Analytische boekhouding: definitie en stappenplan voor implementatie

Draagt u een bril op sterkte? Of een zonnebril? Zoals elke brildrager weet: de brillenglazen poetsen maakt een wereld van verschil. Analytische boekhouding is een beetje als uw boekhoudbril schoonvegen met een brildoekje. Daarna ziet u alles veel duidelijker. En dankzij de grotere duidelijkheid die analytische boekhouding biedt, krijgt u meer inzicht in de kosten en de rentabiliteit van uw onderneming.  

Om u een heldere kijk op analytische boekhouding te geven, vatten we hier de grondbeginselen samen. Hier volgt dus een compleet overzicht, met inbegrip van:

• de essentie van analytische boekhouding; 
• de stappen om analytische boekhouding te implementeren; 
• welke analytische assen te kiezen.
  
  

Alles wat u moet weten over analytische boekhouding 

Wat is het verschil tussen algemene en analytische boekhouding?

Algemene boekhouding en analytische boekhouding zijn twee verschillende disciplines. 

De algemene boekhouding is een wettelijke verplichting. Ze biedt een globaal beeld van de financiële toestand van een onderneming, per periode of jaar. Ze resulteert met name in de balans en de resultatenrekening. 

De algemene boekhouding is dus bedoeld voor gebruik buiten de onderneming. Analytische boekhouding is, wegens haar belang voor het beheer van de onderneming, bestemd voor louter intern gebruik.

Wat is analytische boekhouding?

Analytische boekhouding bestaat uit het classificeren, declareren en analyseren van uitgaven en inkomsten volgens de behoeften van uw onderneming. Ze blijft gebaseerd op algemene boekhouding. 

Zoals hierboven vermeld, is analytische boekhouding optioneel. Maar de verfijning en het inzicht die ze biedt, maken haar tot een onmisbaar instrument voor alle ondernemingen die hun beheer willen verbeteren. Ze laat immers zeer fijnkorrelige analyses toe.  Daarom is ze een krachtige hefboom voor strategische en beheersbeslissingen, vooral wanneer ze aan reporting wordt gekoppeld. 

Dankzij haar analytische assen is ze een uitstekende ondersteuning voor analytische reporting. Dit type reporting gaat gepaard met een gedetailleerd inzicht in uw bedrijf.  Het biedt extra inzicht, met name in de winstgevendheid per product, dienst of entiteit.  Lees ons artikel over analytische reporting voor een gedetailleerd overzicht van de voordelen ervan.

Waarom kiezen voor analytische boekhouding?

Als experts in het beheer van bedrijfsperformantie kunnen we de drie belangrijkste voordelen van analytische boekhouding aangeven. 

• Opvolging van de rentabiliteit
  Dit is het belangrijkste voordeel van dit type boekhouding. Welk bedrijf wil immers geen duidelijk zicht krijgen op de winstgevende en de niet-winstgevende posten?!
  
  
• Beheer van kosten en omzet
  Enerzijds maakt analytische boekhouding het mogelijk om nauwkeurig de te rationaliseren kosten en eventuele besparingen in kaart te brengen. Anderzijds laat ze toe om de omzetcijfers tot in de kern te analyseren.

• Vroegtijdig opsporen van kansen of problemen
  Wanneer ze gekoppeld is aan reporting, biedt analytische boekhouding een betere monitoring. Zo worden problemen en opportuniteiten in een zo vroeg mogelijk stadium gesignaleerd. 

Kortom, analytische boekhouding helpt u echt om de relatieve prestaties van uw onderneming te begrijpen.

Wat zijn analytische assen?

Analytische assen zijn inherent aan analytische boekhouding. Ze ondersteunen strategische beslissingen dankzij het gedetailleerde niveau van de boekhoudgegevens.  

Er zijn verschillende analytische assen mogelijk. Op het niveau van een onderneming of groep kan een analytische as bijvoorbeeld dienen voor het categoriseren van:

• product;
• dienstenaanbod;
• afdeling;
• winkel; 
• geografische zone;
• of business unit.

Voor elk van deze assen moeten analytische codes worden aangemaakt. Ze koppelen de mogelijke waarden aan de betreffende analytische as. Als een bedrijf bijvoorbeeld meerdere winkels heeft, wordt de analytische as winkel opgesplitst in Brussel, Lyon en Gent, de drie winkels van het bedrijf.

De analytische assen zijn erg belangrijk. Ze zijn de basis voor een effectieve management reporting. Ze spelen immers een grote rol bij de opvolging van de activiteit en de rentabiliteit van uw bedrijf.

Hoe een analytische boekhouding implementeren?

Overtuigd van de voordelen van analytische boekhouding? We hebben een stappenplan ontwikkeld om deze methode met succes te implementeren.

1. Definieer de analytische assen

• Maken de analytische assen een meer gedetailleerde opvolging mogelijk van de nagestreefde KPI's binnen de bedrijfsstrategie? 
• Wat zijn de vereiste analyseperspectieven: per project, per activiteit, per type product enzovoort?
• Hoeveel analytische assen zijn echt relevant voor de analyse van uw rentabiliteit? 
• Welke analytische assen zijn nodig om aan de behoeften van de verschillende diensten/producten of entiteiten te voldoen

2. Vind de juist tool

Onze klanten vertrouwen ons soms toe dat zij vastzitten in hun analytische boekhouding. De oorzaak? Een tekort aan beschikbare analytische assen in hun boekhoud- en/of reportingoplossingen. Om deze valkuil te vermijden, moet u uw oplossing kiezen op basis van de analytische assen die u nodig hebt.

