Geconsolideerde reporting: bespaar tot 67% van je tijd

Meerdere entiteiten, meerdere databronnen: allemaal situaties waarin jij gegevens moet consolideren

Er bestaan veel situaties waarin het belangrijk is om gegevens te consolideren: 

• de financiële gegevens van groepen met meerdere entiteiten;
• de gegevens van verschillende softwareprogramma’s.

Hieronder lichten we beide gevallen toe.

De financiële gegevens van een bedrijvengroep consolideren

Een bedrijf met meerdere juridische entiteiten moet zijn boekhoudkundige gegevens kunnen bundelen voor een geconsolideerde reporting.

Op die manier kan het de performance van de groep als geheel analyseren, maar ook de resultaten van de verschillende entiteiten met elkaar vergelijken. Thierry Guelfi, Group CFO, HR & Legal bij Peers Group, gebruikt EMAsphere om zijn financiële gegevens te consolideren. Hij getuigt:

We hebben tal van structuren in Frankrijk en daarbuiten. Met EMAsphere krijgen we met één klik een geconsolideerd overzicht van de groep of een specifiek overzicht van een bepaalde dochteronderneming.

De gegevens van verschillende softwareprogramma’s consolideren

Met de digitalisering is niet alleen het aantal gegevens exponentieel gestegen, er zijn ook steeds meer gegevensbronnen.

Hoeveel softwareprogramma’s gebruik jij in jouw bedrijf? Als je er even over nadenkt, beseft je meteen hoeveel het er wel zijn. Doorgaans noemen onze klanten er minstens 3 verschillende: 

• boekhoudpakket 
• CRM 
• ERP 
• … 

Al die gegevens bieden enorm veel analysemogelijkheden, maar vormen ook een uitdaging. Organisaties moeten uitzoeken hoe ze die gegevens het best kunnen benutten. In die context lijkt het vanzelfsprekend om gegevens te consolideren in een gecentraliseerde software voor performance analyse, zoals EMAsphere. Dit zegt Serge Gregoir, CEO van de groep Eutraco en gebruiker van EMAsphere:

Vandaag de dag genereren we steeds meer data en uiteraard willen we die integreren in onze bedrijfsmodellen, zoals de hedendaagse business intelligence het voorschrijft. Zonder betrouwbare reporting is het moeilijk om consistente keuzes te maken en tijdig de nodige strategische beslissingen te nemen om onze performance en rentabiliteit op peil te houden.

Zodra de gegevens uit verschillende bronnen geconsolideerd zijn, gaat er een nieuwe deur voor je open: gekruiste analyses. Je kan bijvoorbeeld financiële en niet-financiële gegevens uit je CRM kruisen om de gemiddelde inkomsten per klant te analyseren. Damien Ruiz, financial manager bij onze klant Coffreo heeft het erover in zijn getuigenis: 

We kunnen nu focussen op onze activiteiten met de beste ROI-opportuniteiten. Daarvoor kunnen we ons baseren op een mix van commerciële en financiële data.

Uitdagingen in verband met gegevensconsolidatie

Problemen door een gebrek aan gegevensconsolidatie

In veel bedrijven zijn gegevens erg verspreid over verschillende softwareprogramma’s. Dat fenomeen wordt nog versterkt door de praktijken van elke afdeling. Vaak gebruiken afdelingen namelijk elk hun eigen software, waardoor de gegevens van de organisatie nog meer versnipperd raken.

Door die versnippering zijn de gegevens moeilijk te analyseren. In een dergelijke situatie wordt elke gegevensbron immers anders geanalyseerd, door iemand anders, op een ander platform.

De gegevens kunnen maar beperkt worden weergegeven. Er is geen platform om alle gegevens van het bedrijf coherent en exhaustief weer te geven.

Zonder gegevensconsolidatie is het niet mogelijk om een globaal beeld te krijgen van de performance van het bedrijf.

De problemen van gegevensconsolidatie in Excel

Veel bedrijven consolideren hun gegevens nog steeds handmatig. Ze gebruiken daarvoor complexe spreadsheets, formules en andere macro’s die moeilijk op te stellen en te onderhouden zijn.

Volgens een universitaire studie bevatten nochtans bijna 9 van de 10 Excel bestanden fouten. De oorzaken van die fouten zijn makkelijk te achterhalen: de handmatige verwerking van de gegevens en de repetitieve klussen die daarbij komen kijken.

