Efficiënt budgetteren voor multi-entity bedrijven

U kent het wel, dat gevoel van onrust wanneer de deadline nadert. Die tijd van het jaar waarin het budget moet worden opgemaakt. Een vast ritueel, maar niet meteen iets waar financieel managers naar uitkijken ... Een intense periode waarbij men zou wensen dat een dag 34 uur duurde – al zou zelfs dat niet volstaan ...

Het opstellen van het budget is nochtans essentieel voor een onderneming. Deze oefening maakt het immers mogelijk doelstellingen te bepalen en een visie uit te werken voor de komende twaalf maanden. Dit geldt des te meer naarmate de onderneming groter is. De raad van bestuur en de investeerders willen immers een idee hebben van de verwachte resultaten voor het komende jaar. En dus kunt u er niet omheen, u zult een budget moeten opstellen.

De groei van een onderneming kan ook leiden tot de oprichting van een groep. De groep bestaat dan uit verschillende afzonderlijke juridische entiteiten. Deze samenstelling in meerdere entiteiten heeft ook zijn impact op het opmaken van het budget.

Wil u dit jaar op een efficiënte manier een budget opstellen voor uw groep? Volg de gids ... In dit artikel bespreken we de volgende punten:

• de basisprincipes van budgettering;
• waarom het maken van een geconsolideerd budget essentieel is voor groepen;
• hoe maakt u een budget op voor uw groep;
• hoe kunt u uw budget baseren op rapportering.

Wat houdt budgettering in? 

Het verschil tussen budgetten en forecasts

Men hoort vaak praten over budgetten en forecasts. De twee zijn verwant, maar ook verschillend. In feite is de forecast gebaseerd op het budget.

Het budget is immers over het algemeen een jaarlijkse oefening. Het wordt aan het einde van het jaar opgemaakt om de cijfers voor het jaar N+1 te plannen.

Gedurende het jaar maken bedrijven forecasts, rekening houdend met:

• de evolutie van de cijfers;
• de economische situatie;
• de markt;
• ...

Deze forecasts kunnen worden gemaakt over een periode korter of langer dan twaalf maanden.

Opmerking: Veel bedrijven hebben hun forecasts in april 2020 aangepast, tijdens de coronapandemie. Dit geldt met name voor sectoren die door de situatie tot stilstand kwamen (zoals de restaurantsector) of juist een boost kregen (zoals sommige webwinkels).

Soorten budgetten

Er zijn drie soorten budgetten. Een budget kan worden gecreëerd:

• op de resultatenrekening (om bijvoorbeeld de verkoopprestaties en winstgevendheid van het bedrijf te plannen);
• op de evolutie van de cashflow;
• op de balans (minder vaak het geval).

Het type budget dat het meest wordt toegepast is dat op de resultatenrekening. Wanneer men in het vak over een voorlopig budget spreekt, heeft men het doorgaans over een budget op de resultatenrekening. Misschien is de term 'voorlopig budget' niet helemaal juist. Een budget is immers van nature voorlopig van aard.

Waarom een geconsolideerd budget maken?

Het opstellen van het budget is niet voor niets een heikel thema onder financieel managers. Een voorlopig budget is als een recept om een lekker gerecht te bereiden: u weet welk resultaat u wilt bereiken! Aan de hand van een voorlopig budget kunt u dus de doelstellingen voor het komende jaar bepalen. Daarom hechten investeerders er zoveel belang aan. 

Voor een groep die uit meerdere entiteiten bestaat, maakt het opstellen van een budget het ook mogelijk om de verwachte groepsprestaties te vergelijken met die van elke entiteit. In sommige gevallen bestaat de vennootschap niet uit afzonderlijke rechtspersonen. Het kan voor een vennootschap echter nodig zijn om het budget per locatie (land, kantoor, winkel ...) te analyseren. In dat geval kan deze vergelijkende analyse van de budgetten uitgevoerd worden aan de hand van analytische assen.

Daarnaast maakt een budget het ook mogelijk om te anticiperen op financiële moeilijkheden voor het jaar N+1. Zo kan men bepalen welke corrigerende maatregelen elke entiteit moet nemen.

Ten slotte kan aan de hand van een budget worden nagegaan in hoeverre de beoogde doelstellingen in de loop van het jaar worden bereikt. Daartoe volstaat het de zogenaamde 'gerealiseerde' boekhoudkundige gegevens te vergelijken met het budget. Laten we terugkeren naar de analogie met het recept. Als u de foto van het recept vergelijkt met het gerecht dat u met uw eigen handen hebt gemaakt, kunt u beoordelen of u uw doel hebt bereikt. Hoe meer het resultaat op de foto lijkt, hoe meer u zult vinden dat u uw doel hebt bereikt. Voor budgetten geldt hetzelfde principe. Hoe meer het resultaat overeenkomt met het budget, hoe meer u uw doel hebt bereikt.

Hoe stelt u een voorlopig budget op?

Methode voor het opstellen van een budget

Een budget opstellen: welke methode toepassen? U hebt verschillende opties:

• vertrekken van 0 (zero based budget);
• vertrekken van bestaande boekhoudgegevens;
• vertrekken van een vorig budget.

In het eerste geval maakt u een budget alsof u met een nieuw bedrijf zou starten. U begint dus van nul, met een blanco vel. Elke boekhoudregel wordt gecreëerd en ingevuld volgens de behoeften van de onderneming. Deze methode wordt over het algemeen toegepast bij start-ups of bij het oprichten van een nieuwe entiteit.

