Betere business performance dankzij een goede rapportering

Performance cultuur op basis van reporting

Wat betekent rapporteren juist?

Tegenwoordig zijn de meeste bedrijfsleiders druk in de weer met reporting. En terecht! Rapporteren kan namelijk een bijzonder positieve impact hebben op de performance van een bedrijf.

Maar laten we eerst en vooral duidelijk stellen wat we bedoelen met ‘rapporteren’. Deze term dekt eigenlijk twee zaken:

• Het opstellen van verslagen om te informeren en de besluiten van een analyse te delen met verschillende personen binnen het bedrijf.
• Het aanmaken van dashboards om op een duidelijke en vooral visuele manier te communiceren over de performance van het bedrijf.
  
  

• interactieve dashboards te bekijken;
• verslagen op te stellen in de vorm van PowerPoint presentaties met grafieken en verklarende nota's.

Hoe kan een goede reporting de performance van een bedrijf boosten?

In dit artikel bekijken we de voordelen van rapporteren voor de performance. Om dit thema uit te spitten, focussen we op de elementen die voor u het belangrijkst zijn, namelijk:

• betere follow-up van uw bedrijfsresultaten;
• meer flexibiliteit en reactiviteit;
• beter anticiperen op de evolutie van uw bedrijf;
• kansen creëren voor constante verbetering.

Optimaliseer de follow-up van uw bedrijfsresultaten

Visualiseer uw resultaten

Krijg een overzicht van uw organisatie

Een bedrijf leiden en een vliegtuig besturen: er zijn meer overeenkomsten dan u op het eerste gezicht zou denken. Stel dat u een vliegtuig moet besturen zonder de snelheid, de hoogte of de koers te kennen. Mission impossible, zegt u? Precies. U hebt een dashboard nodig om veilig de bestemming te bereiken.

Hetzelfde geldt voor uw bedrijf. Om de juiste beslissingen te nemen, moet u de performances kennen. U hebt met andere woorden een dashboard nodig om de performances van uw bedrijf in één oogopslag te kunnen volgen. 

Beslis op basis van betrouwbare informatie

Volgens een studie van Experian ondervindt meer dan 95% van de bedrijven de gevolgen van foute data. Zonder geautomatiseerde reporting moet u uw beslissingen baseren op ruwe data. Maar werken met ruwe data is complex en verhoogt de kans op fouten.

Fouten kunnen zware gevolgen hebben voor een bedrijf. Enkele voorbeelden:

• Foute interpretaties;
• Ondoordachte beslissingen;
• Gebrek aan reactiviteit;
• Verloren kansen. 

Geautomatiseerde rapportering beperkt dat soort fouten. Op die manier kunt u meer vertrouwen op uw data. Tegelijkertijd kunt u de reële performance van uw bedrijf in het oog houden en de gepaste beslissingen nemen op basis van betrouwbare data.

Be SMART, stel duidelijke doelstellingen

Bent u niet echt vertrouwd met de SMART-doelstellingen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Redelijk en Tijdsgebonden)? We vatten het even voor u samen. Met deze methode kunt u de kwaliteit van uw doelstellingen verbeteren aan de hand van vijf vragen:

• Is mijn doelstelling specifiek?
• Kan ik het resultaat meten?
• Is de doelstelling acceptabel?
• Is ze redelijk?
• Is ze tijdsgebonden?

Zodra u uw SMART-doelstellingen hebt scherp gesteld, kunt u ze eenvoudig uitsplitsen in KPI’s (Key Performance Indicator).  Met deze methode kunt u de performance heel nauwkeurig meten en de vastgelegde KPI’s dagelijks opvolgen. De teams weten welke doelen ze moeten nastreven en hun managers weten welke KPI's ze in het oog moeten houden om hen daarbij te helpen. Daarom is rapporteren een uitstekende bondgenoot om de performance van uw bedrijf te verbeteren.

Op één lijn met uw raad van bestuur

De universiteit van Twente heeft een studie gedaan over de rol van informatie in de besluitvorming. Dit is het besluit van hun analyse:

“Wanneer er meer relevante informatie beschikbaar is, is het overleg met de raad van bestuur rationeler en verloopt de besluitvorming vlotter.”

Dat klinkt logisch, niet? Ja, maar in de werkelijkheid is het voor de leden van de raad van bestuur niet altijd zo evident. Informatie delen met de raad is namelijk een hele opgave. Gelukkig bestaan er oplossingen die de uitwisseling van informatie versoepelen. Met EMAsphere kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk een specifiek rapport delen, met relevante informatie voor de leden van de raad van bestuur. Alle leden kunnen de rapporten raadplegen wanneer ze maar willen, en de automatisch geüpdatete data analyseren.

Dankzij dit soort oplossingen maakt u meer kans om op één lijn te blijven met uw raad van bestuur. Tegelijkertijd beperkt u het risico op wrijvingen tussen u en uw raad.

