Overzichtelijke en efficiënte rapportering voor de Raad van Bestuur

Hebt u het al net zo druk als de leden van het Raad van Bestuur (RvB), maar wilt u hen toch een accurate en kwalitatieve reporting geven? Dan is dit artikel voor u! 

Nadat u het gelezen hebt, zult u in staat zijn uw Raad van Bestuur een efficiënte, werkbare en gestructureerde reporting voor te stellen. 

Om u te helpen een efficiënte reporting op te stellen voor uw Board of Directors (Engelse term voor Raad van Bestuur), zullen we de volgende zaken behandelen:

• de onderdelen en aandachtspunten van dit soort reporting; 
• (algemene en sectorale) voorbeelden van rapporteringen voor de Board om u op te baseren;
• onze methodologie om een dashboard te maken, gebaseerd op de expertise die we hebben opgedaan bij onze meer dan 10.000 zakelijke klanten.

 BELANGRIJKE VERDUIDELIJKING

In dit artikel wordt de rapportering benaderd vanuit een synthetisch oogpunt, in de vorm van dashboards die zijn opgezet om de cijfers van de onderneming visueel voor te stellen aan de Board. U kunt de verschillende vormen die de term "reporting" omvat raadplegen in ons speciale artikel.

Hoe kunt u uw reporting efficiënt delen met uw Raad van Bestuur? 

Wat is een goede reporting voor uw Raad van Bestuur?

Een goede reporting voor uw RvB is als een goed gekozen geschenk: het beantwoordt aan de noden, de gewoonten en de voorkeuren van wie het krijgt. Een cadeau dat je tante leuk vindt, zal je broer niet noodzakelijk leuk vinden... Hetzelfde principe geldt voor de reporting! De reporting die bedoeld is voor het directiecomité, zal niet noodzakelijk goed worden onthaald door de Raad van Bestuur. Het is dan ook belangrijk deze een aangepaste reporting aan te bieden.

Een reporting voor een Board moet: 

• beknopt; 
• visueel; 
• gecontextualiseerd; 
• en regelmatig zijn.

Het spreekt ook vanzelf dat zeer goed moet zijn nagedacht over de keuze van uw reportingtool. 

Een beknopte reporting

Meestal zijn de leden van de Board van een bedrijf: 

• druk bezet; 
• niet noodzakelijk gespecialiseerd in de financiële gang van zaken; 
• eerder gericht op een macro- dan op een microvisie van uw activiteiten en performance indicatoren.

Daarom moeten de performance indicatoren (KPI's) die voor hen bedoeld zijn, zorgvuldig worden gekozen. Ga liever voor een beperkte maar relevante selectie die werkbaar en specifiek is voor uw bedrijfstak en/of economisch model, dan voor een uitgebreide algemene lijst. 

Het doel van de vergaderingen van uw Raad van Bestuur is de strategie van uw onderneming te sturen. Hiervoor baseren de leden van uw Board zich op de werkelijkheid van uw onderneming (performance, concurrentie, omstandigheden ...). Daarom is het belangrijk dat u uw bestuurders een totaalbeeld geeft van uw onderneming.

Een visuele reporting

Visualisatie van de gegevens is een must voor uw verslagen voor de Raad van Bestuur. 

De visuele voorstellingen zijn een goed alternatief voor zwaar te verteren tabellen. Ze zijn een weldaad voor mensen die geen tijd hebben en/of niet vertrouwd zijn met het reilen en zeilen van de onderneming. Sommige bestuurders hebben alleen maar baat bij dit soort voorstellingen. 

Uiteindelijk zal de hele Board de verslagen sneller begrijpen wanneer ze visueel worden voorgesteld in plaats van in lange saaie verslagen.

Een reporting in de juiste context

Zoals hierboven al gezegd, kunnen leden van een Raad van Bestuur soms van buiten de organisatie komen of gefocust zijn op hun dagelijkse gang van zaken wanneer zij er toch deel van uitmaken. 