Als jij Excel gebruikt, loop je niet alleen een risico op fouten, je verliest ook veel tijd. Maxime Herbays, CFO van Be Burger haalt dit aspect aan:

Elke maand moeten we een geconsolideerde reporting presenteren. Daar hadden we vroeger telkens bijna drie werkdagen voor nodig [in Excel]. We moesten een balans opstellen en nakijken, controleren of alle gegevens correct waren, de nodige correcties aanbrengen en tot slot alles samenvoegen.

Kortom, managementconsolidatie in Excel kan snel uitlopen op een nachtmerrie. Veel van onze klanten vermelden dit probleem. Het is vaak de reden waarom ze op zoek gaan naar oplossingen als EMAsphere. Thierry Guelfi, Group CFO, HR & Legal bij Peers Group, geeft er zijn mening over:

Excel is geen optimale tool voor een geconsolideerde reporting. Met EMAsphere win ik nu veel tijd bij de uitvoering van mijn rapporteringen. Als ik iets wijzig in de boekhouding, wordt dit met enkele klikken zichtbaar in mijn EMAsphere reporting, zonder dat ik gegevens moet ophalen of verwerken.

Met EMAsphere besteedt jij tot 67% minder tijd aan de productie van geconsolideerde reporting.

Checklist om de juiste reportingsoftware te kiezen als jij jouw gegevens wil consolideren

Met welke criteria moet je rekening houden om een oplossing voor geconsolideerde reporting te kiezen? Dit is onze checklist.

Verscheidenheid en relevantie van connectoren 

Kies een tool voor geconsolideerde reporting die compatibel is met de software van jouw bedrijf: 

• boekhoudpakket 
• ERP 
• SIRH
• CRM 
• … 

Compatibel met meerdere rekeningschema’s

Als jouw bedrijf meerdere juridische entiteiten heeft, moet je rekening houden met verschillende rekeningschema’s. Jouw reporting tool moet al die schema’s kunnen beheren, zodat je een geconsolideerde reporting kunt opstellen.

Beheer van intercompany-transacties

Ook het beheer van intercompany-transacties is fundamenteel voor bedrijven met meerdere juridische entiteiten.

Om deze repetitieve procedure te versnellen, kies je het best voor een oplossing die net als EMAsphere de volgende drie features heeft: 

1. eliminatie van intercompany transacties en participaties;
2. automatische afstemming van intercompany transacties;
3. de mogelijkheid om intercompany transacties gemakkelijk te tonen of te verbergen, afhankelijk van de weergave.

Thierry Guelfi (Group CFO, HR & Legal bij Peers Group), vat voor ons samen hoe toegankelijk de intercompany transacties zijn:

[EMAsphere] maakt het ook mogelijk om de intercompany transacties los te koppelen van elkaar; voor elke entiteit beschikken we bijgevolg over een aparte lijn naast de stromen tussen de bedrijven.

Compatibel met de behoeften van de verschillende medewerkers

80% van de vragen die jouw medewerkers regelmatig stellen over finance worden vanzelf beantwoord 80% als jij hen de juiste informatie verstrekt in het kader van jouw geconsolideerde reporting. (Bron: Thierry Guelfi, Group CFO, HR & Legal bij Peers Group). 

Wilt jij ook kostbare tijd winnen? Kijk dan of de features van je tool voor geconsolideerde reporting overeenkomen met de behoeften van de medewerkers die jouw reportings moeten gebruiken.

Wilt jij ook kostbare tijd winnen? Kijk dan of de features van je tool voor geconsolideerde reporting overeenkomen met de behoeften van de medewerkers die jouw reportings moeten gebruiken.

Gekruiste analyse van verschillende soorten gegevens 

Zoals we eerder in dit artikel al zeiden, is de kruising van gegevens uit verschillende softwareprogramma’s een krachtige troef voor de performance analyse van het bedrijf.

Let er dus op welke mogelijkheden een tool voor geconsolideerde reporting biedt om de verschillende soorten gegevens uit je softwareprogramma's te kruisen.

Laat je helpen door experts in reportingsoftware om jouw gegevens te consolideren

Vergeet lastige management rapporteringen: kies een oplossing voor geconsolideerde reporting die bij jouw behoeften past.

Op basis van onze ervaring met meer dan 10.000 klanten kunnen onze experts jouw project begeleiden.