Meer flexibiliteit en reactiviteit

Detecteer snel problemen en kansen

Als u uw rapporten regelmatig analyseert, kunt u de performance van uw bedrijf bijna in real time volgen. Zo ziet u meteen of de resultaten voldoen aan uw verwachtingen. 

Als de resultaten tegenvallen, kunt u dat dankzij een goede rapportering snel trends detecteren en tijdig bijsturen! 

Uw expertise en een degelijke rapportering vormen een krachtige combinatie waarmee u in een oogopslag alle positieve en negatieve trends ziet. Regelmatige reporting zorgt ervoor dat u uw bedrijf beter leert kennen, want u hebt alle middelen in handen om onder andere het volgende te detecteren: 

• stijgingen en dalingen in uw EBITDA;
• behoefte of juist een overschot aan cash;
• constante omzetgroei gekoppeld aan specifieke producten of services;
• ...

Zet koers naar betere perspectieven

Dankzij een rapportering ontdekken wat wel en niet werkt in uw strategie, is een ding. Vervolgens snel bijsturen, is nog iets anders.

Een artikel van de Business News Daily geeft een aantal tips om uw strategie aan te passen. Daarvan zijn er drie onlosmakelijk verbonden aan reporting:

• Begrijpen welke de sterke en zwakke punten van uw strategie zijn.
• De bedreigingen en kansen zien.
• De verschillende opties/spilpunten zien.

Na de analyse komt het er dus op aan de juiste beslissingen te nemen. Leer van uw fouten en ga een mooie toekomst tegemoet!

Anticipeer op de evolutie van uw bedrijf

Plan een ambitieus maar realistisch budget

Via een rapportering verzamelt u kostbare informatie. Uw bedrijf heeft geen geheimen meer voor u, zeker niet wat betreft:

• de seizoensgebondenheid van de verkoop of de omzetgroei;
• de optimalisatie van uw marge;
• de gemiddelde betalingstermijn van uw klanten, of die van elke klant;
• de leverancierskosten;
• ...

Op basis van die informatie kunt u een budget plannen dat realistisch is en toch strookt met uw ambities.

Ontdek hoe u uw budget plant met EMAsphere →

Wees op alles voorbereid dankzij de scenario's

Als we iets geleerd hebben uit de coronacrisis, is het wel dat niets ooit definitief vaststaat. Dat brengt ons bij het Engelse concept van de VUCA-wereld. Volgens die theorie is de wereld waarin we leven:

• Volatiel (Volatility);
• Onzeker (Uncertainty);
• Complex (Complexity);
• Ambigu (Ambiguity).

De theorie stelt dat het zo goed als onmogelijk is om te voorspellen hoe die VUCA-wereld gaat reageren op uw bedrijfsstrategie. Maar u kunt u wel voorbereiden op die onzekerheid, bijvoorbeeld door na te denken over verschillende scenario's. Op die manier kunt u op zoveel mogelijk situaties anticiperen. Het gaat er dus niet alleen om een budget op te stellen, maar ook om dat budget te spreiden over verschillende scenario's met elk hun eigen forecast. En door te anticiperen, kunt u veel vlotter bijsturen zodra de omstandigheden u daartoe dwingen.

Verbeter voortdurend

Krijg meer inzicht in de resultaten

Een rapportering biedt u een beter zakelijk inzicht. Dit zijn de drie voornaamste voordelen voor de performance van uw bedrijf:

• u stelt nauwkeurigere en realistischere doelen, maar blijft toch ambitieus;
• u detecteert complexe fenomenen (zoals de seizoensgebondenheid);
• u kunt uw medewerkers relevante feedback geven.

Bij elke rapport begrijpt u beter hoe u de performance van uw bedrijf kunt opdrijven.

Ontdek hoe analytics werkt in EMAsphere →

Test, herhaal, leer

In de bedrijfswereld is het belangrijk te leren uit ervaringen. Of die nu goed of slecht zijn. Maar daarvoor moet u ze eerst tot in de details begrijpen. Met een regelmatige analytische reporting kunt u uw cijfers grondig analyseren. Zo ziet u onder andere hoe goed uw activiteiten het doen in elke specifieke categorie.  En dan kunt u conclusies trekken, die u vervolgens helpen om met meer zelfvertrouwen nieuwe relevante strategieën te testen. Na die tests analyseert u opnieuw wat wel en niet heeft gewerkt. Kortom, een goed begrepen fout is een eerste stap naar toekomstig succes.

Boost uw performance dankzij reporting

U ziet het, een heldere en regelmatige reporting is een onmisbare tool. Een tool om de performance van uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen. 

Voor nog meer info, kunt u onze rubriek over rapportering lezen. Daar ontdekt u hoe EMAsphere de performance van uw bedrijf concreet kan verbeteren.

Ook u kunt de performance van uw bedrijf optimaliseren! Download ons brochure over reporting en management en lees hoe dat kan.  Automatische data-inzameling, een overzicht van de features, video’s over producten ... Ontdek hoe het platform EMAsphere u kan helpen.