Daarom is het van cruciaal belang de gegevens in uw rapporten in hun context te plaatsen. 

Dit kan op twee manieren: 

• commentaar toevoegen; 
• een vergelijkend overzicht geven dat de evolutie van uw performance indicatoren volgt (bv. met een vergelijking met de gegevens uit de vorige reporting).

Wij raden dit aan omdat het kostbare tijd spaart voor de leden van uw Raad van Bestuur. Wanneer u op deze manier te werk gaat, hoeven zij niet meer zelf de gegevensgeschiedenis uit te spitten. 

 Deze aandacht voor het gebruiksgemak kan ook uw relatie met uw Board versoepelen.

Een overzicht van de mogelijkheden die EMAsphere biedt op het vlak van contextualisering van de informatie die aan de leden van een Raad van Bestuur worden gepresenteerd. Dit overzicht is met name beschikbaar in het kader van de gepersonaliseerde toegang tot het platform waarover de leden van de Raad van Bestuur kunnen beschikken. De opgegeven waarden zijn gebaseerd op fictieve gegevens.

Een regelmatige reporting

Afhankelijk van uw sector, uw economisch model, de voorkeuren van de leden van uw Board en de frequentie van de Raden van Bestuur van uw bedrijf, bepaalt u de frequentie waarmee uw becijferde dashboards worden opgesteld. Over het algemeen is deze frequentie gebaseerd op de frequentie van de raden van bestuur. 

Daarnaast kunt u de leden van uw Raad van Bestuur meer autonomie geven. U kunt de bestuurders bijvoorbeeld toegang geven tot hun specifieke reporting op een door hen gekozen tijdstip, via de drager van hun keuze (computer, tablet, smartphone ...). Zorg er echter voor dat de gegevens te allen tijde correct zijn en regelmatig worden bijgewerkt.

Een overzicht van het EMAsphere platform op de verschillende devices.

U kunt uw specifieke reporting voor de Board ook aanpassen aan de omstandigheden. Zo is het mogelijk dat de leden van uw Raad van Bestuur verschillende rapporteringen wensen voor:

• de Gewone Algemene Vergadering (GAV): deze vindt doorgaans jaarlijks plaats en behandelt klassieke en terugkerende thema's.
  Bijvoorbeeld: voor de goedkeuring van de jaarrekeningen;
• Buitengewone Algemene Vergadering (BAV): wordt gehouden wanneer er dringend belangrijke beslissingen moeten worden genomen. Deze is dus uitzonderlijk. 
• Buitengewone Algemene Vergadering (BAV): wordt gehouden wanneer er dringend belangrijke beslissingen moeten worden genomen. Deze is dus uitzonderlijk.
  Bijvoorbeeld: voor beslissingen die gewoonlijk op een BAV worden genomen, zoals over strategische wijzigingen die nodig zijn na een plotse verandering van de markt, een crisis ...
  

Welk instrument moet u kiezen om een reporting te bezorgen aan uw Raad van Bestuur?

Hierboven hebben wij de criteria uiteengezet voor een reporting aan een Board: namelijk een beknopte, visuele, gecontextualiseerde en regelmatige reporting. Maar hoe kan deze efficiënt worden opgesteld? Door te kiezen voor een geschikte tool. 

Tijdens uw onderzoek hebt u wellicht gedacht aan Excel en zijn grafische voorstellingen... Totdat u zich rekenschap gaf van het risico op fouten dat hiermee gepaard gaat... Maar wat moet je dan wel kiezen? 

Om te voldoen aan de criteria voor een passende reporting aan de Raad van Bestuur, moet uw tool de mogelijkheid bieden uw specifieke reporting aan de Board op te stellen en te delen. In die zin is het belangrijk dat deze tool: 

• gebruiksvriendelijk en moduleerbaar is; 
• compatibel is met de reeds bestaande systemen (boekhoudsoftware, CRM, HRIS ...), zodat betrouwbare gegevens kunnen worden verstrekt die regelmatig zijn bijgewerkt; 
• iedereen een gedifferentieerde toegang biedt en een op maat gemaakt dashboard speciaal voor de RvB.

