HR dashboards: werking en KPI's

U bent op vakantie. U maakt deel uit van een groep wandelaars. Uw doel voor vandaag: samen tot bij een prachtige waterval geraken.  

• de gemiddelde leeftijd van de groepsleden;
• de ervaring van elk groepslid;
• de geschatte duur van de tocht;
• ...

Elk van deze elementen zal van invloed zijn op uw beslissingen, voor en tijdens de wandeling. Denk bijvoorbeeld op voorhand na over het tempo van de wandeling of wie de groep naar zijn bestemming zal leiden.  

Wandelen in groep is een beetje als het managen van de talenten van uw bedrijf: door uw team te begrijpen kunt u het naar nieuwe hoogten leiden. En dat is precies de uitdaging van de HR dashboards en -gegevensanalyse.

• wat HR reporting is; 
• wat maakt uw HR dashboards belangrijk; 
• hoe een HR dashboard opmaken in drie stappen;
• de essentiële KPI's voor uw HR dashboard; 
• het geheim om uw HR dashboards naar een hoger niveau te tillen.

Wat is een HR dashboard?

Met een HR dashboard kunt u alle personeelsgegevens visualiseren en samenvatten in de vorm van KPI's, grafieken of tabellen. Het maakt de informatie tastbaar, toegankelijk en bruikbaar.

Maar een HR dashboard is niet noodzakelijk beperkt tot HR gegevens! Financiële data kunnen bijvoorbeeld worden gekruist met HR gegevens. Samen kunnen deze twee soorten gegevens een nieuw licht werpen op het talentbeheer. We komen hierop terug wanneer we de KPI's bespreken die absoluut moeten worden gevolgd. 

Even een verduidelijking voordat we verdergaan. Het dashboard, of het nu aan HR is gewijd of aan iets anders, is een van de twee aspecten van 'reporting'. Achter deze term gaan twee concepten samen: dashboard en reporting. 

• Enerzijds maakt het creëren van dashboards het mogelijk om de prestaties van het bedrijf te visualiseren. 

• Anderzijds biedt de reporting een manier om te informeren en om de conclusies van een analyse te delen met diverse mensen in het bedrijf. 

In de praktijk omvat het begrip reporting dus het dashboard en de reporting. In dit artikel zullen we de termen 'dashboard' en 'reporting' door elkaar gebruiken.

Waarom een HR dashboard gebruiken?

Laten we de belangrijkste voordelen van het HR dashboard eens overlopen. We bekijken samen de verschillende facetten van deze veelzijdige managementtool.

• Kennis van uw bedrijf. 
• Opvolging van de financiële impact van uw HR policy. 
• Evaluatie van het welzijn van uw teams. 
• Leidraad voor het nemen van weloverwogen beslissingen.

Krijg inzicht in de structuur van uw bedrijf

Analyseer de demografische en structurele kenmerken van uw bedrijf. Zo krijgt u inzicht in de structuur van uw bedrijf. Daarna zult u de volgende vragen gemakkelijk kunnen beantwoorden. 

• Wat is de man-vrouw verdeling binnen uw bedrijf?
• Wat is het aantal werknemers per type contract (bepaalde en/of onbepaalde tijd ...) 
• Wat is de gemiddelde anciënniteit van de werknemers?
• …

Kwantificeer de financiële impact van uw HR policy

HR dashboards laten ook toe om HR te bekijken vanuit het oogpunt van de loonkosten.

Evalueer het welzijn op het werk

Om het welzijn van teams te beoordelen, bestaan er verschillende soorten KPI's die de gezondheidstoestand van uw HR policy aangeven.

Neem weloverwogen beslissingen

Naast de drie voornoemde troeven helpt HR reporting bij de strategische beslissingen van het bedrijf. Enkele voorbeelden: 

Om het hoge personeelsverloop tegen te gaan, overlegt de HR afdeling over acties om de werknemers te binden.    

Het personeelsbestand van een bedrijf bevat veel werknemers die bijna met pensioen gaan.  Misschien was het HR policy onvoldoende voorbereid op de komende pensioneringen. Conclusie: het personeelsbeheer moet worden herzien.

HR dashboard: werking

Werk uw HR reporting uit in drie eenvoudige stappen!

Stap 1: behoeften vaststellen

Voor deze stap stelt u zich de volgende vragen: 

• Wie gebruikt de reporting? 
• Wat zijn de toepassingen en behoeften op het gebied van reporting?

Het allerbelangrijkste punt is dit: een HR dashboard moet aansluiten bij de algemene bedrijfsstrategie, net zoals de dashboards van andere afdelingen overigens. 

