11 criteria om de ideale boekhoudsoftware te kiezen

Een boekhoudprogramma kiezen is een belangrijke beslissing, waar u jarenlang de vruchten van plukt of ... de gevolgen van draagt. In het dagelijkse leven van het finance team spelen boekhoudtools nu eenmaal een doorslaggevende rol. 

De analyse kan een lang en ingewikkeld proces zijn. Met dit artikel willen we u helpen om het methodisch aan te pakken en de bestaande oplossingen efficiënt te vergelijken. Het uiteindelijke doel? U helpen het meest geschikte boekhoudprogramma te kiezen voor uw bedrijf.

Er zijn in grote lijnen twee soorten criteria om boekhoudprogramma’s te vergelijken:

Maar voor we de boekhoudprogramma's op de markt beginnen te vergelijken, raden we u aan enkele vragen te beantwoorden om uw behoeften scherp te stellen. We schreven hier eerder al een artikel over, waarin u een overzichtelijke lijst van criteria vindt om uw behoeften te analyseren. In datzelfde artikel leert u ook hoe u die behoefteanalyse in de praktijk kunt brengen.

Features van de boekhoudprogramma's

We zouden de verschillende boekhoudprogramma's op de markt gewoon kunnen classificeren op basis van het type bedrijf waarop ze zich richten. Maar zo eenvoudig is het niet. Wij focussen liever op de belangrijkste kenmerken die de bestaande oplossingen van elkaar onderscheiden. Dit zijn enkele elementen die uw keuze kunnen beïnvloeden:

• Waar is de tool gehost?
• Is het gelokaliseerd en voldoet het aan de wetgeving?
• Voor welke sector is de tool ontwikkeld?
• Hoe zit het met de integraties van de tool?
• Hoe gebruiksvriendelijk is de tool?
• Welke features biedt de tool?
  
  

“Online” vs “On-premise”

Online boekhoudpakketten zitten in de cloud en worden vaak aangeboden als SaaS. Ze zijn alleen toegankelijk via uw internetbrowser. De uitgever slaat uw boekhoudkundige data op zijn eigen servers op. Die servers bevinden zich soms in het buitenland.

Deze optie heeft een aantal voordelen: automatische updates, geen infrastructuurkosten, databeveiliging door de hostingdienst, snelle opstart ...

On-premise boekhoudoplossingen draaien op uw eigen servers of die van een onderaannemer. In beide gevallen worden de data opgeslagen in een omgeving die losstaat van de uitgever. Steeds minder bedrijven kiezen voor deze optie, vooral als ze geen degelijk uitgebouwde IT-afdeling hebben. De implementatie en het onderhoud van on-premise boekhoudsoftware vergt immers veel technische kennis.

Tenzij uw IT’ers of juristen zich echt verzetten tegen een SaaS-oplossing, is ons advies eenvoudig: ga voor online boekhoudsoftware.

Lokalisatie en wettelijke conformiteit

Bepaalde oplossingen lijken interessant omdat ze gebruiksvriendelijk zijn, veel features bieden of goed te integreren zijn. Maar soms zijn ze gewoonweg niet aangepast aan de regels van uw markt. In elk land gelden nu eenmaal andere voorschriften voor de boekhouding. Het is dus belangrijk om de specifieke wettelijke en functionele aspecten van uw land te checken. Ga bijvoorbeeld na of de gekozen software de dagboeken kan beheren in het juiste formaat. Om een nog duidelijker beeld te krijgen, kunt u uitzoeken hoeveel bedrijven de oplossing al gebruiken, waar ze gevestigd zijn en welke features ze gebruiken.

Sector

Sommige boekhoudpakketten zijn verkrijgbaar in verschillende versies, die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van verschillende sectoren. Dat kan interessant zijn, maar mag zeker niet doorslaggevend zijn voor de uiteindelijke keuze.

Integratie

Het boekhoudprogramma kan deel uitmaken van een ERP (Enterprise Resource Planning), d.w.z. van een softwarepakket. Dergelijke softwarepakketten zijn doorgaans multifunctioneel en kunnen daarom door meerdere afdelingen van eenzelfde bedrijf worden gebruikt. Dat heeft uiteraard heel wat voordelen. Zo kan de informatie bijvoorbeeld vlot worden doorgegeven tussen de afdelingen (boekhouding, sales ...). 

Anderzijds vereist die integratie een sterke betrokkenheid van de betreffende afdelingen. Ook duurt de implementatie meestal langer. Dat alles maakt de invoering van de gekozen boekhoudsoftware een stuk complexer.  

Een andere mogelijkheid is een standalone oplossing. De boekhoudoplossing werkt dan zelfstandig. Ze is niet geïntegreerd in een pakket dat ook andere behoeften van het bedrijf dekt. In dat geval moet u nagaan in welke mate de boekhoudoplossing kan worden gekoppeld aan bijvoorbeeld de CRM-tool van het salesteam. Dat is belangrijk, want hoe meer uw softwareprogramma’s met elkaar verbonden zijn, hoe minder data u moet invoeren, hoe eenvormiger uw data zijn en hoe gemakkelijker u ze up-to-date kunt houden.