Om aan deze criteria te voldoen, raden wij aan een performance management platform zoals EMAsphere te gebruiken. En met reden: dit soort oplossing begeleidt u doorheen alle aspecten van de reporting aan de Board. 

De overzichtstabel met de elementen die noodzakelijk zijn voor een goede reporting aan de Raad van Bestuur sluit aan bij de voordelen die het EMAsphere-platform biedt.

Voorbeelden van rapporteringen voor Raad van Bestuur

Deze selectie van voorbeelden van rapporteringen voor Boards is gebaseerd op onze ervaring bij onze meer dan 10.000 business klanten in uiteenlopende sectoren. 

Dit is geen aanbeveling of een absolute norm, maar eerder een bron van inspiratie om u te helpen bij het opstellen van de reporting voor de Raad van Bestuur. 

Denk eraan dat u uw reporting best altijd aangepast: 

• aan zijn gebruikers; 
• aan de specifieke kenmerken van uw bedrijf;
• aan de graad van maturiteit van uw bedrijf;
• en aan de specifieke kenmerken van uw economisch model en/of uw sector.
  
  

Om het gewenste type reporting meteen te raadplegen, kunt u hieronder op de gewenste rubriek klikken:

Voorbeeld van algemene reporting

Voor deze reporting zullen wij ons concentreren op de grondslagen van de bedrijfsperformance. 

Wat de KPI's betreft, zijn dit enkele van de belangrijkste: 

• de EBITDA;
• de omzet;
• de ROE (Return on equity); 
• het kassaldo;
• de behoefte aan bedrijfskapitaal (BBK).

Een voorbeeld van een algemene reporting, uitgevoerd op het EMAsphere platform en op basis van fictieve gegevens.

Voorbeeld van reporting voor een dienstverlenend bedrijf

Op basis van onze ervaringen met de begeleiding van onze klanten in de dienstensector, raden wij aan dat de reporting aan de Raad van Bestuur van uw dienstenbedrijf elementen bevat die betrekking hebben op: 

• uw economisch model;
  • jaarlijkse contractwaarde (ACV, of Annual Contract Value in het Engels),
  • rentabiliteit van het gewerkte uur;
• uw activiteit; 
  • aantal gewerkte uren, 
  • gewerkte uren vs. betaalde uren, 
  • gewerkte uren per klant / project;
• uw inkomsten en verkoop; 
  • verdeling van het omzetcijfer (OC) per soort dienst,
  • pipeline per soort dienst;
• uw human resources-pool;
  • opvolging van de onkostennota's (restaurantkosten, reiskosten naar klanten ...).

→ Wie kan een dienstverlenend bedrijf beter over EMAsphere vertellen dan een ander dienstverlenend bedrijf? In haar getuigenis legt de Peers Group, een onderneming gespecialiseerd in advies aan bedrijven, uit hoe het haar negen dochterondernemingen bevrijdde van Excel. 

Voorbeeld van reporting voor een SaaS-bedrijf

Onze eigen ervaring als SaaS-bedrijf dat verslag moet uitbrengen aan zijn Board, dwingt ons ertoe u aan te bevelen in de reporting van uw SaaS-bedrijf elementen op te nemen die specifiek zijn voor: 

• uw economisch model;
  • MRR (Monthly Recurring Revenue, of maandelijks terugkerende omzet),
  • ARR (Annual Recurring Revenue, of jaarlijks terugkerende omzet),
  • MRR en ARR per gebruikerssegment (bijvoorbeeld: welk soort bedrijven genereert de meeste omzet?),
  • verdeling van de MRR per abonnementsformule.
    
    
• uw rentabiliteit; 
  • KAK (klantacquisitiekosten);
  • ROAS (Return on Ads Spent, of rendement op reclame-uitgaven),
  • LTV (Life Time Value, of levenslange klantwaarde).
    