Kortom: beschouw uw HR reporting als onderdeel van uw bedrijfsstrategie.

De methode om een HR reporting op te bouwen in drie eenvoudige stappen, inclusief voorbeelden

Stap 2: gegevensanalyse en -verwerking

In deze tweede stap brengen we de gegevensbronnen in kaart die worden gebruikt door de HR reporting. Daarnaast kunnen we in deze stap de data bewerken om ze bruikbaar te maken.

Stap 3: aanmaken van het dashboard

Om een HR dashboard te creëren dat is aangepast aan de uitdagingen van uw bedrijf, onderzoekt u vooral de twee onderstaande punten.

1. De structuur: welke KPI's  wilt u hanteren? Hoe structureert u ze in een samenhangend geheel met het oog op de monitoring van de HR performances?
2. Weergave van de informatie: welke weergave kiest u voor een optimale leesbaarheid?  Hoe zorgt u dat deze weergave beantwoordt aan de behoeften van de gebruikers?

Haal het maximum uit uw HR dashboard

Handmatige HR reporting is goed. Geautomatiseerde HR reporting is nog beter. Een digitale HR dashboardtool kan zich immers aanpassen aan.

• Verschillende gebruikers
  - formaten (d.w.z. gebruikte media: mobiel, tablet, computer ...);
  - frequentie (d.w.z. het tempo waarin de verslagen worden bijgewerkt);
  - weergave (d.w.z. gekozen grafieken: staafdiagrammen, heatmaps ...);
  - beheer van gegevensgeschiedenis, verscheidenheid aan gegevensbronnen. 
  
  
• Verscheidenheid aan gegevensbronnen
  - ERP;
  - HRIS;
  - CRM;
  - bestanden met tijdscode voor facturatie;
  - tijdregistratiesysteem;
  - sociale wetgeving en bedrijfsdoelstellingen.
  
  
• Dagelijkse bijwerking van de gegevens, onontbeerlijk voor een goed beheer van de prestaties van de onderneming.
  - Beheer afwezigheden;
  - opvolging overuren;
  - opvolging loonkosten.

Leer hoe u een reporting maakt met onze praktische werkwijze: download ons gratis ebook over het maken van een reporting in drie stappen.

De essentiële KPI's van uw HR reporting

Hierboven noemden we de drie belangrijkste voordelen van digitale HR reporting. Onze experte bij EMAsphere toonde zich bereid om de KPI's die ze dagelijks volgt te delen. Hier is de selectie van Sandy, HR officer.

Structuur van de onderneming

• Leeftijdspiramide
• Verdeling man-vrouw
• Verdeling volgens type arbeidsovereenkomst
• Aantal werknemers (VTE)

Financiële impact van het HR policy

• Evolutie van de personeelskosten (d.w.z. lonen en werkgeversbijdragen)  
• Actuals vs budget van de loonkosten 
• Aantal niet-gewerkte betaalde dagen

Beheer van het personeelsbestand

• Aantal aanwervingen 
• Aantal ontslagen 
• Aantal ontslagnemers

Welzijn op het werk

• Gemiddelde anciënniteit 
• Verdeling volgens anciënniteit 
• Verzuimpercentage
• Jaarlijks personeelsverloop
  
  Elk van de KPI's in de bovenstaande categorieën kan worden vergeleken vanuit actuals vs. budget-optiek of volgens analytische assen (per afdeling, regio ...).

Til uw HR reporting naar een hoger niveau

Proficiat: u hebt de waterval bereikt! Uw inspanningen om de groep te synchroniseren hebben hun vruchten afgeworpen. 

Net zoals bij een weldoordachte HR reporting, hebben uw anticipatie en uw kennis van de groepsleden de trektocht tot een goed einde gebracht.  En de reden ervoor ligt voor de hand: zowel in de natuur als in het bedrijfsleven is een goed inzicht in uw team en de talenten van elk teamlid de basis voor een weloverwogen besluitvorming. 

Ga verder op de ingeslagen weg en rust uw bedrijf uit met EMAsphere's tool voor performance management. Deze oplossing vereist geen technische expertise en past zich aan uw operationele uitdagingen aan. Ze omvat meer dan 50 vooraf geconfigureerde grafieken en integreert zowel financiële als operationele gegevens (CRM, HR ...). De tool biedt een brede analyse van uw organisatie en is daardoor een onmisbare troef in het beheer van de onderneming als geheel.

Rust uw bedrijf uit met een oplossing op maat aangepast aan de noden van uw bedrijf: vraag een gratis demonstratie van EMAsphere aan.