Gebruiksvriendelijkheid

Boekhoudkundige data invoeren kan knap vervelend zijn als het boekhoudprogramma slecht ontworpen is. Kleine details kunnen een groot verschil maken voor de efficiëntie, zoals het gebruik van shortcuts en de tabtoets, of de manier waarop het dashboard georganiseerd is.

Vraag zeker een demoversie aan om dit te kunnen beoordelen. We raden sowieso aan om alle kandidaat-programma’s te testen alvorens er een te kiezen. Zo merkt u meteen of ze gebruiksvriendelijk zijn.

Functionele dekking

Elke oplossing biedt verschillende features, maar wellicht zijn niet alle features even relevant voor u. Daarom is het van cruciaal belang om uw behoeften grondig te analyseren (zie ons artikel over dit thema). Alleen zo weet u welke features u echt nodig hebt.

Let er ook op of de online of on-premise oplossingen compatibel zijn met andere tools, zoals een management tool of een tool om dashboards op te stellen. Wanneer meerdere oplossingen kunnen samenwerken, bieden ze hun gebruikers doorgaans een betere functionele dekking.

Pricing

Enerzijds kunnen tarieftabellen sterk verschillen van oplossing tot oplossing. Anderzijds kunnen er verborgen kosten zijn. Analyseer de prijzen op basis van meerdere criteria, om de totale kosten zo nauwkeurig mogelijk te berekenen:

• het aantal gebruikers;
• de vereiste features;
• de volumes;
• de extra services;
• de duur van de verbintenis.

Gebruikers

Features

Vaak verdelen uitgevers hun aanbod op in verschillende pakketten met elk hun eigen tarief.  Bijvoorbeeld een Starter-abonnement met features A en B, en een Business-abonnement met features A, B, C en D. 

In theorie krijgt u zo de kans om de oplossing eerst uit te proberen aan een betaalbare prijs. Nadien kunt u het plan kiezen dat het beste aansluit bij de behoeften van uw organisatie.  In werkelijkheid is de kans echter groot dat u uiteindelijk een duurder pakket moet kiezen dan u aanvankelijk van plan was. Vaak ontdekt u namelijk pas gaandeweg dé feature die u echt nodig hebt. Een feature van een duurder pakket uiteraard. Slim gezien van die uitgevers! 

U begrijpt dus hoe belangrijk het is om op voorhand een lijst te maken van de belangrijkste features. Als u een goed beeld hebt van uw behoeften op middellange en lange termijn, is de kans dat u meteen het juiste type abonnement vindt, veel groter.

Volumes

Het volume verwerkte eenheden kan al snel de kosten van uw boekhoudsoftware de hoogte in jagen. Deze parameter omvat meerdere punten, zoals:

• het aantal verwerkte facturen;
• het volume gehoste data;
• het aantal contactpersonen;
• ...

Probeer het huidige en toekomstige volume van uw financiële afdeling zo goed mogelijk in te schatten. Zo kunt u de kosten van uw boekhoudsoftware veel preciezer berekenen.

Extra services

Moeten de gebruikers training krijgen? Hoe worden de data van uw oude systeem geïmporteerd in de nieuwe software? Welke support is voorzien na de implementatie van de oplossing? Het is mogelijk dat de software-uitgever of het IT-bedrijf al deze extra services aanrekent. Die kosten kunnen hoog oplopen, dus u kunt er maar beter op voorbereid zijn.

Duur van de verbintenis

De minimale en maximale contractduur kan verschillen afhankelijk van de uitgever. Sommigen bieden maandabonnementen, terwijl anderen met contracten van minstens een jaar werken. Hoe dan ook, de contractvoorwaarden bepalen maar voor een deel hoe sterk u aan de software vastzit.

Houd ook rekening met de technische en operationele moeilijkheden die gepaard gaan met een nieuwe boekhoudoplossing. Met andere woorden, denk goed na voor u in zee gaat met een bepaalde software-uitgever. Data overhevelen van de ene naar de andere software is een complex proces. U bent dus aan uw software gebonden door een contract, maar ook door alles wat erbij komt kijken wanneer data moeten worden geëxporteerd en geïmporteerd.  Reken voor de contractduur minstens op een boekjaar.

Besluit

Om de juiste boekhoudsoftware te kiezen, moet u heel goed weten wat u precies nodig hebt en een grondige vergelijkende analyse doen. Ook een geslaagde integratie is van groot belang. Op deze manier kiest u het beste voor kwaliteitsvolle spelers. Omring u zowel intern als extern met de juiste personen en aarzel niet om uw netwerk in te schakelen. Zo krijgt u ongetwijfeld feedback van onschatbare waarde.

Vind het boekhoudsysteem dat u nodig hebt met onze personaliseerbare checklist. De verschillende softwareprogramma’s op de markt vergelijken wordt zo een stuk makkelijker.