigences de Proxiserve en matière de vélocité de reporting.
Depuis notre rachat, nous sommes passés d’un reporting trimestriel ou bi-annuel à une clôture mensuelle de nos comptes à j+5 avec un reporting mensuel associé. Désormais, avec EMAsphere, je peux soumettre un reporting définitif à ma hiérarchie en une heure.
Le rachat de Onefield par la société Proxiserve, détenue par des fonds d’investissements et donc soumise à des obligations de résultats, a fait accélérer l’entreprise en matière de comptabilité et de reporting.
Cette exigence accrue a ruisselé sur les équipes de Onefield. Elles ont été amenées à acquérir une compétence en contrôle financier, ce qui représente un apprentissage ambitieux. Maxime ne minimise pas le challenge, mais y voit “ une opportunité pour tous d’acquérir de nouvelles compétences . "
Maxime résume : " EMAsphere s’inscrit dans la philosophie de Onefield, ” où le savoir-faire et l'exactitude sont primordiaux.
Désormais, le reporting est l’affaire de tous. Selon Maxime :
Au quotidien, les équipes de Onefield s’appuient sur EMAsphere afin de suivre et comprendre ses activités dans le détail. Actuellement, en plus de Maxime, plusieurs collaborateurs disposent de leurs espaces personnels :EMAsphere aide chacun(e) à s’approprier les données financières, même sans bagage financier.
Un aperçu des écrans de la plateforme EMAsphere depuis une tablette, un mobile et un ordinateur.
EMAsphere apporte un niveau potentiel de technicité très élevé, mais nous permet aussi de lui accorder l’attention que l’on souhaite.
EMAsphere s’est imposée comme la solution la plus adaptée aux besoins de reporting consolidé de Onefield. Lorsqu’il compare l’avant et l’après EMAsphere, Maxime réalise :
À l’avenir, Maxime souhaite capitaliser sur l’adhésion remportée par EMAsphere pour :EMAsphere est l’outil qui m’offre le plus de confort d’accès à la donnée, surtout lorsque je parle d’une information consolidée.