    
• uw klantrelatie; 
  • churn rate (of attrition rate, aantal afhakende klanten of opzeggende abonnees),
  • NPS (Net Promotor Score).

Brengt uw bedrijf een SaaS-product op de markt? Laat u inspireren door het succesverhaal van onze klant Urbantz. Ontdek de metrics die deze logistieke SaaS-startup voorlegt in deze case study.

Voorbeeld van reporting voor een retailbedrijf

Op basis van de ervaring die we opdoen bij onze retailklanten, raden wij aan in uw reporting aan de Raad van Bestuur elementen op te nemen die relevant zijn ten aanzien van:

• uw economisch model;
  • analytisch OC (winkel, productaanbod, collectie, producttype),
  • DPO,
  • waarde van de gemiddelde mand,
    
    
• uw rentabiliteit;
  • analytische bruto winstmarge (winkel, productaanbod, collectie, producttype),
  • netto winstmarge in absolute waarde,
  • netto winstmarge in absolute waarde en als percentage per verkooppunt,
    
    
• uw aanloop;
  • aantal klanten per maand (vs. LY) per verkooppunt,
  • aankoopfrequentie (ook bekend als repeat business),

• uw human resources;
  • personeelskosten,
  • personeelsverloop (turnover).

→ Hoe kunt u de juiste KPI's monitoren en over automatisch bijgewerkte gegevens beschikken wanneer u meerdere verkooppunten hebt? Koekjesfabriek Maison Dandoy laat zien hoe ze erin slagen om retailactiviteiten zeer gedetailleerd op te volgen. 

Voorbeeld van reporting voor een constructiebedrijf

Door wat wij hebben geleerd uit onze samenwerking met spelers in de bouwsector raden wij u aan uw specifieke reporting voor de Raad van Bestuur te structureren rond elementen die betrekking hebben op: 

• uw economisch model;
  • OC per programma, project, soort goederen,
  • DPO/DSO,
  • topleveranciers,
  • specificatie van de kosten per onderaannemer, machine, materiaal, ...,

• uw liquiditeitsbehoeften;
  • algemene liquiditeitsratio, 
  • dagen liquiditeit,

• uw verhouding tot hefboomeffecten;
  • verhouding tussen inkomsten en eigen vermogen,
  • rotatie van de activa;
    
    
• uw rentabiliteit;
  • per bouwplaats, 
  • per type goederen, 
  • bouwpool;

• uw human resources; 
  • uurkost,
  • specificatie van arbeidsongevallen.

→ Wat zeggen onze klanten over ons aanbod voor bouwprofessionals? Om dat te weten te komen, kunt u de getuigenis van bouwmeester Etienne Piron lezen over de verbetering van het concurrentievermogen dankzij EMAsphere. 

Zoals reeds gezegd, belicht dit artikel hoofdzakelijk het delen van dashboards die relevant zijn voor de Raad van Bestuur. Het delen van dashboards is echter maar een deel van wat er tijdens de raden van bestuur wordt besproken. 

Tijdens raden van bestuur worden bijvoorbeeld ook vaak de volgende punten besproken: 

• overlopen van de acties die werden ondernomen sinds de vorige Raad van Bestuur; 
  
• een overzicht van de activiteit en de financiën van de onderneming (opgesplitst per kwartaal) aan de hand van het dashboard; 
  
• diverse onderwerpen die verband houden met de specifieke kenmerken van de onderneming.
  
  

Een efficiënte methode gebruiken om uw dashboard voor de Raad van Bestuur op te stellen

Alles over onze eenvoudige en werkbare methode vindt u in ons e-book over dashboards opstellen. In drie eenvoudige stappen leert ook u met succes uw dashboard op te stellen! Op het programma: 

1. de behoeften bepalen; 
2. het dashboard opstellen; 
3. gegevensanalyse en -verwerking.