Avant EMAsphere, la lecture et l’accès à l’information financière et opérationnelle étaient complexes.
Il fallait récupérer la donnée comptable depuis Cegid et celle du pipeline des ventes depuis Salesforce pour ensuite la transposer sous forme de tableaux Excel auxquels appliquer des formules.
Damien nous explique comment cela impactait l'équipe de Coffreo :
Nous avions l’habitude de travailler sur des fichiers Excel, avec de nombreuses formules complexes. La lecture des données était globalement difficile et prenait beaucoup de temps. Cela impactait particulièrement celles et ceux dont le cœur de métier n’est pas de comprendre les données financières en détail, mais d’en avoir une vue d’ensemble.
Damien mentionne l’exemple du temps épargné par les membres du CoDir.
Avec EMAsphere, notre CoDir accède directement aux données les plus stratégiques. Même si ses membres comprennent bien l’information financière, l’outil leur fait gagner du temps. Ils peuvent même poser leurs questions directement depuis l’interface.
Aujourd’hui, EMAsphere accompagne Coffreo dans la diffusion de l’information financière et opérationnelle. Les données financières sont directement injectées vers EMAsphere depuis Cegid. Les données opérationnelles sont directement injectées vers EMAsphere depuis Salesforce.
Sur la base de ces données, Coffreo propose à ses équipes une information facile d’accès et justement dosée.
Pour y parvenir, Coffreo a notamment mis en place deux actions :
Damien nous explique :
S’approprier l’information financière peut représenter un défi. Former les équipes aux données financières contribue à rendre cette information plus accessible. Cela donne également aux équipes une meilleure compréhension des enjeux financiers.
En parallèle, la possibilité de proposer des accès différenciés permet d’adapter les informations aux profils des collaborateurs(trices). Cela simplifie largement la lecture de l’information. Actuellement, nous fonctionnons avec un menu pour :
Tous les collaborateurs munis d'accès peuvent consulter leurs espaces sur le support de leur choix (ordinateur, tablette, smartphones iOS ou Android à tout moment.)
Un aperçu des écrans de la plateforme EMAsphere depuis ses différents supports : tablette, mobile et desktop
Le partage des données financières est un sujet récurrent pour les entreprises financées par des actionnaires. Voici notamment le retour d’expérience de nos clients Urbantz et Utopix, deux start-ups en pleine croissance.
Le suivi du pipeline des ventes et du déploiement produit de la solution chez le client représentait également l’un des challenges de Coffreo, parti de zéro.
Initialement, les équipes de vente et de déploiement produit avançaient à tâtons. Avec l’arrivée d’EMAsphere, cela a changé.
Cela s’est particulièrement ressenti au sein des équipes de vente et de déploiement produit, avec la mise en place de tableaux de bord dédiés, accessibles aux managers et aux équipes. Ainsi équipés, les deux services ont pu gagner en pertinence dans leurs actions.
Damien détaille les indicateurs employés par ces équipes :
Aujourd’hui, les services vente et déploiement produit ont accès à des données très fines en un clic :
- les clients signés sur les 18 derniers mois ;
- le chiffre d'affaires lissé sur les derniers mois ;
- le total des ventes sur les derniers mois ;
- le stade d’avancement des déploiements produit ;
- ….
Lorsqu’il évoque l’installation d’EMAsphere auprès des managers des équipes des ventes et de déploiement produit, Damien constate un véritable enthousiasme. Il se souvient :
J’ai présenté le projet des reportings axés sur la vente et le déploiement produit auprès des responsables des services concernés. Leur réaction a été positive dès le début. Cet engouement représentait un pas de plus vers mon objectif d’accompagner les équipes vers une autonomie vis-à-vis de l'information financière et opérationnelle.
Avec l’arrivée d’EMAsphere chez Coffreo, le suivi des ventes et des déploiements produit a gagné en précision. Damien fait le point sur cette progression :
Nous pouvons désormais concentrer nos efforts là où nous avons la meilleure opportunité de ROI (Return On Investment). Nous prenons appui sur un mix de données commerciales et financières pour orienter nos actions. Avant EMAsphere, la préparation de ces données aurait demandé plusieurs jours d’analyse par mois. Depuis EMAsphere, elle ne prend plus qu’une petite demi-heure.
Avant EMAsphere, les managers n’avaient pas accès à l’information financière. Les fichiers Excel dont se servaient les équipes financières de Coffreo étaient trop complexes pour qu’ils soient compréhensibles par les équipes non financières.
Damien se souvient de cette période :
Pour donner une information spécifique, il fallait obligatoirement appliquer des changements dans les fichiers Excel. Cela demandait beaucoup de travail, sans parler du risque d’erreur.
Aujourd’hui, grâce à l'injection directe et automatisée des données financières et opérationnelles via EMAsphere, Coffreo envisage l’injection et le suivi des données financières différemment.
En effet, la donnée comptable est désormais directement récupérée depuis Cegid grâce au connecteur Quadra on Demand. Il en va de même pour les données du pipeline des ventes, récupérées depuis Salesforce et directement injectées vers EMAsphere.
Les managers disposent ainsi de données exactes et à jour, mais aussi formalisées de manière accessible grâce au +50 représentations graphiques préconfigurées proposées par EMAsphere. Les données sont à la fois plus fiables, et plus lisibles. 
Un échantillon des représentations graphiques proposées par EMAsphere, basé sur des données fictives
Damien nous explique également pourquoi la possibilité de créer des accès personnalisés s’est imposée comme une évidence pour faire gagner les managers en autonomie.
Nous souhaitions vraiment disposer d’un outil qui propose des accès différenciés. Avec EMAsphere, chaque manager de service dispose de son accès et d’une vue sur son service. Cette segmentation a deux avantages principaux. D’une part, cela permet de limiter la circulation des données sensibles, comme par exemple les salaires. D’autre part, cela contribue à un allègement des données poussées vers les managers : ils peuvent ainsi se focaliser sur les données de leur service.
Avec l’arrivée d’EMAsphere, la manière de consulter la donnée financière et opérationnelle a évolué. Désormais, comprendre l’information et remonter à sa source est devenu accessible. Par exemple, la fonctionnalité de drill-down permet aux managers de remonter jusqu’à la source des dépenses imputées à leurs budgets en toute autonomie. Damien précise : "avec le drill-down, les managers sont capables de remonter jusqu’à la facture d’une dépense en un clic. Cette fonctionnalité est un vrai gain d’autonomie !"