U kunt uw budget ook opstellen aan de hand van gegevens uit uw boekhoudsoftware. Deze techniek zal u onvermijdelijk tijd besparen! In die configuratie gaat u uit van de maandelijkse boekhoudkundige gegevens van jaar N om de begroting van jaar N+1 op te stellen.

Er zijn verschillende manieren om de boekwaarden te veranderen:

• een maandwaarde aanpassen: in dit geval wijzigt u handmatig de waarde van een rekening voor een bepaalde maand;
• de jaarlijkse waarde van de gewenste rekening aanpassen: in dit geval wordt de wijziging maandelijks verdeeld volgens de verdeling van jaar N;
• een procentuele wijziging toevoegen: u kunt ook eenvoudigweg een procentuele wijziging bepalen die op elke maand moet worden toegepast.

Ten slotte raden we aan om budgetten te maken per scenario: een optimistisch en een pessimistisch scenario. Bij het opstellen van scenario's kan het handig zijn om van een bestaand budget uit te gaan. Op die manier kan het volstaan om een procentuele wijziging toe te passen (positief of negatief).

Zoals u ziet, gelden deze drie opties voor elke onderneming, ongeacht of zij uit één of meerdere juridische entiteiten bestaat. Dan nemen we nu de specifieke punten van budgetten voor bedrijven met meerdere entiteiten onder de loep.

Wat moet u weten om een geconsolideerd budget te creëren?

Hoe consolideren bedrijven met meerdere entiteiten hun budgetten? Op basis van onze ervaring met meer dan 10.000 bedrijven die ons platform gebruiken, hebben we een aantal goede praktijken verzameld. Onze klanten hebben immers gemiddeld vier entiteiten per groep. Hoe pakken zij het aan?

Allereerst maken ze hun budget per entiteit door een combinatie van de drie voorgestelde technieken toe te passen. Dit budget kan worden opgesteld op het niveau van de dochterondernemingen als de structuur van het financiële team dit toelaat, of op groepsniveau.

Zoals altijd bij consolidatie, moet speciale aandacht worden besteed aan intercos (intercompany boekingen). Om geen inter cos te missen is een goede afstemming met de Group CFO nodig.

Ten slotte consolideren onze klanten hun budget in een geconsolideerd overzicht van de budgetten per entiteit.

Budgeting software: Excel vs CPM/EPM

Hoe gaat u praktisch te werk? Welke software kunt u gebruiken voor het creëren van uw budget?

U kunt uw budgetten natuurlijk gewoon maken met behulp van een Excel-bestand. Dit heeft echter enkele duidelijke beperkingen in het gebruik: risico op fouten, moeilijk om samen te werken aan het werkdossier of om het budget te delen. 

Zoals eerder gezegd beheren onze klanten met meerdere entiteiten hun budgetten rechtstreeks binnen EMAsphere. In dat geval worden ze uitgevoerd via ons CPM-platform (ook wel EPM, Enterprise Performance Management, genoemd). Deze platformen bieden namelijk geweldige mogelijkheden op het gebied van:

• het opstellen van budgetten en forecasts;
• het maken van rapportages op basis van het budget;
• het vergelijken van het budget met de boekhoudgegevens.

KPI's bepalen op basis van budget

Uw budgetten zijn klaar, gefeliciteerd! U hebt waarschijnlijk enkele klassieke tabellen opgesteld die veel lijken op een resultatenrekening, cashflow of balans.

Goed bezig, maar laten we nog een stapje verdergaan! De volgende stap is een rapportage maken op basis van dit budget. Deze rapportage verrijkt uw budget en maakt het meer bruikbaar. Waarom? Zo wordt uw budget gemakkelijk te begrijpen wanneer u het deelt met de betrokkenen. Want u hebt misschien wel uren besteed aan uw budget, maar uw collega's niet. Zij zullen dus meer moeite hebben om hun weg te vinden dan u, die elke regel uit het hoofd kent.

In uw dashboard kunt u uw gegevens presenteren in de vorm van:

• de belangrijkste cijfers;
• of visuele voorstellingen (lijngrafieken, cirkeldiagrammen, histogrammen ...).

Onze tip? Integreer de vergelijking tussen budget en werkelijke gegevens in uw rapportering.

Een grafische voorstelling van de evolutie van de brutomarge en de EBITDA en vaste kosten KPI's in het EMAsphere platform

Wilt u een gelijkaardige visuele weergave voor uw budgettair scenario? Neem contact op met iemand van ons team en geef aan dat u geïnteresseerd bent in de module 'budgetten en forecasts'!

Geconsolideerde budgettering: een essentiële stap voor groepen van ondernemingen

Binnen EMAsphere is er een geïntegreerde module voor budgetbeheer. Deze module biedt een grotere flexibiliteit bij het creëren van het budget en u kunt er de gegevens makkelijker mee visualiseren en vergelijken. Ook het delen van budgetten verloopt gemakkelijker via ons platform. Via gepersonaliseerde toegang kunnen gebruikers het budget analyseren waartoe ze toegang hebben. Zo kunt u filiaalmanagers bijvoorbeeld alleen toegang geven tot budgetten die betrekking hebben op hun entiteit.

 

Budget toolbox: stel uw budget efficiënt op met behulp van EMAsphere's digitale budget toolbox! Maak gebruik van een checklist en retroplanning om uw budget efficiënt op te stellen voor het volgende jaar!