EMAsphere is door een CFO ontworpen voor CFO's en beheert tot 10 analytische assen. Dankzij de connecties met tal van boekhoudpakketten kan de oplossing informatie rechtstreeks uit deze software halen

3. Stel een bijbel van analytische assen op

Als de analytische assen eenmaal zijn gedefinieerd, is het tijd om ze samen te brengen in een 'bijbel'. 

Met 'bijbel' bedoelen we een gestructureerd document met daarin:

• de analytische assen; 
• de elementen van elke analytische as, namelijk de code en omschrijving ervan.

Wanneer het document afgerond is, moet het verspreid worden onder de medewerkers en/of teams die verantwoordelijk zijn voor het invoeren van facturen. Elk type inkomsten/uitgaven moet duidelijk worden gekoppeld aan een specifieke analytische as.  Het doel is simpel: geen ruimte laten voor vaagheden in de codering.

4. Combineer analyse met reporting

Na deze drie stappen kunt u nog meer uit uw analytische boekhouding halen. Gebruik hiervoor analytische reporting. 

Analytische reporting vindt plaats nadat: 

• u analytische niveaus hebt gecreëerd in uw boekhoudsoftware;
• u uw facturen hebt ingevoerd volgens uw analytische 'bijbel'.  

Het doorgeven van informatie van bedrijfssoftware (boekhouding, logistiek, CRM ...)
naar EMAsphere via connectoren.

Gecombineerd met de drill-down feature, stelt de analytische reporting van EMAsphere u in staat uw boekhouding te ontleden. Met een enkele klik krijgt u toegang tot de details van uw cijfers vanuit om het even welke post. Dit geldt ook voor de cijfers uit de analytische assen.

Hierboven ziet u één van de vele EMAsphere pagina’s waarin u uw cijfers
in detail kunt ontleden met de drill-down feature.

Om u te helpen bij uw analytische reporting, biedt EMAsphere u ook de keuze uit +50 vooraf geconfigureerde en aanpasbare indicatoren. Hiervoor is geen technische expertise vereist en zo kunt u uw reporting afstemmen op de behoeften van uw bedrijf.

Welke analytische assen kiezen?

Analytische assen moeten zorgvuldig worden gekozen om aan de specifieke behoeften van uw bedrijf te voldoen. Dankzij onze ervaring met meer dan 10.000 klanten hebben we een goed zicht op: 

• de meest gebruikte analytische assen; 
• de specifieke analytische assen die het vaakst worden gebruikt in een aantal sectoren.

Essentiële analytische assen

Hoewel er geen standaardformule is op het gebied van analytische assen, zijn de twee meest gebruikte assen bij onze klanten product en afdeling. 

• De product-as is vooral handig voor bedrijven die verschillende producten of diensten aanbieden. Deze as laat met name toe een gedetailleerd beeld te krijgen van de winstgevendheid van een product of dienst. 
• De as afdeling verschaft vooral bedrijven die in afdelingen zijn georganiseerd (marketing, productie ...) meer inzicht.
  
  
  Werkt u voor een erg uitgebouwd of internationaal bedrijf? Net zoals sommige van onze klanten kunt u uw rentabiliteit opvolgen via de assen business units en land.

Welke assen kiezen voor mijn analytische boekhouding? 

Zonder de specifieke kenmerken van elk bedrijf, bedrijfsmodel of sector over het hoofd te willen zien, belichten we nu enkele combinaties van analytische assen die we vaak zien bij onze klanten. 

Voor meer duidelijkheid hebben we ze ingedeeld per sector. Onthoud dat deze analytische assen geen recept zijn. Gewoon een aantal elementen gebaseerd op onze ervaring.

 Retail  

Bedrijven die actief zijn in de detailhandel zijn erg afhankelijk van hun business units en hanteren meestal de volgende analytische assen: 

• product;
• productassortiment;
•  In EMAsphere kan dit met een enkele muisklik dankzij de feature voor het groeperen van analytics.  
• verkooppunt;
• land (vooral in het geval van groepen).

Zowel in de IT- als in de dienstensector is het bewaken van de winstgevendheid van diensten en producten primordiaal. Daartoe baseren zij zich in het algemeen op de volgende analytische assen: 

• land; 
• product of dienst; 
• afdeling (ondersteunende functies, consultants, operationele eenheden ...);
• verkoopkanaal (bijvoorbeeld: directe of indirecte verkoop).
  

Medtech/biotech

De medtech/biotech-industrie is erg gefocust op het onderscheid tussen O&O- (onderzoek en ontwikkeling) en productieactiviteiten en geeft vaak de voorkeur aan de volgende analytische assen: 

• product; 
• project;
• afdeling (O&O, clinical, kwaliteitscontrole, operations/productie, verkoop, marketing, logistiek ...).

Verder kijken dan analytische boekhouding

Proficiat: analytische boekhouding heeft geen geheimen meer voor u. Om er het maximum uit te halen, ligt de volgende stap voor de hand: lees ons artikel over de synergieën tussen analytische boekhouding en rapportering. Daarin bespreken we in detail de voordelen van analytische reporting. 

Krijg een duidelijk zicht op de prestaties van uw onderneming: integreer een oplossing op maat van uw behoeften. EMAsphere is door een CFO ontworpen voor CFO's en komt tegemoet aan de financiële en operationele behoeften van uw bedrijf. Haal het maximum uit uw analytics: boek een gratis demo