De laatste jaren is het ledenbestand van de vereniging enorm gegroeid. De nood aan management controlling en financiële controle was dan ook hoog.
Nathalie Vienne, Controlling Manager, vertelt over haar eerste dagen bij amfori:
Toen ik begon, werden de facturen van onze meer dan 2400 leden elke maand een voor een opgemaakt. Het proces was niet geautomatiseerd en de afhandeling van de facturen kon tot drie maanden duren.
Meer nog: “Hoewel het rekeningschema heel dicht was, met een rekening voor elke medewerker of medewerkster, werden alle rapporten in Excel opgesteld.”
Daarom besliste ze een analytische boekhoudstructuur in te voeren, met:
Na die aanpassingen dient Nathalie vlak voor ze op vakantie vertrekt een rapport in. Waar helaas fouten in zitten ... De oorzaak? Te veel bewerkingen in Excel en onnauwkeurige maandelijkse afsluitingen.
Het was de spreekwoordelijke druppel. Na het voorval besefte het finance team van amfori dat ze een betrouwbaar systeem nodig hadden, dat zich kon aanpassen aan hun analytische boekhouding. En toen was EMAsphere aan zet.
Nathalie vat de situatie samen:
“Vroeger was de kans op fouten heel reëel, omdat alles handmatig werd ingevoerd. Nu we met EMAsphere werken, zijn de rapporten betrouwbaar en worden ze automatisch geüpdatet.”
amfori is een vereniging zonder winstoogmerk. Ze streeft met andere woorden niet naar winst. Ze wil daarentegen zoveel mogelijk inkomsten toekennen aan acties op het terrein, voor een maximale impact.
Nathalie legt uit hoe belangrijk nauwkeurige financiële forecasts zijn voor amfori:
De actuals en forecasts van onze vereniging moeten echt heel dicht bij elkaar liggen, want dat beïnvloedt onze volledige waardeketen
amfori is er niet op uit zoveel mogelijk cashflow te behouden, maar om zo dicht mogelijk bij de forecasts te blijven. EMAsphere helpt de ivzw bij haar management control.
Bijvoorbeeld: twee weken voor elk directiecomité vergaderen het finance team en het finance comité. Samen controleren ze de forecasts die ze hebben opgesteld in EMAsphere. Diezelfde forecasts worden vervolgens voorgesteld tijdens het directiecomité.
“Management control is cruciaal voor de goede werking van onze organisatie”, verduidelijkt Nathalie.
Ze legt uit wat ze bedoelt:
We moeten precies op de landingsbaan terechtkomen: als we hoger mikken dan onze forecasts, lukt het niet. En als we lager mikken evenmin. EMAsphere helpt ons om het verschil tussen actuals en budgets zo klein mogelijk te houden.
Dankzij EMAsphere kon amfori een versnelling hoger schakelen op het vlak van management control. Het finance team kan zich nu veel beter in de details verdiepen.
Nathalie komt nog eens terug op de voordelen voor haar team:
We kunnen nu achterhalen waar de verschillen vandaan komen en onze evolutie ten opzichte van de forecast volgen. We kunnen elke afwijking heel nauwkeurig duiden. We weten bijvoorbeeld welke leverancier of medewerker er een rol in heeft gespeeld. Vóór EMAsphere was het onmogelijk om zo nauwgezet te werk te gaan.
